Как получить электронную подпись в налоговой в 2022 году

В 2022 году отдельные категории пользователей могут получить бесплатную электронную подпись в отделениях ФНС. Речь идет о руководителях организаций, предпринимателях и нотариусах. Перечень уполномоченных инспекций дается на официальном сайте ФНС.

В статье расскажем:

— у каких доверенных представителей ФНС также можно оформить ЭП;
— для каких действий подходит данная ЭП;
— как правильно заполнить и подать заявку на получение;
— есть ли такая возможность у физлиц и самозанятых;
— по какой причине налоговая может вам отказать.

Доверенные лица УЦ ФНС России

В основном электронные подписи для ИП, руководителей ЮЛ и нотариусов выдаёт УЦ ФНС. Однако были назначены доверенные лица, которые также обладают этим правом.

На данный момент это:

• ПАО «Сбербанк России»;
• АО «Аналитический центр»;
• Банк ВТБ (ПАО).

Доверенные лица — это аккредитованные удостоверяющие центры, которые имеют право выдавать электронные подписи от лица УЦ ФНС.

Кому выдаётся бесплатная подпись ФНС?

Получение электронной подписи в ФНС полностью бесплатно и доступно следующим категориям налогоплательщиков:

• Юридические лица (подпись выдается лицам, действующим без доверенности от имени организации);
• Индивидуальные предприниматели;
• Нотариусы.

При этом есть ряд исключений:

Работники юридического лица не смогут использовать подпись, выпущенную на руководителя. Оформить подпись на работника можно в аккредитованном удостоверяющем центре.

Уполномоченные сотрудники вправе подписывать документы от имени компании сертификатами электронных подписей, выданных им как физлицам. То есть эти ЭП сотрудники могут использовать и в личных, и в рабочих целях. Наделить должностное лицо правом подписывать документы должен руководитель компании или ИП в машиночитаемой доверенности. Подробнее о функциях машиночитаемой доверенности (МЧД) читайте здесь.

Особенности электронной подписи от ФНС

Главная особенность ЭП, которую теперь получают в налоговой, заключается в ее универсальности. К примеру, раньше участие в закупках от государства требовало отдельной подписи, а сейчас для этого достаточно ЭП от ФНС.

В использовании электронной подписи есть еще один нюанс — ее загружают на токен. Поэтому для полноценной работы с подписью нужна специальная программа КриптоПро. Подписать документы можно только с устройства, на котором установлена эта утилита.

Стоимость ЭП

Отдельная особенность, которую нужно заранее иметь в виду, касается стоимости подписи. Сама по себе КЭП бесплатная, то есть ИФНС не потребует с вас деньги за ее получение. Но для работы с ней нужно USB-устройство и лицензия на специальную программу. Установить лицензионную версию бесплатно не получится. Приобретать программу и токен должен владелец подписи.

Каждое устройство, на котором вы планируете работать, требует отдельной лицензии. Например, если предприниматель хочет подписывать документы с домашнего ноутбука и рабочего ПК, он должен приобрести две лицензии. Если лицензия и токен уже есть, то обновлять их не нужно.

Стоимость лицензии на КриптоПро может меняться в зависимости от выхода новых обновлений и критериев использования.

Как работает электронная подпись?

КЭП применяют для электронного обмена деловыми документами. С ней можно проводить множество операций:

• подавать налоговую отчетность;
• отправлять документацию в госорганы в электронном виде;
• принимать государственные заказы;
• работать с ЕГАИС;
• оформлять сделки;
• отправлять электронные документы и т.д.

Весомый аргумент в пользу электронной подписи — она значительно упрощает процесс взаимодействия с контрагентами, партнерами и контролирующими организациями.

Формально, процесс работы с ней выглядит так:

1. Вы вставляете флешку с подписью и сертификатами в ПК.
2. Открываете программу КриптоПро.
3. Загружаете документ, который нужно подписать.
4. Выбираете необходимый сертификат.
5. Нажимаете «Подписать».
6. Отправляете документы адресату.

В некоторых системах можно подписать документ прямо в файле — функция подписи находится в меню.

Что потребуется для получения сертификата в УЦ ФНС и начала работы?

Чтобы получить электронную подпись через ФНС, предварительно нужно заполнить и отправить заявление:

• руководителям юридических лиц — в личном кабинете ФЛ или ЮЛ;
• индивидуальным предпринимателям — в личном кабинете ИП.

В личном кабинете ФНС электронная подпись не нужна для того, чтобы подписать заявление.

Пошаговая инструкция, как получить электронную подпись в налоговой

Шаг 1. Выберите удобное отделение ФНС России

Выдачей электронных подписей занимаются отделения ФНС России, их около 700. Полный список с адресами и режимом работы размещен на сайте налоговой. Вы можете обратиться любое отделение, а не только в то, в котором вставали на учет.

Шаг 2. Запишитесь на прием в ФНС России

Можно прийти в отделение ФНС России и без записи. Но удобнее запланировать визит на конкретное время, чтобы не попасть в очередь. Для этого запишитесь через личный кабинет налогоплательщика или с помощью сервиса для онлайн-записи.

Шаг 3. Подготовьте документы

Чтобы получить электронную подпись, нужен минимум документов: паспорт и СНИЛС.

По желанию можете предоставить дополнительные документы: свидетельство ОГРН или ОГРНИП, ИНН, документ, подтверждающий право действовать от имени организации без доверенности. Но если не принесете эти документы, налоговая найдет данные в своих системах.

Шаг 4. Подготовьте токен

ФНС России занимается только выпуском сертификатов электронной подписи. Отделения ФНС не продают USB-токены. Вы можете использовать старый носитель, если получали электронную подпись ранее в другом удостоверяющем центре. Перед визитом в отделение ФНС России проверьте, что на носителе нет действующих сертификатов. Перед записью с него могут удалить всю информацию.

Главное требование к USB-токену — наличие сертификата ФСБ России или ФСТЭК России. Если токен будет несертифицированным, ФНС России откажет в выпуске сертификата электронной подписи.

Если получаете подпись впервые, купите новый токен. Это можно сделать в любом УЦ.

Шаг 5. Придите в отделение ФНС России

Если вы не подавали заявление на выпуск подписи онлайн, напишите его в отделении. Бланк выдадут сотрудники.

Шаг 6. Пройдите идентификацию в отделении ФНС России и получите сертификат

Для идентификации личности предъявите паспорт сотруднику налоговой службы. Если документ в порядке, в течение 15 минут специалист ФНС России выпустит сертификат электронной подписи и запишет его на ваш токен.

Срок изготовления сертификата может увеличиться до пяти дней. Обычно это происходит из-за отсутствия в системе ФНС России сведений о лице, которое обратилось за выпуском сертификата.

Подпись, которую выпустил удостоверяющий центр ФНС России, действительна 15 месяцев.

Рассмотрим реальный пример получения электронной подписи в УЦ ФНС:

1. Зайдя в личный кабинет, индивидуальный предприниматель выбрал услугу «Заявление на получение КЭП».

2. Система попросила пройти три шага по проверке данных для выпускаемого сертификата.

3. Пройдя проверку, предприниматель отправил заявку.

Результат не заставил себя долго ждать: через пару минут пришло уведомление, что проверка прошла успешно.

4. Следующим шагом стала запись на приём — выбрать можно было со следующего дня, начиная с 9:00 с шагом в 30 минут.

5. После того как индивидуальный предприниматель успешно выбрал дату и время, ему пришёл пин-код — он нужен, чтобы взять талон на месте приёма в терминале ФНС.

6. Перед походом в инспекцию предприниматель купил Рутокен Лайт — защищённый носитель электронной подписи. Без токена подпись не выдадут, можно купить любой другой сертифицированный носитель, например, JaCarta S.

Вместе с токеном, предприниматель получил и сертификат соответствия, который также нужен для получения электронной подписи.

7. В том отделении, куда направился предприниматель, ещё не заработал отдельный приём, поэтому он без талона подошёл к окошку, где представил документы — паспорт и СНИЛС. Пришлось пройти и идентификацию — налогоплательщика сфотографировали на веб-камеру.

8. После заполнения всех документов предприниматель получил электронную подпись на свой токен и подробные инструкции по установке и работе на электронную почту.

Настройка ПК для работы с подписью

Для работы ЭЦП необходима утилита КриптоПро. Если вы не работали на своем устройстве с электронными подписями раньше, то программу нужно устанавливать.

Скачать утилиту можно на официальном сайте КриптоПро. Среди возможных разделов есть сервис «Продукты». Наведите на него курсор, в выбранном перечне выберите КриптоПро CSP. Рядом с выбранным провайдером появится список возможных действий — нам нужна «Загрузка файлов».

Дальше алгоритм по скачиванию следующий:

• Регистрация на сайте. Портал попросит задать пароль и указать данные ИП или руководителя.
• Согласие с лицензионным соглашением. Прочтите текст соглашения и подтвердите согласие с условиями.
• Приступите к загрузке. Сайт предложит вам выбрать одну из доступных версий программы. Лучше выбирать самую свежую.
• Загрузка на ПК. Дождитесь окончания загрузки криптопровайдера на устройство.
• Установка. Откройте появившуюся иконку загрузки и установите приложение.

Теперь нужно подключить ключ от налоговой. Действуйте в таком порядке:

• Подключите USB к компьютеру.
• Откройте программу КриптоПро.
• Перейдите в сервисы программы и найдите опцию просмотра сертификатов.
• Выберите свой ключ из предложенного списка нажмите «ОК».
• Активируйте установку ключа в открывшемся окне.

Когда основная часть установки ЭП от налоговой выполнена, можно подключить ее к личному кабинету ФНС. Для этого нужно настроить рабочий браузер.

Чтобы подключить электронную подпись от налоговой к личному кабинету, нужно сделать следующее:

Разрешить доступ к сайтам, использующим ГОСТ-шифрование. Для этого нужно открыть системные настройки браузера и поставить галочку рядом с соответствующей возможностью.

Внести адрес личного кабинета в список безопасных. Для этого нужно открыть свойства браузера через панель управления устройством. В открывшемся окошке нужно открыть вкладку «Безопасность». Затем выбрать раздел надежных сайтов. А чуть ниже — функцию «сайты».

Сервис предложит вам ввести адреса сайтов. Оставьте там ссылку на личный кабинет ИП или компании — в зависимости от правовой формы вашего бизнеса.

Теперь откройте личный кабинет. В нем нужно найти функцию проверки условий доступа. Запустите ее.

Если на предыдущих этапах не возникло сбоев, проверка пройдет успешно и личный кабинет запросит ваше согласие на доступ к КЭП.

Иногда на этапе проверки возникают проблемы. Если налоговый сервис не сможет установить соединение, попробуйте исправить проблему по советам от ФНС или обратитесь к специалистам.

Может ли физлицо (сотрудник компании) обратиться в ФНС за получением электронной подписи?

Физические лица в 2022 году будут получать ЭП в аккредитованных удостоверяющих центрах. Налоговики физлицам выдавать электронные подписи не будут.

При этом сотрудники организаций и ИП на протяжении всего 2022 года по-прежнему смогут получать и использовать электронные подписи, которые содержат реквизиты работодателя.

Ранее законодатели планировали, что уже с начала 2022 года все физлица будут получать ЭП, которые не содержат данных о принадлежности к работодателю. То есть подпись будет универсальна, и физлицо сможет ее использовать и для личных целей, и для рабочих. А чтобы подтвердить полномочия по документу, подписанному по поручению работодателя, к нему надо приложить машиночитаемую доверенность (МЧД).

Однако пока форматы таких доверенностей еще не разработаны и ожидаются 1 марта 2022 года. А полный переход на применение МЧД теперь запланирован на 1 января 2023 года.

Таким образом, у компаний и ИП будет время, чтобы подготовиться к переходу на МЧД, и спокойно отладить рабочие процессы.

Обратите внимание, что для сдачи отчетности в налоговую службу уже действует электронная доверенность (приказ ФНС России от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@). Не нужно путать ее с МЧД. Электронная доверенность для ФНС — это документ, который организация (ИП) отдельно направляет в налоговую по каналам ТКС.

Электронная доверенность подтверждает полномочия представителя (например, бухгалтера), который будет сдавать отчетность от лица организации (ИП) и подписывать ее ЭП физлица с реквизитами доверителя. Электронную доверенность нужно передать в налоговую до того, как представитель впервые направит отчетность.

Где получать ЭП самозанятым?

Порядок получения ЭП самозанятыми такой же, как и для обычных физлиц. То есть им нужно получать ЭП в аккредитованном удостоверяющем центре. Налоговики выдавать ЭП самозанятым не будут.

Как работать с подписью ФНС?

Для работы с электронной подписью понадобится криптопровайдер — программа, которая позволяет подписывать документы, шифровать и защищать данные. Некоторые токены имеют встроенный криптопровайдер, а некоторые — нет.

ФНС рекомендует использовать СКЗИ «КриптоПро CSP».

Ещё раз напоминаем, что пользоваться подписью, выданной в удостоверяющем центре ФНС может только тот человек, на которого она выпущена. Подпись не подлежит копированию, а у сотрудников должна быть собственная ЭП, которую можно получить в любом удостоверяющем центре.

Где можно использовать подпись от ФНС?

Электронную подпись от УЦ ФНС можно использовать на любых электронных площадках и сервисах, а также для представления отчётности и ведения электронного документооборота. Её также можно использовать в сервисе «Представление налоговой и бухгалтерской отчётности в электронной форме» на сайте https://www.nalog.gov.ru.

Кроме того, с помощью электронной подписи можно, например, зарегистрировать онлайн-кассу или работать на других госпорталах, а не только на сайте ФНС.

Может ли налоговый орган отказать в выпуске электронной подписи?

Есть три основания, по которым ФНС России имеет право отказать в выпуске сертификата электронной подписи:

• заявитель не предъявил паспорт или СНИЛС сотруднику ФНС России;
• данные документов заявителя не совпадают с данными, которые содержатся в государственных информационных системах;
• проблемы с токеном: отсутствие, неисправность, несоответствие предъявляемым требованиям.

Вместо заключения:

Друзья, на этом статья подошла к концу. Постарались для вас максимально подробно раскрыть тему получения ЭП в налоговой и заранее ответить на самые популярные вопросы.

Пишите в комментариях, если что-то было непонятно. Был ли у вас уже опыт оформления подписи в ФНС? С какими трудностями пришлось столкнуться, или все прошло гладко?

Подписывайтесь на наш канал в Телеграм.