ТОП-15 рисков при участии в закупках + рекомендации для поставщиков

Не все поставщики до конца осознают, с какими рисками они могут столкнуться при участии в закупках. Не знают они и о последствиях, которые в связи с этим могут возникнуть: штрафы, упущенные контракты, отработка «в минус», ограничение участия… Как видите, дело серьезное, поэтому предлагаем вашему вниманию 15 наиболее распространенных рисков, которые присутствуют на рынке тендерных продаж для поставщиков. Не просто о них расскажем, но и дадим рекомендации, как не попадать в неприятные ситуации.

Что такое риски в бизнесе, и как с ними уживаться?

В любом бизнесе, будь то продажи напрямую или в онлайне, риски всегда были, есть и будут. Вопрос в том, как руководители с ними справляются. Не случайно во главе компаний находятся люди с сильным характером, предпринимательским мышлением, настоящие управленцы, интуитивные психологи, которые умеют выстраивать рабочие процессы и взаимоотношения в коллективе.

Слабого руководителя система попросту съест. Пока времена спокойные, слабые руководители еще могут находиться на плаву и вести продажи, но когда в стране начинаются кризисы, экономическая нестабильность, качели с санкциями, то слабые компании исчезают. Потому что не умеют подстраиваться под новые реалии и искать новые нестандартные подходы для оптимизации бизнеса.

Сегодня происходят общеизвестные события на Украине, санкции из-за рубежа, прекращение сотрудничества с иностранными партнерами, рост доллара. Чтобы минимизировать падение рубля Центробанк повысил ставку до 20%, а Правительство РФ внедряет новые программы поддержки малого бизнеса. Спикер Совета Федерации Валентина Матвиенко заявила в ходе пленарного заседания в верхней палате парламента, что в условиях западного давления санкциями «весь бизнес должен стать национальным».

В это суровое время бизнесу нужно искать новые решения и подходы, осваивать смежные направления, переходить на отечественных производителей товаров и запчастей. Чтобы уживаться с рисками, нужно всегда искать новые нетрадиционные схемы, как их обойти или хотя бы снизить. Самый логичный вариант, который лежит на поверхности, это посмотреть в сторону тендерных продаж.

15 рисков, с которыми могут столкнуться участники закупок

Риск № 1. Экономический кризис в стране, санкции в отношении банков и зарубежных товаров/комплектующих, скачки доллара. Чем грозит участие в закупках в сложные экономические времена?

Непростая ситуация в экономике наблюдалась в 2008, 2014, 2017-2018 годах. А что уж говорить о 2020 годе, когда началась пандемия… Но государство продолжало закупать товары, работы и услуги. Более того, средств стало выделяться даже больше. А закупок для представителей СМП и СОНКО с 1 января 2022 года заказчиков обязали проводить не менее 25% от общего числа проводимых закупок. Заказчики стали обращаться к бизнесу, основанном на прямых продажах, и просить их поучаствовать в тендерах, потому что что-либо купить они не могут напрямую, только через торги.

Перефразируя известную пословицу, хочется сказать: «Война войной, а торги по расписанию». Предполагаем, что увеличится количество тендеров по гособоронзаказу. Речь идет не только о поставках вооружения, но и о продуктах питания, одежде и т.д. для российской армии.

Конечно, в связи с экономическим кризисом объем закупок в каких-то нишах сократится, какие-то ниши исчезнут вовсе. Но получат развитие другие направления, нужно уметь только их искать. А для этого есть сайт ЕИС и разные поисковики.

Мы не можем со 100%-ной уверенностью сказать, что в тендерах все спокойно, и экономический кризис никак на них не отразится, но как показывает опыт прошлых лет, государство продолжает проводить закупки и всегда платит по счетам. Можно не волноваться, что вы исполните контракт и не получите деньги. Сроки оплаты зафиксированы законодательно в 44-ФЗ. Если у вас есть, с чем зайти на рынок тендерных продаж, или вы заинтересовались этой темой, то не упускайте возможность, дерзайте.

Риск № 2. Не соотнес свои финансовые возможности, не хватило денежных средств на исполнение контракта. Где взять средства на исполнение контракта, когда своих денег не хватает?

Хорошо, когда вы выиграли госконтракт, и у вас есть денежные средства для его исполнения. Но что делать, когда необходимой суммы нет, и контракт терять не хочется. Рассмотрим несколько вариантов:

Обратиться к инвестору. Это непростой вариант, потому что инвестора нужно убедить, вызвать у него к вам доверие. Инвестор должен получить какие-то гарантии, что контракт выгодный, и вы способны его исполнить. Важное значение имеет ваша деловая репутация, положительные отзывы контрагентов, ваш «вес» в бизнес-сообществе.

Возможно, предприниматели есть среди ваших знакомых или родственников. Обратитесь за помощью к ним. Но давая какие-либо гарантии, вы сами должны быть уверены, что исполните контракт, потому что взятые в оборот деньги в конечном счете придется отдавать. Заранее посчитайте, что прибыль с контракта покроет расходы, и вы сможете вернуть деньги инвестору с процентами.

Оформить тендерный займ или тендерный кредит. Деньги этого формата выдают банки или МФО (с соответствующей лицензией) участникам закупок для внесения обеспечения заявок и обеспечения исполнения контрактов. Банки даже охотнее кредитуют участников закупок, чем классический бизнес, потому что речь идет о государственном контракте, а это значит, что оплата поступит в срок. К тому же реквизиты счета вносятся в контракт, и заказчик перечислит средства на счет, открытый в данном банке.

Взять обычный потребительский кредит. В некоторых случаях выгоднее брать именно простой потребительский кредит и пустить его на исполнение контракта: закупить партию товара, арендовать технику и т.д. Этими деньгами вы сможете полностью выполнить работу. Однако внимательно просчитывайте все условия, чтобы с учетом процентов, вы остались в прибыли и смогли погасить обязательства перед банком вовремя.

Оформить независимую гарантию. Это еще один инструмент для поставщиков, которым можно внести обеспечительные меры, не вытягивая собственные средства из оборота. В большинстве случаев поставщики оформляют независимые гарантии в банках, но также это можно сделать фондах содействия кредитованию, ВЭБ.РФ, Евразийском банке развития (ч.1 ст.45 44-ФЗ).

Обратиться в микрофинансовую организацию или на краудфандинговую платформу. На наш взгляд, это крайние меры, и лучше брать потребительский кредит. Важно внимательно читать все условия договора, потому что проценты по такому кредиту могут достигать 35%.

Воспользоваться средствами с беспроцентной кредитной карты. Конечно, дорогостоящий или долгосрочный контракт этими деньгами не выполнить. Но если требуется в короткие сроки закупить и поставить товар, то почему бы и нет. Сейчас многие банки предлагают до 100-120 дней беспроцентного пользования кредитной картой. За это время вы успеете отгрузить товар и вернуть деньги на карту, не переплачивая проценты.

Риск № 3. Заказал тендерное сопровождение и отошел в сторону, а тендерный специалист допустил ошибки, т.к. не была предоставлена информация в полном объеме. Как должен был поступить грамотный тендерный специалист?

Предприниматели и собственники бизнеса не всегда сами ищут торги, подают заявки, выходят на торги на торговой площадке. У них попросту нет на это ни времени, ни желания. Им проще обратиться за помощью к тендерному специалисту, чем самостоятельно вникать в дебри тендерных продаж. Но тендерные специалисты бывают разные – есть грамотные, есть не очень…

Представьте, что вы обратились к тендерному специалисту за комплексным сопровождением. Рассказали ему поверхностно суть и уехали дальше заниматься своими делами. Тендерный специалист остался с проблемой один на один. Он не стал вас больше беспокоить, подготовил документацию, как посчитал нужным, и подал заявку через ЭТП. Но комиссия усмотрела в документации грубейшие ошибки или предоставление недостоверных сведений. Вам было отказано, контракт упущен. Кто виноват?

Виноват тендерный специалист. При грамотном подходе он должен был вас задействовать в процессе. Нельзя отдать тендер на сопровождение и никак в этом не участвовать. Участник закупки и тендерный специалист должны всегда быть на связи: согласовывать реквизиты, сроки, сумму снижения, каждую бумажку в пакете документов… Это называется распределение зон ответственности.

На своих занятиях мы всегда говорим ученикам, что клиента нужно вовлечь в процесс, он не должен оставаться в стороне. От согласованности ваших действий будет зависеть конечный результат сотрудничества.

Риск № 4. Оказался в РНП: что это такое, и как в него не попасть. Случаи попадания в РНП.

Реестр недобросовестных поставщиков (РНП) – это база, в которую включаются недобросовестные исполнители и уклонисты от контрактов. Некоторые ошибочно говорят, что сведения об участнике заносят в РНП заказчики. На самом деле это не так: заказчики только направляют обращение в федеральный орган исполнительной власти (надзорный орган) о необходимости внести нарушителя в реестр, а надзорный орган уже эту информацию вносит. Заказчик направляет обращение о включении сведений об участнике в реестр в течение 3-х рабочих дней после того как был установлен факт его нарушения (ч.4 ст.104 44-ФЗ).

В РНП участник может оказаться в 3-х случаях (ч.2 ст.104 44-ФЗ):

• уклонился от заключения контракта;
• контракт с ним расторгнут по судебному постановлению;
• не соблюдал условия контракта, в следствие чего заказчик разорвал с ним контракт в одностороннем порядке.

Надзорный орган рассматривает обращение заказчика в течение 5-ти рабочих дней и выносит решение: включать или не включать исполнителя в РНП. Если выносится решение не в пользу исполнителя, то сведения о нем оказываются в РНП в течение 3-х рабочих дней. Ознакомиться со сведениями из реестра можно в ЕИС абсолютно бесплатно.

Информация об участнике вносится в РНП сроком на 2 года. Соответственно, он лишается возможности участвовать в закупках в течение этого периода. Исключить сведения о себе из реестра участник может и раньше, если обжалует решение суда или действия заказчика, и они будут признаны неправомерными.

Чтобы не доводить дело до РНП, необходимо выполнять контракт добросовестно, соблюдая по нему все сроки и условия. Перед подачей заявки оцените свои материальные и финансовые возможности, чтобы быть уверенными, что вы сможете довести работы по контракту до конца.

Риск № 5. Технические сбои во время непосредственного участия в торгах на электронной площадке. Как их избежать? Что такое независимый регистратор, и как он помогает защитить свои интересы?

Электронные торги проводятся в назначенный срок на электронной торговой площадке. Помешать подавать ценовые предложения на торгах могут технические неполадки: нестабильный интернет, некорректная работа ПО, банальное отключение света. Перед выходом на торги проверьте, что у вас оплачен интернет, ПО настроено, площадка работает.

Во время проведения торгов необходимо вести видеозапись работы площадки. Это поможет в дальнейшем отстоять свои интересы в контрольном органе и доказать, что в ваших действиях не было вины. Вы сможете доказать, что заказчик был в сговоре с подставными лицами, или на ЭТП произошел технический сбой во время торгов.

Видеозапись можно вести с помощью специальной программы. «Независимый регистратор» устанавливается с сайта ЕИС. Пользоваться им или нет – дело добровольное, но в противном случае вы не сможете доказать свою непричастность к сорванным или неправомерным торгам. Придется прикладывать скриншоты или видео с протоколом осмотра сайта, заверенные нотариусом. А это гораздо проблематичнее, чем один раз установить «Независимый регистратор».

Риск № 6. «Серые» схемы: что делать, если заказчик сотрудничает с подставными компаниями. Как в этом деле может помочь ФАС?

Законодатели постоянно работают над тем, чтобы осуществление закупок соответствовало принципам прозрачности и конкуренции. Но до сих пор встречаются заказчики, которые пытаются противиться системе, и действуют через подставные компании, используют «серые» схемы и «договорняки».

Если вы на 100% уверены, что заказчик действует неправомерно, ограничивает конкуренцию, пытается нарушить закон, то можете подать на него жалобу в Федеральную антимонопольную службу (ФАС). Служба рассмотрит ваше обращение в течение 5-ти рабочих дней и устроит заказчику внеплановую проверку.

Самыми распространенными причинами жалоб от поставщиков являются:

• неправомерно установленные требования в закупочной документации (например, необходимый товар выпускает только один производитель);
• незаконное отклонение участника (например, не предоставлена копия учредительного документа);
• несоответствие положений документации законодательным требованиям (например, заказчик, не применил условия типового контракта).

Если вы уверены в своей правоте, то не бойтесь подавать жалобы в ФАС. Служба принимает очень много решений в пользу поставщиков, как показывает практика.

Риск № 7. Не проследил за изменениями в законодательстве и допустил ошибки при подготовке документации (например, по части нацрежима, страны происхождения товара).

Законодательство в сфере закупок постоянно дорабатывается и обновляется. Иногда проследить за изменениями бывает сложно, поэтому компании часто нанимают на тендерное сопровождение специалистов или берут в штат специалиста по закупкам, чтобы действовать грамотно и не допускать ошибок при участии в торгах. Например, последние масштабные изменения в 44-ФЗ произошли 1 января 2022 года.

Невнимательное прочтение документации может привести к тому, что вы вроде бы все поняли, поставили товар, но он не соответствует некоторым требованиям, например, о стране происхождения товара. Комиссия заказчика такой товар не примет, т.к. он не соответствует заявленным характеристикам.

Также вы можете пропустить в документации условия допуска, которые устанавливаются в рамках нацрежима по ст.14 44-ФЗ и поставить не тот товар.

Заучивать наизусть 44-ФЗ не нужно, важно в нем просто ориентироваться. За актуальной версией закона можно следить на сайте consultant.ru. Если вам сложно разбираться в законодательстве, или у вас не хватает на это времени, то обращайтесь за помощью к специалистам. Так, вы сэкономите время, силы и финансы, не попадете на штрафы, не окажетесь в РНП.

Риск № 8. Невнимательно изучил документацию и договорился с производителем/дистрибьютором о поставке товара, который не соответствует заявленным характеристикам.

Нужно не только следить за обновлениями контрактного законодательства, но и внимательно изучать документацию по закупке, в которой хотели бы поучаствовать.
Преимущество закупок в том, что в них можно участвовать, изначально не имея даже в наличии необходимый товар. Вы изучаете документацию, характеристики товара, затем созваниваетесь с производителями, магазинами, дистрибьюторами, находите необходимый товар и договариваетесь приобрести его по выгодной цене. Поэтому очень важно внимательно изучать ТЗ, спецификации, проект контракта. Если вы поставите товар, несоответствующий характеристикам, то убытки со всеми вытекающими последствиями понесете именно вы, а не кто-либо другой.

Если ваш контракт долгосрочный то учтите тот факт, что у производителя может повыситься цена, или вообще через какое-то время он перестанет этот товар производить. Эти вопросы с производителем тоже нужно оговаривать заранее и заручаться гарантиями с его стороны.

Риск № 9. Не продлил ЭП или лицензию КриптоПРО, не смог в назначенный день зайти на торговую площадку.

Для регистрации в ЕИС и участия в электронных торгах участник должен иметь электронную подпись. Если вы получаете ее в УЦ полным пакетом (на Рутокене, с лицензией КриптоПРО), то стоимость ЭП составит порядка 6 000 – 7 000 руб.

С 1 января 2022 года предприниматели и руководители бизнеса получают ЭП в отделениях ФНС. Это намного дешевле: нужно будет только заранее купить Рутокен (1 000 – 1 500 руб.) и лицензию КриптоПРО (годовое подключение обойдется 2 000 – 2 500 руб.).

За сроками ЭП и годовой лицензией КриптоПРО нужно следить и продлевать 1 раз в год.

Евгений Бобышев

Эксперт по госзакупкам, соавтор онлайн-академии "Азбука тендеров"

Тендерные продажи и спорт очень похожи: вас может отделять от победы 1 секунда, 1 рубль, 0,01 при определении уровня квалификации, один неприложенный документ, одна запятая и т.д. Любая мелочь может стоить вам контракта либо большой суммы денег. И в тендерных продажах не бывает мелочей, нужно все учитывать и просчитывать заранее. Если вы не будете этого делать, то риск потерять контракт очень большой.

…У моего знакомого предполагалась на следующий день подача заявок. Это был крайний срок приема заявок, и он решил, что подаст заявку за несколько часов до окончания срока. Перед этим вечером он проверил свою электронную подпись, электронную площадку – все работало замечательно. Он решил, что утром приедет в офис и подаст заявку. Но когда он приехал в офис, ЭП не работала по причине того, что срок лицензии КриптоПРО истек. Оперативно обновить лицензию или использовать другой компьютер он не смог, и потерял контракт стоимостью 300 000 рублей.

Почему это произошло? Он приобретал отдельно электронную подпись, отдельно устанавливал лицензию КриптоПРО. Срок действия ЭП еще не истек, а срок лицензии подошел к концу. Соответственно, вывод следующий: нам нужно отслеживать не только срок действия ЭП, но и срок лицензии КриптоПРО (если она не бессрочна).

Риск № 10. Не внес заранее средства на спецсчет, площадка вернула заявку, упустил сроки участия в торгах.

Для участия в торгах участнику понадобится открыть спецсчет в любом банке из списка уполномоченных Минфином. Спецсчет – это отдельный счет, который нужен для внесения обеспечения заявок. Если участвуете в закупках до 1 млн. рублей, то спецсчет не понадобится.

Если в документации о закупке установлено требование о внесении обеспечения заявки, то о необходимой сумме нужно побеспокоиться заранее (например, перевести с расчетного счета или пополнить через банкомат, мобильное приложение). Оператор ЭТП вернет вам заявку, если необходимой суммы не окажется на спецсчете, когда она будет подлежать блокировке.

Обеспечение заявок устанавливается в размере 0,5-1% от НМЦК для закупок до 20 млн. руб., и 0,5-5% для закупок свыше 20 млн. руб. Обеспечение заявки – это сумма, которая будет возвращена участнику закупки, т.е. разблокирована на его спецсчете.

Чтобы не упустить сроки участия в торгах по названной причине, следите за наличием необходимых средств на спецсчете.

Риск № 11. Не проводил анализ закупки (ниши, документации, заказчика, конкурентов), а конкурент проводил анализ, и поэтому смог вас обойти.

Некоторые поставщики не осуществляют анализ закупки, а это все равно, что двигаться наощупь в темноте. Этап анализа процедур помогает спланировать участие, узнать больше о заказчике и потенциальных конкурентах, а также действовать грамотно и по четкому маршруту.

Анализ закупки делится на несколько видов:

• анализ документации на предмет ошибок, несоответствий и «подводных» камней;
• анализ завершенных процедур – кто участвовал, до какой цены было снижение, кто победил;
• анализ ниши – есть ли спрос на ваш товар или услуги;
• анализ заказчика – какие процедуры проводит чаще всего, какие товары или услуги закупает, с какими поставщиками чаще всего взаимодействует;
• анализ конкурентов – в каких закупках участвуют, по какой цене выигрывают или выигрывают ли вообще, процент их побед и участий, какие стратегии используют на торгах.

Если регулярно будете осуществлять анализ процедур, то отстроитесь от конкурентов и будете на шаг впереди. Но это правило работает и в обратную сторону: конкуренты обойдут вас, если будете игнорировать этап анализа.

Риск № 12. Понадеялся на субподрядчика, а тот подвел. Все штрафные меры и ответственность будут направлены на участника закупки.

Законодательство не запрещает победителю торгов выполнять контракт с привлечением сторонних организаций. То есть исполнитель может разделить крупный контракт и некоторые этапы отдать в субподряд.

Крупная фирма выиграла контракт на прокладывание объездной дороги вокруг станицы Ленинградской Краснодарского края. Фирма не только своими силами осуществляет работы, но и наняла субподрядчиков: на поставку щебенки и гравия, выпиливание лесонасаждений, прокладывание ЛЭП, услуги спецтехники, а также на месте был установлен небольшой заводик по производству асфальта (номер извещения закупки на сайте ЕИС — №0818500000820001863).

Таким образом, компания-исполнитель может задействовать силы субподрядчиков и наемных бригад для осуществления работ. Сложность в том, что субподрядчиков тоже нужно контролировать, потому что из-за них работы могут быть не сданы вовремя: поломалась техника, заболел главный прораб, по какой-либо причине забастовали рабочие…

Главный исполнитель должен всегда быть на связи с субподрядчиками, помогать им решать проблемные вопросы, оказывать содействие на всех уровнях, вплоть до того, что выдавать субподрядчикам авансы из своего бюджета. Если по вине субподрядчика контракт не будет исполнен или исполнен не вовремя, то ответственность будет нести главный исполнитель.

Риск № 13. Поставил товар, а заказчик его не принимает (не соответствует характеристикам или поставлен не в полном объеме).

Комиссия заказчика может не принять товар по разным причинам, например, вы ошиблись в характеристиках или привезли партию не в полном объеме. Что же делать в этом случае?

Одна из наших учениц, Анна Богданова, рассказала интересный случай из своей практики. Девушка выиграла контракт на поставку краски, но в момент отгрузки комиссия не хотела его принимать, потому что краска была привезена не в полном объеме. Анна попросту потеряла бы потраченные средства, если бы не один адекватный член комиссии, который предложил оформить гарантийное письмо и довезти краску в короткий срок. Подробнее с кейсом Анны можете ознакомиться по ссылке.

Да, заказчик вправе не принимать товар, но человеческий фактор никто не отменял. Договоритесь о продлении сроков с помощью гарантийного письма. За это время замените товар или довезите недостающую партию. Гарантийное письмо – это документ, который фиксирует обязательства одной стороны перед другой. Применяется при поставках товара, выполнении работ, оказании услуг и является неким страхующим инструментом для заказчика.

Риск № 14. Ознакомился с проектом контракта, не все понял, но не стал направлять заказчику запрос на дачу разъяснений. В результате чего не смог выполнить контракт или пришлось сработать в убыток.

Выше мы написали, что если заказчик совершает неправомерные действия, устанавливает нереальные требования в документации, то вы можете пожаловаться на него в ФАС. Однако перед подачей жалобы можно направить запрос на дачу разъяснений положений документации и, возможно, вопрос сам собой урегулируется на начальном этапе. Заказчик ответит вам на все вопросы и убедит в правильности сведений.

Некоторые исполнители изучают документацию о закупке и не подают запрос на разъяснения, в результате теряют интересный контракт. Подать запрос на разъяснения несложно: он подается с помощью функционала ЭТП, а текст пишется в произвольном формате.

Хуже всего, если вы не до конца поняли все условия из проекта контракта, выиграли его, а потом начали всплывать те проблемы, которые вы не прояснили с заказчиком. В этом случае могут повыситься расходы на исполнение работ, или вы не сможете выполнить контракт и окажетесь в РНП.

Риск № 15. Неправильно оформил договор с тендерным специалистом, а ФНС и трудинспекция переквалифицировали его в трудовой. Как грамотно оформлять договора, чтобы к ним не было никаких вопросов у служб?

Если вы отдаете контракт на тендерное сопровождение, то со специалистом необходимо заключать договор гражданско-правового характера (ГПХ или ГПД). К оформлению договора со специалистом нужно относиться серьезно, здесь не работают устные договоренности. В договоре вы четко прописываете зоны ответственности для обеих сторон, кто и за что отвечает. К неправильно составленному договору могут возникнуть вопросы у ФНС и трудинспекции. Данные службы могут переквалифицировать его в трудовой со всеми вытекающими последствиями.

Грамотному оформлению договоров между клиентом и тендерным специалистом мы обучаем в рамках Мини-курса, где вы можете получить 9 готовых шаблонов для заключения договора и еще много полезных материалов.

Резюме

Мы познакомили вас с 15 рисками, с которыми могут столкнуться участники закупок. И это далеко не полный перечень ситуаций, к которым нужно быть готовым.

Новые реалии диктуют свои правила: электронизация закупок, возможность удаленного сотрудничества, постоянные изменения в законодательстве, а также нынешняя ситуация в стране, санкции, нестабильная экономика. Все это может подорвать бизнес или, наоборот, сделать его только сильнее. Но для этого нужно научиться уживаться с рисками, искать новые решения и нестандартные подходы.

Тендерные продажи открывают широкие возможности для компаний производителей и поставщиков. Имея у себя в деловых партнерах государство, вы получаете репутацию, статус, уважение коллег. Начните двигаться в эту сторону, если у вас есть, с чем выйти на рынок и предложить госзаказчикам.

Подпишитесь на Тендерный клуб в Телеграм, чтобы не пропускать новости и эфиры из мира закупок.