Как написать запрос на коммерческое предложение?

Есть коммерческие предложения, которые мы отправляем дилерам, производителям, дистрибьюторам и так далее для того, чтобы получить коммерческое предложение, которое дальше мы будем использовать.

Здесь основной принцип в том, что участники закупок, менеджеры, так или иначе должны уметь работать с этими запросами - правильно запрашивать информацию у поставщиков, дистрибьюторов для того, чтобы получать от них коммерческие предложения в соответствии со своими запросами и использовать полученную информацию потом для формирования заявки для участия в тендерах, для того, чтобы иметь возможность, в том числе за счёт цены, побеждать в закупках. Потому что цена, она имеет определённое значение в большинстве закупок, таких как запрос котировок, аукцион. В этих закупках у нас основной критерий - это цена. И в зависимости от того, какую цену мы получили от производителя, мы можем либо победить, либо, наоборот, нет.

Поэтому, что касается подготовки запроса на коммерческое предложение, есть определённая структура, которой нужно придерживаться для того, чтобы вы получали ту информацию, которая вам нужна. Есть определённые правила этикета и есть определённые правила составления таких запросов.

Первое, что есть в запросе, - это введение. Мы указываем информацию о своей компании, указываем контактные данные, чем мы занимаемся, и, в том числе, указываем цель запроса и контекст, в котором мы обращаемся к производителю или дистрибьютору.

Дальше идёт описание потребностей, то есть мы подробно описываем те товары или услуги, которые нам требуются, указываем, сколько нам чего нужно, в какие сроки и какие особенности для нас имеют значение. Если у нас есть какая-то спецификация, технические требования, это тоже можно приложить к запросу, чтобы производителю, дистрибьютору было более понятно, чего вы от него хотите.

Дальше, следующий раздел - это условия, требования. Если есть какие-то условия, допустим, в плане поставок или требований к производству и так далее, то это может тоже быть указано в самом запросе. Специфические требования, которые необходимо удовлетворить. В том числе можно уточнить ожидания по ценам, по условиям оплаты, по срокам. Спросить, предоставляет ли дистрибьютор скидки при заказе какой-то конкретной партии, есть ли отсроченные платежи и так далее. Поставляет ли он товар, либо нужно будет это вывозить самостоятельно со склада. Ну, в общем, вот те моменты, которые для нас имеют значение.

Дальше - инструкции по предоставлению предложений. Если в компании есть какой-то регламент, по которому потом будет происходить сравнение поступивших предложений, то можно указать чётко сроки, в течение которых вы ожидаете получить предложение от производителя, указываете адрес и способы, как можно отправить вам это коммерческое предложение: либо на электронную почту, либо, например, факсом, либо на какой-нибудь мессенджер, если такое возможно. Ну и если есть какие-то специальные требования к формату, содержанию предложения, то это тоже может быть здесь прописано. Либо вы можете предоставить форму, по которой вы ожидаете получить предложение от производителя. Но такое могут себе позволить какие-то крупные компании, которые имеют определённый регламент и требования к получаемым предложениям от поставщиков.

Дальше указываем контактную информацию, контактное лицо, контактные данные для того, чтобы можно было с ним связаться и что-то уточнить.

Ну и заключительное обращение, выразить надежду на долгосрочное, успешное сотрудничество. Вот правила, которых стоит придерживаться для того, чтобы ваш запрос не остался без внимания и на него могли корректно ответить, чтобы этот ответ вас удовлетворил.

Можно по старинке адресно отправлять запросы по всем найденным поставщикам, производителям. Это очень ресурсоёмкий процесс, который занимает очень много времени. И если говорить про тендерные продажи и тех участников, которые не являются сами производителями, а которые закупают товар и потом перепродают его заказчикам, то операция по поиску, подбору, отправке запросов на получение коммерческих предложений занимает максимальное количество времени в сравнении с другими операциями, которые выполняет участник. И на рынке есть специализированные сервисы, которые позволяют это автоматизировать и сократить издержки на данную деятельность в разы.

У нас, кстати, есть на эту тему отдельный мини-курс, который записан с разработчиками одного из таких сервисов, где мы подробно разбираем алгоритмы работы с программой, в том числе какие здесь есть нюансы в плане обращения к поставщикам, формирования запросов на коммерческие предложения, в том числе вопросы, связанные с сортировкой, уторговыванием, чтобы вы могли уменьшить свои трудозатраты на поиск поставщиков с лучшими ценами. Ниже мы обязательно разместим ссылку на курс, чтобы вы могли с ним более детально ознакомиться.