ТОП-10 потенциальных рисков тендерного специалиста

Что происходит с бизнесом в экономически нестабильное время?

По характеру своей деятельности тендерные специалисты взаимодействуют с предпринимателями и руководителями юрлиц, которые участвуют или планируют участвовать в госзакупках. Последним сейчас особенно сложно из-за накаленности политической и экономической обстановки в стране. Запад один за другим выдвигает очередные пакеты экономических и финансовых санкций против действий России на Украине. Бизнес озабочен вопросом: что будет дальше и как работать в условиях сложившихся реалий?

Если вспомнить начало пандемии 2020 года, то тогда особенно остро кризис отразился на бизнесе: руководителям приходилось сокращать штаты сотрудников, переходить на удаленку, искать новые форматы деятельности. Правительство РФ активно поддержало СМП, предоставив налоговые каникулы, отсрочки по ипотекам, пониженные ставки кредитования и другие меры поддержки. Обстановка более менее стабилизировалась, бизнес научился работать по-другому и принял новые правила.

Однако сегодня мы снова наблюдаем, как российскую экономику качнуло вниз ввиду вынужденных действий на территории Украины. С 10 марта действуют новые поддержки малого и среднего действия, о которых на заседании Правительства сообщил премьер-министр Михаил Мишустин. Например:

• до конца 2022 года будет действовать мораторий на плановые проверки для ИП, малых и средних предприятий;
• сохранится льготная ставка кредитования под 3% годовых для выплат з/п сотрудникам, погашения арендных и коммунальных платежей;
• продлятся сроки уплаты налогов на федеральном и региональных уровнях
• и т.д.

Часть предпринимателей стала смотреть в сторону тендерных продаж и участия в закупках, потому что государство регулярно финансирует эту сферу независимо от происходящих событий и экономической обстановки. Конечно, не всем сразу удается разобраться в нюансах участия, и некоторые обращаются за помощью тендерных специалистов.

Мы уже писали статью о рисках участников закупок, а если они есть у участников, то есть и у тендерных специалистов. Разберем неоднозначные ситуации, в которых могут оказаться тендерные специалисты, и расскажем, как правильно выстраивать свою работу.

10 рисков, с которыми может столкнуться тендерный специалист

Риск № 1. Некомпетентный клиент, который ставит нереальные задачи и устанавливает нереальные требования. Или, наоборот, клиент, который сам не знает, чего хочет. Как тендерному специалисту работать с двумя типами клиентов?

Тендерные специалисты всегда взаимодействуют с людьми, поэтому они должны обладать навыками комьюнити, уметь убеждать, сглаживать острые углы при общении, быть интуитивными психологами и консультантами. Работать приходится с разными клиентами, и выбирать под каждого индивидуальный стиль общения.

Первый тип – это чересчур активные клиенты, которые хотят от тендерного специалиста слишком много, несоизмеримо затраченным силам и времени с его стороны. Такие клиенты бывают агрессивны, гнут свою линию и не хотят слышать веских доводов: «сделай мне это, и еще вот это… а еще дай гарантии, что я выиграю на торгах». В этом случае тендерному специалисту нужно тактично осадить пыл клиента и взять инициативу по беседе в свои руки:

1. Ознакомьте с перечнем своих услуг и расценками на них. Например, за эту сумму вы можете подыскать контракт в нише клиента и подать заявку. За другую сумму вы можете сделать анализ конкурентов или документации на наличие «подводных камней». Клиент должен осознать, что каждая услуга стоит определенных денег, а какие-то сверхзадачи вы не берете.
2. Проведите грань между зонами ответственности. Расскажите клиенту, что если он заказывает тендерное сопровождение, то он тоже должен будет принимать активное участие в процессе: предоставлять необходимые реквизиты и документацию, согласовывать предельную сумму понижения на торгах, учитывать определенные риски, быть постоянно на связи. То есть и у вас, и у клиента есть свои зоны ответственности, которые необходимо выполнять.
3. Не давайте гарантий победы. Так поступают только недобросовестные агентства и специалисты, которые хотят заманить клиентов. В интернете очень часто можно встретить рекламу: «выиграем для вас 10 контрактов из 10-ти», «100%-ная гарантия победы»… Гарантий победы не может дать никто. На торгах может произойти все, что угодно: большая конкуренция, демпинг, конкурент предложил заказчику более выгодные условия. Вы можете дать только гарантию того, что вашу заявку не отклонят про причине неправильного оформления.

Второй тип – это клиенты, которые пока сами не знают, чего хотят. К ним относятся, например, предприниматели, которые только начинают осваивать тендерные продажи, и пока не знают, как все устроено в этой сфере. Им трудно самостоятельно разобраться в нюансах участия, поэтому они просят помощи у тендерных специалистов.

1. Расскажите, какие услуги вы предоставляете. На этом этапе важно грамотно себя презентовать и не отбить желание у неуверенного клиента участвовать в закупках. Расскажите, что вы оказываете и локальные услуги (поиск закупок, регистрация в ЕИС, подача заявок), и комплексное сопровождение (полное сопровождение закупки от А до Я, вплоть до получения оплаты за исполненные обязательства).
2. Установите расценки на 5-20% ниже рыночных. Эта рекомендация относится к начинающим тендерным специалистам, чтобы они смогли наработать клиентскую базу, но в некоторых случаях этой стратегии могут придерживаться и опытные специалисты для удержания клиентов. Но не нужно слишком занижать свой ценник, потому что услуги по тендерному сопровождению должны стоить дорого. Если услуги будут слишком дешевыми, то клиент может засомневаться в вашем профессионализме и переметнется к другому специалисту.
3. Используйте бесплатные консультации как инструмент продаж. Сомневающиеся предприниматели хотят получить ответы, стоит ли им выходить на рынок тендерных продаж. Чтобы выгодно выделяться среди конкурентов, используйте бесплатные консультации. В процессе общения вы сможете закрыть все сомнения клиентов, рассказать о преимуществах участия в закупках, убедить клиента начать участвовать в закупках.

Используйте эти простые рекомендации, чтобы заинтересовывать, удерживать клиентов и формировать собственную базу постоянных заказчиков.

Риск № 2. Чем грозит работа в статусе физического лица и принятие вознаграждения за тендерное сопровождение на банковскую карту. В каком статусе лучше работать специалисту (ООО, ИП, самозанятость)?

До сих пор встречаются тендерные специалисты, которые работают в статусе физлица и принимают оплату за свои услуги на банковскую карту. Нужно понимать, что тендерный специалист – это такая же профессия, как и любая другая, поэтому со своих доходов нужно платить налоги. Работа и получение вознаграждений наличкой или на карту – это нелегально, поэтому лучше оформить правовой статус. В качестве физлица вы можете 1-2 раза помочь родственнику или знакомому предпринимателю выиграть контракт, но если для вас это постоянный источник дохода, то задумайтесь о статусе.

Налог на доход физлиц у нас в стране составляет 13%, ниже налоговая ставка для самозанятых, ИП, ООО.

1. Самозанятость введена у нас в стране с 2019 года и действует сегодня во всех субъектах РФ. Для плательщиков налога на профессиональный доход (НПД) действует упрощенная схема уплаты налога: 4% с — доходов от физлиц, 6% — с доходов от ИП и юрлиц (как раз это ваши клиенты). Зарегистрировать самозанятость, платить налоги, формировать и отправлять чеки клиентам можно в мобильном приложении «Мой налог». Для самозанятых установлен лимит на годовой доход – 2,4 млн. руб. Если доход выходит за эти пределы, то нужно переходить на ИП.
2. Предприниматели платят налоги в рамках выбранной системы налогообложения (например, УСН 6%), делают ежемесячные отчисления в ПФР и ФОМС. В 2022 году совокупная сумма взносов в ПФР и ФОМС для предпринимателей составляет 43221 руб.
3. Регистрация ООО подходит тем специалистам, которые планируют открывать агентство по тендерному сопровождению.

Начинайте работать в статусе самозанятого – это самая простая и понятная система для налогоплательщиков, которые работают сами на себя. ИП подойдет в том случае, если ваш доход за год превышает 2,4 млн. руб. А если вы доросли до управленца и хотите развить собственное агентство, то открывайте ООО.

Риск № 3. Если тендерный специалист работает в агентстве, то его могут уволить из-за недовольства клиентов, постоянные ошибки в работе, несерьезный подход к делу, а также за то, что он договаривается с клиентом о сотрудничестве тет-а-тет в обход кассы агентства.

Для тендерных агентств важно качество услуг, которые они предоставляют, и довольные клиенты по результатам полученной услуги. Поэтому тендерные агентства серьезно подходят к выбору сотрудников, при приеме на работу для них важен опыт сотрудника от 1 до 3 лет и наличие портфолио. Однако в некоторых случаях компании берут в штат специалистов без опыта, а затем сами их всему обучают.

Причины, по которым могут попрощаться в агентстве со специалистом:

1. Клиент остался недоволен от полученной услуги. Например, клиент получает от вас огромное количество закупок, но они не соответствуют его деятельности; отклоняют заявку по причине неправильного оформления. На первый раз вас могут простить, но если на вас постоянно будут поступать негативные отзывы, то вас уволят.
2. Допускаете ошибки в работе: неграмотно общаетесь с клиентами, упустили сроки подачи заявки, не увидели несоответствия в закупочной документации и не подали запрос на разъяснения; не уложились в хронометраж на торгах при подаче ценовых предложений – все это также приведет к увольнению.
3. Договариваетесь с клиентом на стороне. Например, предприниматель обратился в агентство, а вы в обход кассы договариваетесь с ним об оказании тендерного сопровождения за цену пониже. Это очень опасно, и если об этом узнает руководство, то с вами непременно распрощаются.

Работа специалиста в агентстве имеет свои особенности: умение работать в коллективе, работа в интересах компании, честность перед коллегами и начальством, серьезное отношение к репутации агентства.

Риск № 4. Тендерный специалист, работающий в одиночку, может проиграть агентству. И, наоборот, тендерные агентства проигрывают специалистам. В чем причины такого парадокса?

Кто лучше для участника закупок – тендерный специалист или тендерное агентство? Куда обращаться выгоднее и почему? На самом деле, и там, и там есть свои плюсы и минусы. Клиент должен сам решить, какой формат ему ближе. Мы лишь можем сделать объективный анализ ситуации.

Когда клиент впервые взаимодействует с тендерным агентством, то он видит, что это серьезная компания, потому что:

• у нее есть вполне адекватный сайт, где указаны контакты компании, есть форма для обращения, возможность заказать бесплатный звонок;
• агентство предоставляет все виды тендерного сопровождения, оказывает локальную и комплексную помощь, проводит юридические консультации;
• агентства предлагают сопутствующие услуги на выгодных условиях (тендерные займы и кредиты, независимые гарантии от банков, оформление электронных подписей и т.д.);
• агентства затрачиваются на маркетинг, раскрутку в соцсетях;
• у них большой штат сотрудников, а если сотрудников не хватает, то могут привлечь стороннего специалиста, чтобы в полной мере оказать услугу клиенту;
• у них работают узкопрофильные специалисты, которые хорошо разбираются в определенной нише: поставка оборудования, строительство, продукты питания и др.;
• агентства заключают с клиентами договора оказания услуг.

Наличие названных факторов вызывает у участников закупок доверие и говорит о масштабности компании. Однако в данном формате есть и минусы:

• агентства тратят много средств на з/п сотрудникам, рекламные кампании, поэтому ценник на услуги у них будет выше, чем у отдельного специалиста;
• они дают громкие обещания и гарантии победы, к таким восклицаниям стоит относиться критически, это всего лишь маркетинговый ход;
• в агентствах происходит текучка кадров: вас на сопровождение может взять один специалист, а доводить до результата будет уже другой;
• агентства не вникают в детали бизнеса клиента, т.к. таких клиентов у них много, поэтому могут пропускать важные контракты или спамить бесполезными рассылками;
• агентства работают в строго отведенные по будням часы: например, с 8.30 до 17.30 пн-пт, вследствие чего клиент не сможет решать внезапные задачи.

Так сложилось, что к тендерным специалистам меньше доверия, чем к агентствам. Рассмотрим плюсы сотрудничества с одиночным специалистом:

• ценник на их услуги будет ниже, т.к. им не нужно тратиться на з/п или дорогостоящие рекламные кампании;
• они выстаивают «живое» общение с клиентом: с ними можно связаться в нерабочее время, по выходным, они подходят к каждому клиенту индивидуально – гибкое сотрудничество и прямой контакт;
• практика показывает, что отдельные специалисты показывают более высокие результаты, т.к. они дорожат каждым участником, ведь их у них не так много, как в агентствах.

Назовем и несколько минусов:

• не все специалисты оказывают сопровождение «под ключ», некоторые из них выполняют только отдельно взятые задачи (например, не отстаивают интересы заказчика в ФАС, не оказывают содействие по тендерным займам, кредитам, гарантиям и др.);
• некоторые исполнители работают нелегально и принимают оплату на свою банковскую карту, а это автоматически снижает лояльность заказчика и теряется доверие;
• тендерного специалиста сложно найти — когда клиенты ищут их в интернете, то поисковики в первую очередь ранжируют агентства, т.к. они затратились на рекламу.

Риск № 5. Отсутствие клиентов при неправильном подходе к делу: не ведет социальные сети, не участвует в дискуссиях на форумах, не умеет правильно себя преподнести, не знает себе цену, не использует консультации как элемент продажи своих услуг.

Большой проблемой некоторых тендерных специалистов является то, что они не могут грамотно презентовать себя и свои услуги. А для этого есть ряд мощных рабочих инструментов.

1. Ведите социальные сети. В основном, пользователи сидят в социальных сетях со смартфонов, поэтому до них легче будет достучаться и заявить о себе. Поместите на аватар качественное фото; в статусе кратко опишите, кто вы и чем занимаетесь; периодически выкладывайте посты по теме. Некоторые из наших учеников уже по достоинству оценили пользу ведения социальных сетей. После того как они завели себе аккаунт специалиста, с ними на связь стали выходить знакомые со словами «надо же, а я и не знал (-а), что ты этим занимаешься, мне как раз нужно…».
2. Ведите собственный блог. Этот вариант подойдет только тем, кто умеет красиво и грамотно писать, знает, как текстом завлечь аудиторию; умеет интересно рассказывать о своей работе. Например, можно завести блог на WordPress или выкладывать статьи на ЯндексДзен.
3. Участвуйте в тематических форумах. Очень часто пользователи начинают искать ответы на специализированных форумах и в сообществах/клубах. Если вы начнете давать людям полезные рекомендации и советы, то о вас очень скоро узнают, и появится больше заказов.
4. Используйте консультации как элемент продажи своих услуг. На бесплатной консультации клиент сможет узнать о вас больше и сформировать о вас мнение. На этом этапе важно грамотно и убедительно разговаривать. Клиент не пойдет за специалистом, который заикается, сбивчиво формулирует мысли, перескакивает с одной мысли на другую. Можно заранее составить примерный план рассказа о своих услугах и даже потренироваться перед зеркалом.
5. Знайте себе цену. Услуги тендерного специалиста должны стоить дорого, и об этом выше мы уже рассказали. Клиент должен понимать, что потраченные средства ему вернутся уже с первым выигранным контрактам.

Как видите, рекомендации несложные, но почему-то специалисты о них забывают и в итоге получают мало откликов и заказов.

Риск № 6. Не занимается самообучением и саморазвитием и, как следствие, не может предоставлять услуги по комплексному сопровождению.

Своим ученикам мы всегда советуем начинать работать с предоставления простых тендерных услуг. Уже после прохождения бесплатного марафона некоторые ученики осваивают, как зарегистрировать клиента в ЕИС, оформить электронную подпись, подобрать закупки по нише клиента, сделать анализ закупки. Именно с этих простейших услуг следует начинать.

Однако дальше не нужно останавливаться, займитесь самообучением, самообразованием или пройдите платный курс. Клиенты хотят видеть перед собой компетентного тендерного специалиста. Если клиент обратится к вам за комплексным сопровождением, а вы не можете ему этого дать, то больше он к вам не вернется.
Настоящие профессионалы своего дела оказывают услуги по составлению жалоб в ФАС и отстаиванию интересов поставщика в суде.

Сколько стоят услуги тендерных специалистов:

• зарегистрировать пользователя в ЕИС – 3 000 — 4 000 руб.;
• регистрация на одной ЭТП – от 1 000 руб.;
• настроить браузер, ПО на АРМ одного пользователя — от 1 500 руб.;
• подготовить котировочную заявку – от 1 500 руб.;
• подготовить заявку на конкурс – от 5 000 руб.;
• подготовить заявку на электронный аукцион – от 3 000 руб. (200 – 300 руб. за один товар/материал);
• подать заявку на участие в электронной закупке – от 1 000 руб.;
• участие в торгах на ЭТП – от 1 000 руб.;
• направить заказчику запрос на разъяснения положений документации – от 1 000 руб.;
• составить жалобу в ФАС – от 5 000 руб.;
• проанализировать документацию на наличие «подводных камней» и «заточки» под «своего» исполнителя – от 5 000 руб.;
• консультация в онлайне – от 500 руб.;
• оформление электронной подписи – 500 руб.;
• полное тендерное сопровождение – от 10 000 руб.

Начните с выполнения 3-5 услуг, но поставьте себе цель освоить все вышеперечисленные направления.

Риск № 7. Проигрывает конкурентам, потому что не использует в своей работе платные поисковики и агрегаторы

В своей работе тендерные специалисты составляют подборки интересных для клиента закупок, выполняют анализ актуальных и завершенных процедур и т.д., поэтому важно пользоваться хорошими поисковиками.

Бесплатный поиск закупок можно осуществлять на сайте www.zakupki.gov.ru (ЕИС), но со временем вы поймете, что этого инструмента недостаточно. Перед конкурентами выигрывают те специалисты, которые используют в работе платные поисковики и агрегаторы. Их преимущества:

• поиск сразу по несколько «ключам» одновременно;
• расширенная система меток;
• настройка получения автоматической рассылки;
• информация из различных каталогов и реестров;
• шаблоны документов и форм;
• модуль аналитики
• и т.д.

В ЕИС функционал ограничен, поэтому он не подходит для оказания тендерных услуг. К тому же на сайте иногда могут происходить сбои и профилактика, а вам в это время нужно срочно найти закупку. На помощь приходят платные сервисы по поиску закупок, на которых собираются сведения с сотен торговых площадок:

• Seldon
• Тenderplan
• TenderWIN
• и др.

В числе прочих преимуществ данных сервисов – они предоставляют своим пользователям бесплатный тестовый период до 14 дней.

Риск № 8. Клиент исчез, не расплатившись. Не частое явление, но чтобы такого не случилось, нужно заранее оговаривать условия сотрудничества, условия оплаты (аванс, предоплата). И не просто оговаривать, а фиксировать зоны ответственности сторон в договоре.

На рынке тендерных услуг практически не встречаются случаи, когда клиент исчезает, не оплатив работу специалиста. Ведь среди клиентов – предприниматели, руководители компаний поставщиков. Они имеют статус в бизнес-сообществах и деловую репутацию. Но произойти может всякое.

Чтобы не попадать в неприятные ситуации и не «махать руками после драки» все условия и зоны ответственности нужно обсуждать заранее. Но в этом деле не работают устные договоренности, лучше всего подробно изложить условия в договоре, прописав также форс-мажорные ситуации, штрафы, банковские реквизиты сторон.

При документальном оформлении сотрудничества клиент не сможет скрыться и не будет обвинять вас в том, в чем вы не виноваты. При необходимости вы всегда сможете его найти, обратившись в соответствующие органы или суд.

По согласованию сторон в договоре можно прописать условие об авансе или предоплате. В этом случае вы будете работать спокойно, не волнуясь о своевременном получении вознаграждения.

Риск № 9. В кризис и экономически нестабильное время работы у тендерных специалистов становится меньше. На самом деле это не так, потому что многие компании переходят из классического бизнеса в тендерные продажи, поэтому клиенты будут всегда.

Военные действия на Украине отражаются на российской экономике, поэтому тендерные специалисты обеспокоены вопросом: будут ли клиенты, ведь сейчас наложены санкции на некоторые иностранные товары и комплектующие, а доллар резко вырос?

Конкретные прогнозы сейчас давать трудно, но если разобраться объективно, то экономика России и раньше переносила кризис. Однако государство продолжало проводить закупки, а средств выделялось даже еще больше из года в год в эту сферу.

В трудные экономические времена Правительство РФ разрабатывает меры поддержки бизнеса, а также вносит антикризисные поправки в законодательство.

Да, некоторые ниши могут исчезнуть, но будут развиваться другие направления, например, гособоронзаказ. В рамках гособоронзаказа осуществляются не только поставки вооружения, но и одежды, продуктов питания для российской армии.

Многие поставщики и производители переходят из прямых продаж в тендерные продажи, потому что уверены в госзаказчиках как в деловых партнерах: государство всегда платит в срок за исполненные госконтракты, в противном случае заказчики получают штрафы, вплоть до уголовной ответственности.

Количество поставщиков госзаказа регулярно растет, об этом говорит растущая цифра количества пользователей на сайте ЕИС. Сейчас в ЕРУЗ зарегистрировано более 610 000 участников закупок. Все они – потенциальные клиенты тендерных специалистов. Соответственно, у последних всегда будет работа.

Риск № 10. Неправильно заключенный договор с клиентом может привести к вопросам со стороны ФНС и трудинспекции и переквалификации его в трудовой. Как научиться грамотному оформлению договоров?

Выше мы рассказали о важности заключения договора между сторонами. Но договорные взаимоотношения нужно заключать грамотно, в соответствии с нормами законодательства.

Во-первых, это должен быть договор гражданско-правового характера (ГПХ, ГПД), составленный по всем правилам. Неправильно составленный договор ГПХ налоговая и трудинспекция могут проверить и расценить как трудовой договор и применить к вам меры административной ответственности.

Во-вторых, в договоре нужно грамотно распределять между сторонами зоны ответственности, чтобы исключить спорные ситуации в дальнейшем.

На Мини-курсе «Тендерное сопровождение: оформление договорных отношений» мы разбираем форматы сотрудничества сторон, варианты дистанционного обмена документацией, даем готовые шаблоны и много другой полезной информации. Знания, полученные на Мини-курсе, помогут не иметь проблем с контрольными органами.

3. Резюме

В своей работе тендерные специалисты могут сталкиваться с определенными рисками, которых боятся новички. При близком рассмотрении это вполне «человеческие» факторы, которых можно избежать при правильном подходе к делу.

Также не нужно бояться остаться без заказов, потому что виден рост количества участников госзакупок, развиваются новые ниши, регулярно выделяются средства на осуществление процедур.

Подписывайтесь на Тендерный клуб в Телеграм, где мы собрали тех, кто может поделиться своим опытом, и тех, кто готов его впитывать.