Тендерное сопровождение: распределение зон ответственности

Среди клиентов есть распространенное заблуждение: если я отдал тендер на аутсорс компании или специалисту, то в этот процесс я больше не погружаюсь, и от меня ничего не требуется. Тем самым они перекладывают зону ответственности на других людей.

Распределение зон ответственности при тендерном сопровождении – тема актуальная для всех сторон взаимодействия. Должен ли клиент быть вовлечен в процесс? Однозначно – да. В статье рассмотрели перечни зон ответственности для клиентов и для тендерных специалистов – кто и за что должен отвечать.

Распределение зон ответственности при тендерном сопровождении – что это значит?

На всех своих занятиях мы всегда говорим, что отдать участие в тендерах на аутсорс и никак в этом не участвовать, не получится.

Тем, кто занимается тендерным сопровождением, рекомендуем своим клиентам об этом говорить. Ведь все, что касается денег, требует внимания собственника бизнеса/руководителя/предпринимателя. Он в любом случае должен принимать те или иные решения, выполнять определенные действия в упряжке с тендерным специалистом.

Если полностью отдать это направление на аутсорс и не погружаться в детали, есть риск получить на выходе не то, что планировалось, либо вообще ничего не получить. Понятно, что вовлечение клиента не будет 100%-ным, потому что основные функции выполняет компания или отдельный сотрудник, но остаться в стороне клиент не должен.

Зоны ответственности клиента

Сразу обозначим, что все моменты, связанные с ответственностью и клиента, и тендерного специалиста должны быть закреплены документально. Все будет зависеть от того, что это за тендерное сопровождение: либо это разовые услуги, либо комплексное сопровождение. Заключение договора – важнейший этап при сотрудничестве клиентов с аутсорсинговыми компаниями и тендерными специалистами. Устно проговорить обязанности – недостаточно, все условия необходимо прописывать в договоре.

Рассмотрим зоны, в которые должен быть вовлечен клиент при комплексном тендерном сопровождении.

1. Если компания никогда не участвовала в тендерах и однажды решила это реализовать, то начинать нужно с оформления электронной подписи (ЭП). С 1 января 2022 года предприниматели и руководители юрлиц получили право приобретать ЭП в ФНС. Но делегировать процесс получения электронной подписи нельзя, потому что руководитель или ИП должен в первый раз прийти за подписью сам в отделение налоговой службы.
2. Предоставление необходимых документов и информации тендерному специалисту для подготовки заявок и дальнейшего участия в торгах. Без предоставления этих исходных данных тендерный специалист ничего сделать не сможет. В договоре может быть прописан пункт о неразглашении информации в рамках оказания услуг, поэтому клиент не будет волноваться об этом моменте.
3. Предоставление доступа к необходимым ресурсам для оказания услуг. Если клиент уже зарегистрирован в ЕИС, то он должен предоставить доступ к системе специалисту. Точно также предоставляется доступ к электронным торговым площадкам (ЭТП), передается сертификат электронной подписи. Если у клиента нет желания передавать свою ЭП специалисту, то стороны организуют удаленный доступ к компьютеру клиента через специализированные сервисы.
4. Гарантия полноты и достоверности той информации, которую клиент передает. Конечно, специалист может какие-то данные перепроверить, указать на несоответствия, но лезть в учредительные документы, сверять информацию по выполненным контрактам, были ли они реально выполнены, он не будет. Клиент ручается за информацию, которую он предоставляет, потому что она будет использоваться при участии в торгах. Если заявка будет отклонена по причине недостоверных сведений, то ответственность ложится не на специалиста, а на клиента.
5. Планирование и постановка задач. Клиент должен четко понимать, для чего ему нужны тендерные продажи, в каком объеме, сколько денежных средств он готов на это выделять, как часто участвовать и т.д. Тендерный специалист может подготовить и 50, и 100 заявок. Вопрос в том, готов ли клиент к таким объемам и хватит ли у него оборота.
6. Принятие окончательного решения по участию в тендере – это делает клиент, а не кто-либо иной. Специалист может предоставить информацию о процедуре, проверить ее на наличие «заточек», рассчитать целесообразность участия… Но готов ли клиент участвовать в этой закупке, должен определиться он сам, сопоставив свою экономику и возможности.
7. Подбор и согласование товара, предлагаемого в рамках контракта. Клиент сам должен определиться, какой товар подходит по характеристикам из ТЗ, и какой он реально готов поставить. Специалист может указать характеристики товара, которые удовлетворяют требованиям заказчика, но такого товара может не оказаться в природе, либо он окажется дороже имеющихся аналогов, либо снят с производства. И когда клиент в такой закупке победит, то есть вероятность, что он не сможет поставить заявленный товар.
8. Отслеживание баланса спецсчета, лицевого счета на электронной торговой площадке (ЭТП), оплата счетов за выпуск независимых гарантий – это тоже зона ответственности клиента, потому что он сам распоряжается своими средствами, а специалист ни в коем случае не будет контролировать эти моменты.
9. Определение цены предложения, расчет рентабельности, подготовка смет и все, что касается окончательного решения определения цены, также возлагается на клиента. Специалисту без разницы, какую цену поставит клиент, конкурентоспособен ли он или нет. Расчет и минимальный ценовой порог определяет только клиент. Специалист может только дать некоторые рекомендации. Например, он проводит анализ ниши и определяет среднюю цену на рынке. Установить эту цену он может предложить клиенту, но это будет лишь рекомендация, а не окончательное решение.
10. Взаимодействие с заказчиками. Исполнение обязательств по контракту – это зона ответственности самого клиента. Он будет выполнять работы по контракту, взаимодействовать с заказчиками, а также решать спорные или конфликтные ситуации с заказчиками, если они будут возникать.
11. Своевременная оплата услуг тендерного специалиста.

Зоны ответственности тендерного специалиста

Все будет зависеть от того, какой вид тендерного сопровождения используется: либо это комплексное сопровождение, включающее в себя весь перечень услуг, либо локальная помощь на отдельном этапе, например, подготовка заявки к конкретной процедуре.

Разберем зоны ответственности специалиста для комплексного сопровождения:

1. Консультации по вопросам участия в процедурах – он дает рекомендации своему клиенту, как себя вести в той или иной ситуации.
2. Поиск и подбор закупок по нише клиента – специалист настраивает поисковые фильтры, находит процедуры, отбирает их и передает информацию на согласование своему клиенту.
3. Анализ документации на предмет несоответствий и наличия «заточек». На этом этапе специалист знакомится с пакетом документов, определяет, насколько там все соответствует букве закона, нет ли «заточек», которые могли бы повлиять на конечный исход. Также специалист может анализировать заказчиков, нишу, конкурентную среду.
4. Уведомление клиента о возможных рисках. Например, клиент может выполнить контракт, но не уложиться в сроки. Задача специалиста – предупредить об этих и других рисках, которые могут возникнуть.
5. Подготовка запроса на разъяснение положений документации. Если есть какие-то спорные моменты, то специалист с помощью названного запроса должен помочь их решить, направив его в адрес заказчика.
6. Если клиент принимает окончательное решение по участию, то специалист помогает готовить заявки и участвовать в торгах на электронной площадке от имени клиента.
7. В случае победы помогает подписывать выигранные контракты, либо готовить протоколы разногласий по этим контрактам.

В зону ответственности тендерного специалиста можно также отнести помощь в подготовке документов на получение гарантий, займов, кредитов, защиту интересов и прав клиента в ФАС.

Перечисленные зоны ответственности не обязательно должны относиться к одному специалисту, их можно распределить между несколькими людьми. Например, привлечь стороннего специалиста только на отстаивание своих интересов в ФАС.

Послушайте и оцените подкаст на тему «Тендерное сопровождение: распределение зон ответственности». Переходите по ссылке и подписывайтесь на подкасты «Тендерного клуба». Ожидается еще много интересных тем.

Мини-курс по оформлению договоров

Все названные моменты обязательно прописывайте в договоре, чтобы потом не возникало неприятных ситуаций и взаимных претензий. Тема договорных отношений является очень щепетильной в сфере тендерного сопровождения. Именно поэтому мы подготовили Мини-курс по оформлению договорных отношений. Грамотное оформление договорных отношений – это спокойствие сторон при дальнейшем сотрудничестве, поэтому к этому вопросу нужно относиться очень внимательно.

В рамках мини-курса мы также разбираем вопросы, связанные с оплатой работы тендерного специалиста (сколько стоят услуги, в каких случаях лучше работать за фиксированную оплату, в каких – за процент, как правильно устанавливать размер своего вознаграждения и т.д., плюс даем готовые шаблоны договоров на тендерное сопровождение).

Подписывайтесь на нас в Телеграм, и вы сможете задать нам свои вопросы на живых трансляциях, которые мы проводим каждую неделю.