Накладная на возврат товара: что это такое и как ее подготовить?

Заказчику
Андрей Плешков
Развиваю вместе с топовыми экспертами soft и hard skills специалистов в тендерном клубе
В ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» описаны требования к накладной на возврат товара (статья 9). Налогоплательщик вправе использовать первичный документ по форме, которую разработал самостоятельно. Однако нередко применяют стандартизированную форму ТОРГ-12 для фиксации возврата партии продукции. На ее примере покажем ключевые нюансы заполнения возвратной накладной.

Когда возможен возврат товара?

Основываясь на действующем законодательстве, стороны сделки прописывают свои права в договоре для исключения дальнейших споров.

Поставляемый товар должен быть подробно описан в договоре по согласованию сторон:

  • по качеству (п.2 ст.475 ГК РФ);
  • по разновидности (п.3 ст.468 ГК РФ);
  • по комплектности (п.2 ст.480 ГК РФ);
  • по упаковке (п.3 ст.482 ГК РФ).

Руководствуясь Гражданским кодексом, покупатель может вернуть поставщику партию продукции, если она не проходит по названным критериям.

Причины возврата на этом не заканчиваются: по ГК РФ разрешается сдать обратно дефектные товары в полном или частичном объеме, даже если покупатель заплатил за партию. Соответственно, в договоре или дополнительном соглашении можно отразить другие причины для возврата продукции:

  • срок годности подошел к концу;
  • продажа товара невозможна;
  • не поступила оплата;
  • поставлен качественный товар, но он не соответствует целям приобретателя;
  • обновилась товарная линейка и прочее.

Как документально оформить отказ от приемки и возврат продукции?

Проверка покупателем объема, комплектации и качества партии груза должна осуществляться на этапе приемки или позже, но в предусмотренные законодательством или договором временные рамки (п.2 ст.513, п.2 ст.474 ГК РФ).

При обнаружении дефектов на этапе приемки, до принятия в учет, достаточно составить акт о несоответствии по объему и качеству поставленных товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2 или иной документ похожего содержания. Примечание: для возврата импортной продукции применяется форма ТОРГ-3.

Если возникла необходимость сдать товар обратно после оприходования, то необходимо использовать товаросопроводительную форму – накладная на возврат товара поставщику.

Основания для возврата обязательно указываются в документе.

  1. Если возвращается бракованная или некомплектная продукция, то составляется акт о выявлении скрытых дефектов, письма претензионного содержания.
  2. Если отказ происходит по качественной партии в соответствии с договором или дополнительным соглашением, то прикладываются заранее оговоренные акты, письма и иные формы.

В накладной на возврат необходимо сослаться на названные документы и приложить их, если того требует сложившаяся ситуация.

Принцип оформления возвратной накладной остается одинаковым независимо от оснований на возврат. Дополнительные причины необходимо фиксировать в документах, которыми руководствуется покупатель при возврате груза, включая качественную партию, поставщику.

Особенности составления возвратной товарной накладной

Для оформления возврата товара можно использовать следующий образец:

Накладная на возврат — СКАЧАТЬ

При сдаче обратно партии груза поставщиком и грузоотправителем является покупатель по договору. В соответствующих строчках прописываются название, место нахождения, реквизиты банка.

Примечание: заполнять сведения о грузоотправителе необязательно (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-15/24227@).

В разделе «Грузополучатель» заполняются наименование и данные поставщика по договору. Он же выступает и плательщиком, если покупатель отдает обратно оплаченный груз и желает вернуть свои средства. Если финансовые операции не предусмотрены, то раздел «Плательщик» можно оставить пустым.

Ключевым блоком в накладной на возврат товара поставщику является раздел «Основание». В нем необходимо отразить название выполняемых действий — «Возврат товаров», а также детально прописать:

  • номера и даты накладных, по которым возвращается груз;
  • номер и дату договора;
  • наименования и данные актов, дефектных ведомостей, писем и других форм, которые необходимо прикладывать по закону и по условиям договора.

Возвратная накладная нумеруется в соответствии с внутренним учетом документов компании. Если партия перевозится на автомобильном транспорте, то заполняется транспортная накладная с указанием номера и даты документа.

Сведения для товарного раздела берутся из накладных, по которому продукция учитывалась в приходе. Накладная должна быть заполнена таким образом, чтобы можно было однозначно сопоставить ранее предоставленный и сдаваемый обратно товар. Следовательно, название, единицы измерения и упаковки, цифры… должны быть аналогичны первоначальной информации, указанной в накладной. Проще говоря, имущество возвращается на тех же условиях, на которых было приобретено.

Возвратная накладная заверяется подписями директора и уполномоченных лиц — заместителем и главным бухгалтером. При отгрузке должны присутствовать материально ответственные сотрудники, которые подписывают документ по итогу – представитель контрагента или представитель компании перевозчика.

На заметку: Всегда необходимо помнить про налог на добавленную стоимость. Если поставщик работает с НДС, то в первоначальную товарную накладную он закладывает сумму налога к отчислению. Для заказчиков есть нюансы. Если организация является плательщиком НДС, то в возвратной форме необходимо отразить ставку, подлежащую отчислению в соответствующих строчках документа – 13 и 14. Если заказчик работает без НДС, то эта сумма не учитывается в возвратной стоимости (Письма Минфина России №03-07-15/8473 от 19.03.2013, ФНС России №ЕД-4-3/8562@ от 14.05.2013). В данной ситуации в полях для указания НДС составитель проставляет нулевые значения.

Пошаговое руководство по возврату товара (с учетом НДС)

Вопрос эксперту
Как выглядит алгоритм действий сторон при возврате продукции?
Андрей Плешков
Шаг 1. Стороны составляют документ, содержащий основание для возврата товара – обоюдное соглашение, уведомление об одностороннем расторжении договора, акт о некачественной продукции.

Шаг 2. Покупатель заполняет накладную на возврат товара поставщику (по форме ТОРГ-12 или использует собственный шаблон). В документе ставится отметка – «Возврат товара».

Шаг 3. Поставщик оформляет корректировочный счет-фактуру на стоимость продукции, которую сдает обратно приобретатель.

Шаг 4. Продавец учитывает сумму НДС для отчисления по возвращаемой партии, руководствуясь корректировочным счете-фактурой (п.5, 13 ст. 171; п.4, 10 ст.172 НК РФ в периоде возврата или на протяжении года после него).

Шаг 5. Покупатель, работающий с НДС, восстанавливает НДС по возвращенному имуществу, если он учитывал эту сумму в вычете, на основании корректировочного счета-фактуры.

Шаг 6. При восстановлении НДС покупатель отражает в книге продаж корректировочный счет-фактуру, предоставленный поставщиком (пп.4 п.3 ст.170 НК РФ).

Заключение

Покупатель вправе по закону вернуть бракованный или некомплектный товар. Также условия возврата указываются в договоре, по которому можно сдать обратно поставщику истекший по сроку годности или непроданный товар. Если дефекты обнаруживаются на этапе приемки, то возврат оформляется с помощью акта о несоответствии по качеству и объему партии.

Товарная накладная заполняется при возврате оприходованного имущества. При этом важно внимательно оформить документы, обосновывающие данные действия. На них необходимо ссылаться в товарной накладной и их же прикладывать к основному документу.

Сведения об изначально поступившей продукции должны совпадать в документах при возврате груза.

Андрей Плешков
Развиваю вместе с топовыми экспертами soft и hard skills специалистов в тендерном клубе
Телеграм-чат
Если у вас остались вопросы по теме статьи, то задавайте их в комментариях к статье. Подписывайтесь на наш Телеграм-чат, в котором состоят опытные поставщики, заказчики, предприниматели. В чате вы можете общаться с коллегами, задавать вопросы и получать быстрые ответы.
Оцените статью
Азбука тендеров
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.

Как выглядит алгоритм действий сторон при возврате продукции?
Шаг 1. Стороны составляют документ, содержащий основание для возврата товара – обоюдное соглашение, уведомление об одностороннем расторжении договора, акт о некачественной продукции.

Шаг 2. Покупатель заполняет накладную на возврат товара поставщику (по форме ТОРГ-12 или использует собственный шаблон). В документе ставится отметка – «Возврат товара».

Шаг 3. Поставщик оформляет корректировочный счет-фактуру на стоимость продукции, которую сдает обратно приобретатель.

Шаг 4. Продавец учитывает сумму НДС для отчисления по возвращаемой партии, руководствуясь корректировочным счете-фактурой (п.5, 13 ст. 171; п.4, 10 ст.172 НК РФ в периоде возврата или на протяжении года после него).

Шаг 5. Покупатель, работающий с НДС, восстанавливает НДС по возвращенному имуществу, если он учитывал эту сумму в вычете, на основании корректировочного счета-фактуры.

Шаг 6. При восстановлении НДС покупатель отражает в книге продаж корректировочный счет-фактуру, предоставленный поставщиком (пп.4 п.3 ст.170 НК РФ).