Заявка на тендер: как правильно подать, что для этого нужно и как ее отозвать

Евгений Бобышев

Эксперт по госзакупкам, соавтор онлайн-академии "Азбука тендеров"

В статье ответили на основные вопросы участников и поставщиков, которые задают нам по подготовке тендерной заявки: как подать, отозвать, сколько стоит услуга по ее подготовке и многое другое.

Как подать заявку на участие в тендере

Процедура подачи заявки на тендер зависит от типа закупки, законодательства и способа подачи. Ниже представлен обобщенный порядок подачи заявки на электронные закупки в рамках 44-ФЗ.

Этап 1. Определите тип закупочной процедуры

Прежде чем подавать заявку, уточните:

• Тип процедуры: аукцион, конкурс, запрос котировок, запрос предложений или другой формат.
• Законодательство: 44-ФЗ (государственные закупки), 223-ФЗ (корпоративные закупки), коммерческие закупки.
• Формат подачи: электронный или бумажный. Большинство процедур проводится в электронном виде.

Этап 2. Подготовьте обеспечение заявки (если требуется)

Если заказчик установил требование к обеспечению заявки:

• Перечислите необходимую сумму на специальный счет.
• Если обеспечение не требуется, этот шаг можно пропустить.

Этап 3. Зайдите на электронную площадку

Участвовать в тендерах по 44-ФЗ могут только компании и лица, которые прошли регистрацию на сайте ЕИС и площадки их авторизовали.

В личном кабинете на ЭТП найдите интересующую закупку через поиск (по номеру процедуры) или перейдите на площадку по ссылке процедуры на сайте ЕИС.

Этап 4. Подайте заявку

1. Найдите кнопку подачи заявки. Формулировки могут отличаться: «Подать заявку», «Отправить предложение» и др.
2. Заполните заявку: внесите все необходимые данные, загрузите требуемые документы (согласно тендерной документации).
3. Проверьте данные: убедитесь, что информация указана верно. Проверьте, загружены ли все файлы.

Этап 5. Подпишите и отправьте заявку

• Нажмите кнопку «Подписать и отправить».
• Заявка будет направлена заказчику на проверку.

Важно. Это только общий порядок подачи заявки на тендер, но каждая процедура имеет свои нюансы. Рекомендуем изучать подробности конкретного тендера в документации и на сайте электронной площадки. Это поможет избежать ошибок и учесть особенности выбранной закупки.

Также вы можете воспользоваться нашими бесплатными пособиями по подготовке аукционных, котировочных и конкурсных заявок по 44-ФЗ. Данные пособия вы можете скачать на этой странице.

Что нужно для заявки на тендер

Что нужно участнику, чтобы начать подавать заявки?

1. Официальный статус. Законодательство разрешает участвовать в закупках не только бизнесу, но и самозанятым и физическим лицам. Но заказчики охотнее взаимодействуют с компаниями и предпринимателями. Если вы только начинаете участвовать в закупках, то регистрировать юридическое лицо пока нет смысла, лучший вариант – это ИП.
2. Спецсчет. Это счет, на который участники вносят обеспечение заявок, подтверждая серьезность своих намерений участвовать в закупках. Не путайте этот счет с расчетным счетом ИП.
3. Регистрация на сайте ЕИС. Это главный портал закупок, на котором заказчики размещают процедуры по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
4. Авторизация на ЭТП. После регистрации на сайте ЕИС, информация о вас попадет на 8 федеральных электронных площадок. Они авторизуют вас на своих платформах автоматически.
5. Электронная подпись. Она нужна, чтобы подтверждать все свои действия в качестве участника: вход в личный кабинет ЕИС и ЭТП, подача и отзыв заявок, подписание контракта, подача ценовых предложений и т.д.

Теперь у вас есть все необходимое для подачи заявок на тендеры.

Как отозвать заявку на участие в тендере

Иногда участнику тендера требуется отозвать свою заявку. Причины могут быть разными: изменение цен, ошибки в документах или нежелание участвовать в закупке. Ниже представлены основные случаи, способы и сроки отзыва заявок.

Причины для отзыва заявки:

1. Участие в тендере стало неактуальным.
2. Изменились планы: отсутствие ресурсов или загрузка производства.
3. Выявлены ошибки в документах — необходимо скорректировать и подать заявку повторно.
4. Заказчик внес изменения в документацию, требующие переработки заявки.
5. Неверные расчеты делают участие экономически невыгодным.
6. Желание избежать заключения контракта в случае отказа победителей (актуально для 44-ФЗ, если участник занимает 4-е место или ниже).

Сроки отзыва заявки в рамках 44-ФЗ:

1. До окончания срока подачи заявок. Участник может отозвать заявку в любой момент до завершения приема.
2. После подведения итогов. Отзыв возможен между публикацией итогового протокола и направлением проекта контракта победителю. Это касается только участников, занявших 4-е место и ниже. Участники с первыми тремя номерами отозвать заявку не могут.

Как отозвать заявку на электронной торговой площадке

1. Зайдите в личный кабинет на платформе.
2. Найдите кнопку «Отозвать заявку» и нажмите на нее.
3. Подпишите действие с помощью электронной подписи.
4. Заявка будет считаться успешно отозванной, и участник получит соответствующее уведомление.

Как отозвать заявку для бумажных процедур

1. Составьте письмо в свободной форме с указанием причины отзыва заявки.
2. Отправьте письмо заказчику.
3. Дождитесь подтверждения о снятии заявки.

Альтернативный способ. Если цель — отказ от участия в тендере, можно подать новую заявку вместо предыдущей. Согласно правилам, заказчик отклоняет все предложения участника. Важно: этот метод не подходит, если вы хотите лишь скорректировать заявку.

Рекомендации для участников, занявших 4-е место и ниже. Если вы не планируете заключать контракт, обязательно отзовите заявку после публикации итогового протокола. Это защитит вас от необходимости подписывать контракт в случае отказа победителей.

Какие трудности возникают при подготовке заявок на участие в тендере

Ошибки при заполнении заявок

Часто участники допускают следующие ошибки:

• Пропуск обязательных полей (оставленные пустыми строки).
• Неправильное указание информации о товаре.

Важно: Дополнительные пояснения, отправленные вместе с заявкой, не имеют приоритета. Заказчик рассматривает только данные из заявки.

Чем это грозит? Отклонение заявки из-за несоответствия описания товара требованиям извещения. Проблемы при исполнении контракта, если ошибки перейдут в текст структурированного договора.

Рекомендации. Тщательно проверяйте каждое поле перед отправкой. Учитывайте, что некоторые ЭТП уже внедрили подсказки, помогающие избежать ошибок.

Неверные данные о поставщике

Информация из Единого реестра участников закупок (ЕРУЗ) автоматически переносится в структурированную заявку. Ошибки в реестре могут привести к неточностям в контракте.

Чем это грозит? После подписания договора исправить данные можно только через дополнительное соглашение.

Рекомендации. Перед подачей заявки проверяйте данные в ЕРУЗ.

Технические недоработки ЭТП

Не все электронные площадки адаптированы к новым требованиям. Возможны ситуации, когда площадка не позволяет указать характеристики продукции в нужной форме.

Рекомендации. Изучите инструкции площадки. Многие ЭТП добавляют подсказки и улучшения интерфейса. В случае невозможности указания данных корректно — фиксируйте проблему и уведомляйте заказчика, например, записывайте все свои действия на «Независимый регистратор».

Ошибки заказчика в структурированных извещениях

Иногда заказчик указывает только часть характеристик продукции в извещении, а остальную информацию размещает в техническом задании (ТЗ).

Чем это грозит? Участники не понимают, какие параметры учитывать: из извещения или ТЗ.

Рекомендации. Заполняйте заявку только на основании данных из извещения. Если параметры не совпадают или недостаточны, направьте запрос на разъяснение.

Расхождения данных в извещении и приложениях

Бывают случаи, когда данные в структурированном извещении противоречат информации в прикрепленных файлах. Например, извещение требует указать диапазон значений, а в приложении указан конкретный показатель.

Рекомендации. Сообщайте о таких противоречиях заказчику. Если проблема не решена — подавайте жалобу в ФАС.

Успех подачи заявки зависит от внимательности к данным и понимания новых требований. Проверяйте информацию, пользуйтесь подсказками ЭТП и оперативно обращайтесь за разъяснениями, если что-то вызывает сомнения.

Сколько стоит подготовить заявку на участие в тендере

Если вы занимаетесь подготовкой заявок самостоятельно, то вам это ничего не стоит. Однако не все ИП и руководители компаний разбираются в нюансах подготовки. Или у них попросту нет на это времени, так как они решают более важные управленческие задачи.

Подготовку предложений можно делегировать тендерным специалистам или агентствам по тендерному сопровождению.

Сколько это стоит?

Окончательная цена на эту услугу зависит от нескольких факторов:

1. Сложность процедуры. В закупках нередко встречаются технические задания, состоящие из сотен и тысяч позиций. Чем сложнее процедура подготовки, тем больше времени специалист на нее потратит, и тем дороже оценивается услуга.
2. Амбиции специалиста. Иногда кажется, что некоторые специалисты берут цены с потолка, сильно завышая свою значимость. А другие, наоборот, демпингуют, чтобы обойти конкурентов, но только сами себе этим вредят. У всех специалистов примерно одинаковые цены, они могут отличаться на 5-15%. Если цена сильно завышена или занижена, то это повод насторожиться.
3. Тип закупки. Например, услуга по подготовке котировочной заявки может быть дешевле, чем подготовка предложения на конкурс и аукцион.

В цифрах это выглядит так:

• Подготовка котировочной заявки — от 2 тыс. рублей
• Подготовка заявки для участия в конкурсе, запросе предложений — от 5 тыс. рублей.
• Подготовка заявки для участия в электронном аукционе — от 3 тыс. рублей.

Узнать цены на услуги специалистов «Азбуки тендеров» можно на этой странице.

Коллективная заявка на участие в тендере

Коллективная заявка — это вариант участия в тендерах по 223-ФЗ, когда несколько компаний объединяют усилия для подачи единого предложения (ч. 5 ст. 3 223-ФЗ). Такой подход часто используется для крупных или сложных проектов, где одному участнику сложно справиться с задачей в одиночку.

Преимущества коллективной заявки:

1. Объединение ресурсов. Каждая компания в составе объединения вносит свой вклад: опыт, финансы, оборудование или специалистов. Это помогает справиться с масштабными проектами, которые одной компании не по силам.
2. Усиление конкурентоспособности. В коллективной заявке объединяются сильные стороны всех участников. Например, одна компания может предложить высококлассное оборудование, другая — профессиональных сотрудников, а третья — доступ к необходимым лицензиям. Это делает предложение более привлекательным для заказчика.
3. Разделение рисков и затрат. Финансовые и операционные риски распределяются между участниками. Также уменьшаются затраты: например, расходы на обеспечение заявки или выполнение контракта делятся пропорционально между всеми.

Коллективная заявка допустима, если заказчик не запрещает это в тендерной документации. Обычно такие заявки подаются, например, на строительство крупных объектов, поставку большого объема оборудования или реализация комплексных услуг.

Как правильно организовать коллективную заявку?

1. Заключите соглашение о сотрудничестве. Объединение юридических лиц оформляется договором простого товарищества, который определяет права и обязанности всех участников.
2. Определите лидера. Обычно одна из компаний становится главным участником, который подает заявку и координирует выполнение контракта.
3. Согласуйте все детали. Кто что предоставляет, как распределяются доходы, кто несет ответственность и за что. Это предотвратит конфликты в будущем.
4. Направление заявки. Подается одна заявка от всего объединения – этим занимается лицо, наделенное полномочиями по договору простого товарищества.
5. Рассмотрение предложения комиссией и победа. Комиссия рассматривает предложение по критериям: верно ли оно составлено и способны ли участники объединения исполнить контракт. Если коллективная заявка проходит проверку, то он становится исполнителем.

Коллективная заявка — отличный способ участвовать в процедурах, которые одной компании могут быть не под силу. Главное — тщательно продумать и организовать сотрудничество, чтобы вместе достичь успеха.

Если вы хотите разобраться во всех нюансах подготовки и подачи тендерных заявок, то на этой странице — https://azbukatenderov.academy/kpd/doc_save_2 вы сможете выбрать свой комплект материалов для работы с заявками.

Евгений Бобышев

Эксперт по госзакупкам, соавтор онлайн-академии "Азбука тендеров"

Телеграм-чат

Подпишитесь на Телеграм-чат Тендерного клуба, чтобы всегда оставаться в курсе актуальной информации о тендерах и не пропускать клубные эфиры, которые проводятся каждую среду.