Для одних закупок заказчики создают контрактные службы, а для других – назначают контрактного управляющего. Данный выбор зависит от совокупного годового объема закупок (СГОЗ), осуществляемого в бюджетной организации.

В своей работе участники подразделения руководствуются:

— нормами 44-ФЗ;

— Приказом Минэконома № 631;

— внутренним приказом учреждения о создании службы;

— персональной должностной инструкцией.

Рассказываем о функционале, полномочиях и ответственности за нарушение законодательства в сфере закупок для должностных лиц.

Законодательная база

Вопросам создания контрактной службы, ее полномочиям, требованиям к ее участникам посвящена статья 38 Закона № 44-ФЗ. Это главный норматив, который разъясняет, в каких случаях создается подразделение, какие обязанности должно выполнять, какое образование должны иметь сотрудники, входящие в ее состав.

Важно! Контрактная служба формируется на основании утвержденного положения компании о необходимости создания данного объединения работников. Исходя из этого положения, будут разработаны правила и порядок работы контрактной службы, назначенной в бюджетной организации.

Положение должно быть максимально сопряжено с нормами контрактного законодательства, и для грамотной его подготовки Минэкономразвития разработало Типовое положение о контрактной службе, утвержденное Приказом ведомства № 631 от 29.10.2013 года. На эту типовую инструкцию должны опираться заказчики при формировании подразделения.

Осуществляя свои функции и полномочия, работники контрактной службы  действуют согласно нормам законодательства о закупках, Гражданским Кодексом по той их части, где они вправе регулировать проведение государственных и муниципальных процедур.

Что такое контрактная служба в сфере закупок?

Контрактная служба – это группа лиц (работников бюджетной организации), объединенных на основании приказа компании с целью осуществления регулирования закупочных мероприятий. В рамках их полномочий происходит полное удовлетворение потребностей бюджетной организации и ее полноценная работа.

Являясь внутренним структурным образованием, контрактная служба присутствует на всех этапах осуществления закупок, начиная с момента планирования и заканчивая контролем за исполнением обязательств поставщика, расчетами с ним. А при необходимости – готовит жалобы в ФАС, подает иски и претензии в суды, участвует в правовых разбирательствах.

Согласно ч.1 ст.38 44-ФЗ заказчики не обязаны создавать закупочное подразделение. Необходимость возникает в том случае, когда совокупный годовой объем закупок учреждения превышает 100 млн. руб.

Если СГОЗ не дотягивает до этой суммы, то заказчик может ввести должность контрактного управляющего из числа компетентных сотрудников, который будет выполнять функции по контролю закупок, исполнению контрактов (ч.2 ст.38 44-ФЗ).

Опять же, основываясь на ч.1 ст.38, заказчик может не создавать отдельное структурное объединение, достаточно будет сформировать группу из специалистов различных отделов, имеющих необходимый уровень квалификации и способных вести полноценную работу по регулированию закупочных процедур в рамках своей компетенции.

Этапы создания отдела по организации и регулированию закупок

Если государственному или муниципальному заказчику необходимо сформировать контрактную службу или назначить контрактного управляющего, то он готовит соответствующий приказ.

Должность управляющего обязательно должна быть включена в штатное расписание компании. Это должен быть отдельный человек из числа специалистов, который будет выполнять обязанности в рамках своей должности. Заказчики не могут нагружать этим дополнительным функционалом других сотрудников, у которых есть своя работа, иначе произойдет наложение задач и не будет обеспечено полноценное осуществление процедур.

Реальная картина в области государственных закупок показывает, что на сегодняшний день объем задач при проведении процедур достаточно большой, поэтому так называемый совместитель попросту не сможет справиться с таким количеством обязанностей. Более того, если заказчик берет на должность контрактного управляющего совместителя, то он нарушает нормы Трудового Кодекса.

Алгоритм действий заказчика при создании контрактной службы и управляющего будет аналогичным:

• готовится приказ о создании закупочного подразделения или назначении управляющего. На этом шаге решается вопрос о необходимости введения отдельных должностей или формирования объединения специалистов, исходя из показателей СГОЗ бюджетной организации;
• вносятся корректировки в действующий штатный график с обоснованием. Изменения вносятся с целью соблюдения норм закона в области закупок – это и будет обоснованием;
• издается положение о структурном подразделении, которое будет заниматься закупками. Если будут назначаться отдельные должностные единицы, то нужно будет разработать для них должностные инструкции.

Содержание приказа о создании

Отдел по регулированию закупок начинает свою работу на основании приказа компании о необходимости его формирования. Подписывать данный нормативный акт вправе только руководитель учреждения, потому что вводится новая рабочая единица.

Какие пункты обязательно должны быть включены в текст приказа:

• дата, когда создается подразделение;
• сведения об участниках данного объединения. Причем эта информация утверждается в виде отдельного документа к приказу, так как участники отдела в процессе могут меняться, и при необходимости нужно будет только исправить приложение. В самом же приказе указывается только руководитель подразделения, потому что он является ответственным лицом за первичную организацию деятельности контрактной службы, контроль ее функционирования на начальной стадии;
• в отдельном приложении к приказу может быть утвержден и норматив о формируемом объединении сотрудников компании, в котором отражается зона его ответственности (функции и полномочия специалистов, цели введения отдела в работу, спектр задач). Положение о закупочном подразделении составляется на основании Типового положения, установленного Минфином в 2013 г.
• дата, когда приказ вступит в силу (дата подписания, либо конкретная дата).

Кто входит в состав подразделения?

В Типовом положении Минфина говорится, что контрактная служба должна состоять из двух и более специалистов. Точное количество участников определяет лично заказчик, исходя из совокупного годового объема закупок и объема предстоящих задач.

Участниками структурного подразделения могут быть только должностные лица заказчика, которые входят в состав группы на основании официально заключенных трудовых взаимоотношений.

Если в состав контрактной службы войдут специалисты, у которых более развернутый круг функций и полномочий, то с ними нужно будет заключить отдельное допсоглашение к трудовому договору и прописать пункты о расширенном функционале, финансовых доплатах.

В состав отдела закупок входят: 

• руководитель. Если объединение не является самостоятельной единицей, то во главе может стать только руководитель компании заказчика или кто-то из его заместителей. Если отдел формируется в качестве самостоятельной единицы, то руководитель назначается отдельно;
• заместители руководителя или старшие специалисты. Эти лица должны будут контролировать работу подразделения во время отсутствия непосредственного руководителя и выполнять свои основные функции, если руководитель на месте;
• специалисты контрактной службы. Они непосредственно решают задачи, направленные на обеспечение интересов компании в рамках проведения закупок.

Состав специалистов отдела закупок утверждается заказчиком на основании пп.2 п.6 Типового норматива.

Требования к компетенции участников объединения

Требования к образованию членов подразделения изложены в ч.6 ст.38 44-ФЗ: и специалисты службы, и контрактные управляющие должны иметь профильное или высшее образование в области закупочных мероприятий.

Заинтересованные заказчики могут отправлять своих работников на курсы профессиональной подготовки или повышения квалификации по 44-ФЗ. Если будут назначены сотрудники без соответствующей компетенции, то это будет считаться несоблюдением норм контрактного законодательства.

По итогу обучения специалисты получают документ, подтверждающий их квалификацию, и являющийся основанием для назначения их управляющими или участниками подразделения организации закупок.

В совместном письме Минэконома № 5594-ЕЕ/Д28и и Минобрнауки РФ № АК-553/06 от 12.03.2015 г. «О направлении методических рекомендаций» в пункте 2.3 говорится о минимальном периоде профильной подготовки специалистов – не меньше 108 часов.

Должностная инструкция: ключевые обязанности отдела закупок

В должностной инструкции контрактной службы описываются обязанности, полномочия и задачи, которые необходимо выполнять по части осуществления закупок. Документ состоит из первоочередных вопросов, которые должно решать подразделение.

В тексте положения приводятся главные обязанности каждого участника группы, и указывается ответственность за нарушение данных пунктов.

Основные функции контрактной службы:

• выявлять и формулировать нужды заказчика и фиксировать их в плане-графике к мероприятию;
• заполнять планы-графики, вносить правки, если потребности будут меняться;
• определяться со способом выбора исполнителей при осуществлении закупок, проверять сформированное обоснование НМЦК;
• составлять извещения и закупочную документацию и размещать их на портале ЕИС;
• разрабатывать проекты контрактов и типовую документацию;
• обеспечивать предоставление льгот и преференций соответствующим категориям участников;
• организовывать деятельность комиссий по закупкам, осуществлять техническое обеспечение их деятельности;
• хранить все поступающие заявки до момента вскрытия, а затем – до момента подписания итоговых протоколов по процедурам;
• вести отчетную деятельность по проведенным торгам, исполненным обязательствам, неисполненным договорам, включению неисполнителей в РНП;
• взаимодействовать с будущими подрядчиками, отвечать на их вопросы, касающиеся исполнения контрактов до момента заключения с помощью функционала ЕИС и электронных торговых площадок;
• осуществлять контроль обеспечительных мер по контрактам, которые поступают на расчетный счет заказчика в виде прямых переводов от поставщика или банковской гарантии (соблюдение норм законодательства в части получения БГ, а также проверки финансовых учреждений, предоставивших участнику банковскую гарантию);
• вести приемку товаров, работ, услуг; организовывать проведение экспертизы; контролировать финансовые переводы исполнителям;
• контролировать возврат обеспечительных мер поставщикам.

Это далеко не весь круг обязанностей структурного подразделения. Помимо названных функций, служба решает разнообразные задачи, вытекающие из целей реализации 44-ФЗ и сопутствующих подзаконных актов.

Ответственность подразделения

Каждый специалист контрактной службы имеет свой круг обязанностей по исполнению закупочного законодательства. И в случае несоблюдения этих норм должностное лицо понесет персональную ответственность.

Штрафные меры, направленные в адрес виновников, делятся на три категории:

• дисциплинарные взыскания назначаются за нарушение положений трудового законодательства и применяемого в учреждении коллективного договора. Применять такие санкции или нет в отношении сотрудника, решает лично работодатель по результатам внутренней проверки в части несоблюдения норм контрактного законодательства;
• административные санкции назначаются за несоблюдение КоАП. Выносить решение об использовании данных мер могут только уполномоченные надзорные ведомства;
• уголовная ответственность предусмотрена в случае нанесения государству существенного ущерба. Наказание может выноситься только в отношении физических лиц, чьи неправомерные действия были доказаны в ходе проверки, и было выявлено умышленное причинение ущерба с целью получения личной выгоды. Назначать наказания виновным лицам вправе только суд после детальных разбирательств по делу на основании предоставленных материалов и доказательств.

Названные меры ответственности могут выноситься как по отдельности, так и одновременно. Однако в каждой определенной ситуации необходим индивидуальный подход к делу, чтобы можно было правильно назначить меру наказания.

Закупочная комиссия

Последний раздел статьи мы решили посвятить созданию заказчиком закупочной комиссии при проведении процедур, чтобы разграничить это понятие с понятием контрактной службы. Не стоит путать два этих термина.

Закупочная комиссия вводится в работу бюджетного учреждения для определения исполнителей в случае проведения конкурентных мероприятий. Если закупка проводится у единственного поставщика, то комиссию создавать не нужно согласно ч.1 ст.39 44-ФЗ.

Контрактное законодательство разрешает закупщикам создавать комиссию для регулирования конкретной процедуры, для определения исполнителя одним из способов, либо создать единую комиссионную группу независимо от способа выбора исполнителя.

Согласно 44-ФЗ комиссия должна состоять не менее чем из 5 человек в рамках проведения конкурсов, аукционов, и от 3-х специалистов и более – в иных случаях. В законодательстве не говорится о максимальном количестве состава комиссии.

Участниками группы могут быть не только лица, прошедшие профессиональную подготовку или переобучение (как в случае с контрактной службой), но и лица, обладающие специальными знаниями и опытом по предмету мероприятия.

В отличие от контрактной службы закупочная комиссия выполняет более мелкие задачи, связанные с обработкой заявок в рамках определения исполнителя:

• распечатывает конверты с заявками участников конкурсов;
• фиксирует вскрытие конвертов в протоколе;
• подписывает протоколы вскрытия конвертов;
• изучает обе части заявок и принимает решение о допуске того или иного претендента;
• подписывает протоколы обработки заявок и итоговые протоколы, готовит протокол изучения заявок.

Если запланированные торги не имеют специфики проведения и не требуется привлечение конкретных специалистов, то лучше собрать единую комиссию, независимо от предмета торгов и способа выбора подрядчика.