Закрытый аукцион проводится в строго определенных случаях и по согласованию с уполномоченным подразделением ФАС, имеет свою специфику и требования к участникам.

В статье рассмотрим особенности этой процедуры не только для участников, но и для заказчиков, так как и те, и другие есть среди наших читателей.

Итак, на повестке дня:

— случаи и нюансы проведения закрытого аукциона;

— действия заказчика и действия участника;

— как подготовить заявку и сопутствующую документацию;

— сроки проведения;

— случаи признания процедуры несостоявшейся.

Закрытый аукцион по 44-ФЗ: в каких случаях проводится, и каковы его особенности?

Наши постоянные читатели в курсе, что периодически мы выкладываем статьи про конкурентные виды закупок, которые все без исключения проводятся в электронном формате с 1 января 2019 г. Сегодня мы решили рассказать о закрытом аукционе, для которого не характерна открытая конкурентная борьба.

Основным критерием при выборе победителя таких торгов является цена, то есть выигрывает тот участник, который предложил самую низкую цену за исполнение контракта. Решение принимается в пользу исполнителя, так как его предложение является наиболее выгодным.

О закрытом аукционе подробно изложено в 44-ФЗ, этой процедуре посвящено шесть статей: от ознакомительной до заключения контракта с победителем (статьи 86-91 44-ФЗ). Само название такого аукциона – «закрытый», говорит нам о том, что заказчики могут его проводить только в строго ограниченных случаях.

Если говорить о конкурентных видах закупок (открытый конкурс, электронный аукцион, запрос котировок, запрос предложений), то с их документацией любое желающее лицо может ознакомиться на сайте Единой информационной системы (ЕИС). А вот информация о закрытом аукционе не выкладывается в общий доступ, ее могут получить только те исполнители, которые письменно попросили об этом заказчика. Это еще один момент, почему аукцион называется закрытым.

Проще говоря, участник находит в ЕИС извещение о закрытом аукционе, а затем направляет заказчику письмо с просьбой предоставить ему информацию о процедуре. Если участник соответствует всем требованиям законодательства и имеет необходимые допуски для исполнения контракта, то такие сведения ему отправят.

В каких случаях заказчики могут провести закрытый аукцион:

1. Если необходимо приобрести товары, работы или услуги, на информацию о которых наложена государственная тайна. Определение государственной тайны содержится в ст.2 Закона № 5485-1 от 1993 г. – это сведения, за безопасность которых отвечает государство. Это могут быть данные экономического, военного, внешнеполитического, оперативного, разведывательного характера, раскрытие которых может негативно повлиять на национальную безопасность.
2. Если приобретаются услуги, касающиеся страхования, перевозок и охраны ценных музейных экспонатов, архивных бумаг исторической и культурной важности.
3. Если приобретаются услуги, связанные с уборкой помещений и водительскими услугами, для закрытия потребностей судей и ФССП(судебных приставов).

Законодательство запрещает публиковать в СМИ и на сайте ЕИС закупочную документацию о таком мероприятии, а также изменения в документации, разъяснения и иную информацию. Это ключевое отличие закрытого аукциона от общедоступных конкурентных процедур.

Когда мы рассказывали в предыдущих статьях об открытых закупках, то говорили, что при участии в них нужно пользоваться «Независимым регистратором», чтобы вести запись всего, что происходит во время торгов на электронной площадке. А при закрытом аукционе НЕЛЬЗЯ проводить аудио- и видеофиксацию и обмениваться электронными документами.

Вернемся к вопросу, какие исполнители могут участвовать в закрытом аукционе. Это те лица, которые вправе получить доступ на государственные тайные сведения, проходят по всем законодательным требованиям для таких закупок и принимают участие только по приглашению заказчика – вот 3 важных критерия участника закупки, содержащей гостайну.

До 2018 г. закрытые закупки могли и должны были проводиться исключительно в «бумажном» формате, но с названного года появилась возможность проводить такие торги и в электронной форме, так как 44-ФЗ был дополнен новой статьей 84.1.

Для нового варианта осталась обязанность заказчиков формировать круг участников только по письменным приглашениям, а сами торги нужно проводить на электронной торговой площадке.

В настоящее время разрешено проводить закрытые аукционы и в электронном, и в «бумажном» виде.

Какие этапы проведения закрытого аукциона должен пройти заказчик

Так как нашими читателями являются не только поставщики, но и заказчики, мы решили рассмотреть этапы проведения такой процедуры под углом действий организующей стороны. Поставщикам тоже полезно будет ознакомиться с данным материалом. А в следующем разделе расскажем о подготовке к ЗА со стороны участника.

Этап № 1. Согласование

Заказчики не могут самостоятельно принимать решение о проведении закрытого аукциона. Еще до его начала они должны уведомить о проведении процедуры соответствующий исполнительный орган, наделенный такими полномочиями Правительством РФ. Заказчик должен подтвердить необходимость проведения закупки в виде закрытого аукциона, а не в открытой форме.

Использование закрытых способов выбора исполнителей происходит в порядке, утвержденном федеральным органом исполнительной власти, отвечающим за контроль проведения государственных закупок. На сегодняшний день таким ответственным ведомством является Федеральная антимонопольная служба (ФАС) (Постановление Правительства РФ от 2014 г. № 331).

Законодательство не предлагает какой-то четкий регламент процесса согласования. Получить одобрение или отказ заказчик должен в течение 10 рабочих дней, после того как антимонопольный орган получил от него письменное обращение. Эти сроки установлены ч.3 ст.84 44-ФЗ.

Вместе с письмом заказчик должен указать причины, почему данная закупка представляет государственную тайну, описание предмета торгов и перечень потенциальных кандидатов на исполнение контракта. Таким образом, подтверждается тот факт, что процедура проводится в закрытой форме согласно контрактному законодательству.

Не обязательно ФАС может одобрить просьбу организатора, ведомство также может и отказать проводить закрытый аукцион, если:

— закупка не имеет обоснования;

— не представлены аргументы, почему должен быть использован закрытый формат;

— заказчик превышает свои полномочия, ограничивая этим способом количество кандидатов.

Если заказчик сочтет отказ антимонопольного ведомства неправомерным, то он может попытаться решить вопрос в досудебном порядке или направить жалобу в суд.

А если заказчик получит положительный ответ на свою просьбу о проведении ЗА, то он должен провести процедуру в течение 90 дней, так как именно на этот срок будет действовать одобрение ФАС. За это время организатор должен успеть подготовить документацию о закупке, содержащей гостайну, и направить приглашения потенциальным исполнителям (ч.4 ст.84 44-ФЗ).

Этап № 2. Подготовка

На этой подготовительной стадии решаются организационные вопросы по проведению торгов, составу закупочной комиссии, подготовке положения о работе комиссии, разработке регламента по работе комиссионной группы.

Этап № 3. Формирование документации по закупочным процедурам

Заказчик готовит и утверждает документацию о мероприятии согласно типовому списку.

В пакет необходимых форм должны войти:

— информационная карта;

— образцы шаблонов анкет для заполнения заявок на участие в помощь потенциальным исполнителям;

— обоснование НМЦ контракта;

— техническое задание;

— проект контракта закупки, содержащей гостайну;

— и другие стандартные формы.

В документах нужно указать дополнительные требования к участникам торгов. Это может быть требование об отсутствии сведений о кандидате в реестре недобросовестных поставщиков (РНП).

Этап № 4. Размещение официального извещения о мероприятии в ЕИС или направление приглашений потенциальным исполнителям

Условно все закрытые аукционы могут проводится двумя путями:

• Заказчик направляет в Единую систему официальное извещение о процедуре. Он должен успеть это сделать минимум за 30 дней до дня вскрытия конвертов с заявками претендентов на исполнение контракта. В этом случае размещается только извещение.

Остальную документацию нельзя опубликовать в ЕИС или в СМИ для открытого просмотра (ч.3 ст.86 44-ФЗ). Если специалист контрактного отдела заказчика разместит в открытом доступе информацию о закупке, на которую наложена гостайна, то он будет виновен по ч.1.4 ст.7.30 КоАП и получит административный штраф в размере 15 тыс. руб. Также виновное лицо может быть привлечено по уголовной статье и  арестовано на срок от 4 месяцев до 7 лет (ст.283 УК).

• Заказчик направляет кандидатам письменные приглашения на участие в закрытых торгах. Потенциальные исполнители должны в 10-дневный срок подготовить и отослать свои предложения с заявками на участие в мероприятии.

Информация передается в ЕИС, если для участия в закупке у поставщиков должен быть доступ к государственным сведениям, в остальных случаях организатор направляет им приглашения.

В приглашении, которое заказчик направляет потенциальному исполнителю, должны быть указаны следующие пункты в соответствии с ч.6 ст.86 44-ФЗ:

1. Наименование заказчика;
2. Адрес для отправления писем почтой;
3. Предмет торгов, содержащих гостайну;
4. Способ получения документации по закрытому мероприятию;
5. Сроки, место и порядок предоставления документации о ЗА.

Этап № 5. Ответы на запросы от участников и предоставление документации о процедуре

Потенциальный исполнитель имеет право запросить у заказчика информацию по закрытому мероприятию. А тот, в свою очередь, должен ему эту информацию предоставить в 3-дневный срок, если участник полностью соответствует требованиям контрактного законодательства (ч.4 ст.86 44-ФЗ).

Если заказчик использовал возможность отправки участникам письменных приглашений согласно ч.3 ст.87 44-ФЗ, то в 2-дневный срок после получения запроса он должен предоставить сведения о закупке всем приглашенным кандидатам.

Этап 6. Отправка сведений в ФАС

Заказчик должен отправить в антимонопольный орган список всех участников ЗА, которые по своему запросу получили документацию о процедуре или копии всех отправленных предложений. В соответствии с ч.7 ст.86 44-ФЗ это нужно сделать не позднее, чем за 5 дней до дня, когда будут вскрываться бумажные запечатанные конверты с заявками кандидатов.

Этап № 7. Получение и рассмотрение заявок

После того, как были получены заявки на участие в закрытых торгах, комиссия должна их зарегистрировать согласно внутренней стандартной процедуре. Потенциальным исполнителям могут быть направлены письменные расписки на бланке организации заказчика как подтверждение факта, что их заявки были получены в такой-то день. Участники должны сохранить эту расписку как минимум до дня подписания протокола рассмотрения заявок.

В утвержденный законом промежуток времени заказчик должен провести процедуру вскрытия конвертов с полученными от кандидатов закрытого аукциона заявками. Рассмотреть полученные предложения следует в 10-дневный срок после завершения приема заявок.

По итогу рассмотрения заявок, полученных от потенциальных исполнителей контракта, комиссия может вынести 2 решения:

• допустить участника, направившего заявку, к закрытым торгам;
• отказать участнику в допуске к участию в торгах.

По результатам рассмотрения заявок аукционная комиссия заполняет итоговый протокол, который подписывают все члены комиссионной группы.

Этап № 8. Отправка уведомлений в ФАС и участникам ЗА по результатам аукциона

После того, как протокол будет подписан, заказчик должен в этот же или на следующий день отправить в ФАС его копию (ч.5 ст.89 44-ФЗ). В этот же период времени он должен уведомить всех потенциальных исполнителей о вынесенном решении (ч.6 ст.89 44-ФЗ). А участники, которые не были допущены до закрытого аукциона, в 5-дневный срок должны получить денежные средства, которые они перечислили в качестве обеспечения заявки.

Этап № 9. Проведение закупки

До начала проведения торгов комиссия должна зарегистрировать всех кандидатов и выдать им карточки с номерами. На закрытых торгах присутствуют члены комиссионной группы и участники (или их уполномоченные лица). Участники поочередно подают предложения о цене, понижая тем самым НМЦ контракта. Цена контракта уменьшается в пределах установленного шага аукциона – 5% от НМЦК.

Первая стадия торгов ведется до тех пор, пока последнее предложение от какого-либо участника никто не смог «перебить». В этом случае аукционист 3 раза озвучивает конечное предложение, а затем может уменьшить шаг аукциона до 0,5% от начальной суммы контракта, но не ниже. Торги могут быть продолжены снова до того момента, пока не будет названа наименьшая цена. Аукционист 3 раза произносит эту цену, и если никто из участников не называет цену ниже, то побеждает участник, который предложил цену последним.

Этап № 10. Заполнение протокола проведения ЗА и направление его копии в ФАС

Пока ведутся торги, заказчик должен протоколировать весь процесс. В документ вносятся подробные сведения о проведении мероприятия, участниках, сумме контракта, конечной цене. Также в нем указывается информация об участнике, который предложил наименьшую цену исполнения контракта и об участнике, который назвал цену предпоследним. Протокол подписывается всеми членами комиссионной группы в тот же день, когда были проведены торги, и отсылается в надзорное отделение ФАС в этот же или на следующий день.

Этап № 11. Заключение контракта с выигравшим поставщиком

Контракт подписывается с участником, занявшим в торгах 1-е место, после истечения 10-дневного срока со дня подписания протокола.

После подведения аукционных итогов поставщик в течение 3-х дней получает экземпляр протокола и проект договора, в который уже включена предложенная им цена.

До подписания контракта исполнитель должен перечислить на счет заказчика обеспечение исполнения контракта (ОИК), которое может быть установлено в пределах 0,5-30% от начальной цены контракта (конкретную ставку устанавливает сам заказчик).

Порядок действий для участника

Мы подробно описали этапы проведения закрытого аукциона для заказчика, теперь нужно понять, как действовать поставщику. Рассмотрим алгоритм действий для участника.

1. Подготовить и направить заказчику запрос на получение информации о закрытом аукционе. Одновременно с письменным запросом нужно отослать документы, которые подтверждают соответствие участника требованиям контрактного законодательства и наличие у него допуска к гостайне.
2. Заполнить заявку на участие в аукционе. На этом шаге кандидат должен внимательно изучить документацию ЗА и, в случае необходимости, подать запрос на разъяснение непонятных положений.
3. Внести денежное обеспечение. Согласно ч.9 ст.86 44-ФЗ размер обеспечения заявки не может быть установлен более 5% от НМЦ контракта. Участник также может воспользоваться своим правом — предоставить банковскую гарантию в качестве обеспечительной меры.
4. Подготовить и направить заявку на участие в закрытых торгах. Участник заполняет все необходимые бумаги для участия в процедуре, прикладывает все подтверждения к заявке и запечатывает конверт. В таком виде его должен получить заказчик. Участник может отозвать свои документы в любой день до дня вскрытия конвертов и рассмотрения предложений (ч.9 ст.88 44-ФЗ).
5. Принять участие в закрытых торгах. В торгах принимает участие поставщик, допущенный к ним по результатам рассмотрения заявок и документальных подтверждений на соответствие требованиям 44-ФЗ. Он получает право подавать предложения о цене контракта (ч.6 ст.90 44-ФЗ).
6. Направить запрос на дачу разъяснений по итогам проведенной закупки. Если участнику что-то неясно в результатах проведенной закупки, то он может письменно попросить заказчика разъяснить ему эти моменты (ч.10 ст.90 44-ФЗ). Заказчик должен отреагировать в 2-дневный срок. Если заказчик проигнорировал запрос, то участник может пожаловаться в ФАС на его неправомерные действия.
7. Подписать контракт. Контракт заключается с выигравшим торги исполнителем. В течение 5 дней он получает обратно денежные средства, перечисленные в качестве обеспечения заявки.

Необходимые документы

Заказчик формирует закупочную документацию, руководствуясь требованиями, описанными в ч.1 ст.87 44-ФЗ. В этой документации должны быть отражены следующие моменты:

1. Наименование объекта закупки и его описание, а также контрактные условия по ст.33 44-ФЗ.
2. Порядок заполнения заявок на участие в торгах, согласно положениям ч.2 ст.88 44-ФЗ.
3. Сроки завершения приема аукционных заявок.
4. Требования к внесению обеспечения заявки либо условия предоставления банковской гарантии.
5. Сумма ОИК и требования к его предоставлению.
6. Указание возможности изменения суммы контракта и валюты.
7. Информация о порядке применения официального курса валюты.
8. Указание места и сроков вскрытия конвертов и рассмотрения предложений.
9. Аукционный шаг.
10. Сроки и место проведения закрытых торгов.
11. Преимущества, на которые могут претендовать участники по ст.28-30 44-ФЗ.
12. Указание возможности отказа от исполнения обязательств.
13. Преимущества для СМП и СОНКО в соответствии с ч.3 ст.30 44-ФЗ.
14. Информация об условиях, о запретах и об ограничениях допуска товаров, происходящих из иностранного государства.
15. Проект договора.

Вся документация, касающаяся проведения закрытых торгов (протоколы, заявки и т.д.), должна храниться в архивах организатора минимум 3 года.

В ч.2 ст.88 44-ФЗ приведен список документов, которые нужно подавать участнику вместе с заявкой:

1. Анкетные данные.
2. Сведения из ЕГРЮЛ или ЕГРИПлибо их нотариально заверенные дубликаты.
3. Копии удостоверяющих личность документов.
4. Документальное подтверждение полномочий директора или ответственного сотрудника.
5. Копии учредительных бумаг организации поставщикаили копия паспорта для ИП.
6. Решение об одобрении крупной сделки или его копия.
7. Предложение от потенциального исполнителя.
8. Документальное подтверждение соответствия кандидата требованиям контрактного законодательства: платежное поручение или банковская гарантия; подтверждение права на получение льгот по ст.28 44-ФЗ (для ведомств УИС) и ст.29 ФЗ-44 (для организаций инвалидов).
9. Документы, предусмотренные нормативными правовыми актами, принятыми в соответствии со ст.14 44-ФЗ (национальный режим).

Требовать иные документы от участника заказчик не вправе. Если организатор нарушит данное условие, то участник может подать жалобу на его неправомерные действия.

Порядок получения разъяснений по закупочной документации

Как было отмечено выше, участники могут подавать запросы на разъяснение аукционной документации. Заказчик в 2-дневный срок должен предоставить документацию о ЗА с учетом требований ч.3 ст.87 44-ФЗ. Также приглашенный кандидат должен направить запрос не позднее, чем за 3 дня до истечения срока приема заявок на участие в закрытых торгах.

Аукционная документация предоставляется в письменном виде после того, как исполнитель перечислил за нее оплату. Сумма оплаты определяется заказчиком, но не может быть выше его расходов на изготовление дубликатов документов по ЗА.

Разъяснения положений документации направляются не только запросившему лицу, но и доводятся до сведения остальных поставщиков. При этом не указывается наименование поставщика, направившего запрос на дачу разъяснений (ч.8 ст.86 44-ФЗ). Разъяснения, предоставленные организатором закупки,  не должны менять суть аукциона.

Порядок внесения изменений в аукционную документацию

Изменения в документацию о закупке заказчик может вносить не только в рамках ответа на запрос на дачу разъяснения от участника, но и по собственной инициативе. Только сделать он это может не позднее, чем за 5 дней до конца приема заявок на участие в закрытых торгах (ч.7 ст.87 44-ФЗ).

Заказчик не вправе изменять объект закупки (можно только отменить данную процедуру с некорректно указанным объектом или организовать новое мероприятие).

Если заказчик решает внести корректировки в аукционную документацию, то в 2-дневный срок он должен уведомить о своих действиях всех участников процедуры, которым была ранее направлена информация о ней.

Если в документацию вносятся изменения, то время приема заявок может быть увеличено, чтобы со дня внесения изменений до конца подачи заявок оставалось не меньше 10 дней.

Сроки проведения закрытого аукциона

Сроки проведения закрытого аукциона строго регламентированы законодательно. Мы собрали в таблице все этапы проведения процедуры и указали ссылки на соответствующие статьи 44-ФЗ:

Как правильно подготовить заявку на участие?

Заявка на участие в закупке, представляющей гостайну, заполняется кандидатом в письменном виде. Пример заполнения формы и сроки ее предоставления организатор указывает в аукционной документации.

По каждому объекту торгов участник может подать только одну заявку на участие. Бланк заявки запечатывается в конверт, а все ее страницы нумеруются и прошиваются.

Вместе с заявкой подаются и другие необходимые бумаги, а также в ее состав должна входить опись всех форм. Поставщик подписывает заявку и ставит печать, если работает с ней.

Случаи признания процедуры несостоявшейся

Процедура будет признана несостоявшейся, если:

— была подана только одна заявка;

— не поступило ни одной заявки;

— комиссия не приняла ни одну заявку;

— комиссия допустила только одну заявку, которая проходила по всем требованиям;

— от заключения контракта отказался участник, занявший 2-е место в торгах.

Если имели место названные случаи, то заказчик может отдать контракт на исполнение единственному поставщику по п.24 ч.1 ст.93 44-ФЗ.

Итак, контрактное законодательство разрешает проводить закупки в формате закрытого аукциона в строго определенных случаях. Участвовать в закрытых торгах могут только те поставщики, которые имеют доступ к государственной тайне и по письменному приглашению заказчика. Сведения о таком мероприятии не получится найти в ЕИС, за исключением извещения о закупке, а регулирует все этапы федеральный антимонопольный орган.