Карточка закупки, как промежуточный этап анализа

Карточка закупки – это не та информация, которая дается на электронной площадке или сайте ЕИС. Это некое досье на процедуру, которое вы ведете сами и отражаете в нем все необходимое для согласования с руководством и принятия решений. Разобрали, что такое карточка закупки, кому и зачем она нужна, что в нее записывается.

Ведущий подкаста

Андрей Плешков

Развиваю вместе с топовыми экспертами soft и hard skills специалистов в тендерном клубе

Ведущий подкаста

Евгений Бобышев

Эксперт по госзакупкам, соавтор онлайн-академии "Азбука тендеров"

Андрей Плешков: Коллеги, всех приветствую! На связи Тендерный клуб, и с вами Андрей Плешков и Евгений Бобышев. В сегодняшнем выпуске затронем практическую тему – «Карточка закупки».

Что такое карточка закупки?

Евгений Бобышев: В разных компаниях карточку закупки называют по-разному: карточка тендера, аналитическая записка, но суть от этого не меняется – это промежуточный этап анализа, и, как правило, он представляет собой файл в формате doc или exсel, или это некий чек-лист, который содержит в себе ключевую информацию о закупке.

В этом файле должна содержаться информация, необходимая для принятия решений: участвовать или не участвовать. У каждого участника закупки название и содержание этой карточки может быть своим.

Кто пользуется карточками закупок?

1. Крупные компании, в которых есть полноценный тендерный отдел, и где ключевое решение принимает руководитель тендерного отдела или руководитель компании, который согласовывает участие в торгах.
2. Компании, которые участвуют часто и много, чаще всего, веерным способом. И чтобы не упустить никакой информации по большому количеству закупок, готовится карточка закупки.

Небольшие компании или просто ИП такие карточки ленятся делать и считают, что всю информацию они могут держать в голове, и при необходимости открыть закупку и еще раз посмотреть. Мягко говоря, это неправильный подход, потому что все равно информация забывается.

Андрей Плешков: У меня приходит ассоциация – тендерное досье…

Евгений Бобышев: Да, это интересное название, и на практике его мало кто использует.

Для чего нужна карточка закупки?

В карточке аккумулируется вся информация, которая нужна для участия в закупке

В нашем чате мы проводили опрос, знают ли участники, что такое карточка закупки. Многие ответили, что это общая информация, которая размещается на площадке и на сайте ЕИС. На самом деле, то, что мы видим на ЭТП и в ЕИС, называется извещением – информация о закупке + дополнительные документы. Но не вся информация, необходимая нам для принятия решения, содержится в извещении. Для того, чтобы принять решение, будем или не будем мы участвовать в торгах, нужно еще скачать документы, ознакомиться с проектом контракта, ТЗ, почитать общую часть информации…

Даже в поисковых агрегаторах, которые формируют карточки закупок, представлена не вся информация. И часто в этих карточках встречаются разночтения, которые вводят участника в заблуждение: есть ли там обеспечение или нет, какие сроки… и чтобы всю эту информацию получить, нам нужно создать свою карточку.

Для фиксации ключевой информации и экономии времени при повторном обращении к закупке

Когда у нас большой объем закупок, активное участие, то это может очень сильно экономить время тендерному специалисту. Бывает так, что отобрали 10-20 закупок для предварительного анализа, они подошли по всем параметрам. И каждый раз, забывая, что там внутри, приходится скачивать документы, заглядывать в проект контракта, искать важные моменты… В итоге вы теряете много сил и времени.

Если есть карточка, то достаточно в нее заглянуть, пройтись по всем параметрам и, тем самым, облегчить себе задачи. Безусловно, на начальном этапе, создание карточки закупки занимает некоторое время, но когда приходится каждый раз к ней обращаться, то в итоге время экономится.

Для согласования дальнейших решений с руководством

Руководству ведь не понесешь распечатанный проект контракта, извещение, документацию… У руководства нет времени во всем этом копаться, ему нужно резюме – короткая выдержка: стоит или не стоит участвовать.

Как раз карточка закупки может помочь специалисту аргументировать свои выводы и предложения по участию. Одно дело, когда ты на словах пытаешься объяснить нерентабельность участия, и совсем другое дело, когда ты наглядно показываешь все в карточке. В результате руководитель видит стоп-позиции и быстро принимает решение.

Нужна ли карточка закупки небольшим компаниям?

Евгений Бобышев: На этот счет есть разные мнения. Кто-то использует Тендерплан и ключевые моменты отражает в комментариях. Но это все должно быть приведено в единую структуру. Общение сотрудников в чате сервиса тоже экономит время. Они заходят в переписку и видят комментарии от коллег, могут написать свои выводы.

Андрей Плешков: Можно сказать, что происходит внутренняя автоматизация, и это придает системность деятельности, а не просто мы бегаем с бумажками…

Евгений Бобышев: В больших компаниях используют карточки встроенные в CRM-систему Битрикс или 1С. Эти системы достаточно гибкие, они настраиваются под конкретную компанию, и там можно всю информацию загружать автоматом, чтобы она никуда не потерялась.

Андрей Плешков:

Когда я работал в крупной консалтинговой компании руководителем тендерного отдела, то была отдельная CRM, в которой создавался отдельный раздел под тендеры, и там формировалась актуальная карточка закупки. И в ней все прописывалось: обеспечительные меры, сроки, нацрежим и т.д. Карточку мог посмотреть любой сотрудник, в том числе и руководитель, и провести анализ.

Содержание карточки закупки

Евгений Бобышев: У каждой компании содержание карточки закупки может быть своим. Вы выделяете только те моменты, которые являются для вас ключевыми для принятия решений.

Необязательно использовать тот список, который даем мы. Вы можете его подкорректировать, дополнить или сократить.

1. По какому закону проводится закупка (44-ФЗ, 223-ФЗ, коммерческая закупка).
2. Электронная площадка, на которой пройдут торги. По 223-ФЗ и в коммерческом сегменте перечень ЭТП может быть разнообразным. И если компания нашла интересную закупку, а у нее нет аккредитации на площадке, то она успеет зарегистрироваться и учесть бюджет, если участие платное.
3. Обеспечение заявки. Здесь есть разные подходы: кого-то обеспечение заявки останавливает, кого-то – нет. Также учитываем размер обеспечения. Если закупка по 44-ФЗ или закупка по 223-ФЗ для СМП, то обеспечение заявки вносим на спецсчет. А если это закупка по 223-ФЗ на общих основаниях или коммерческая закупка, тогда деньги вносятся на лицевой счет ЭТП.
4. Обеспечение исполнения контракта: есть ли оно или нет, и какой размер ОИК. Бывает, 5-10% и это для компании терпимо. А когда ОИК – 30%, то компании начинают задумываться, стоит ли сюда заходить. Кто-то вносит обеспечение деньгами, кто-то – гарантией.
5. Обеспечение гарантийных обязательств: есть ли оно или нет, и какой размер ОГО.
6. Наличие разрешительных документов: лицензии, допуски. Это важно для компаний, которые участвуют веерным способом. Если по закупке требуются разрешительные документы, а у компании их нет, то это сразу стоп-фактор.
7. Национальный режим: есть или нет, по каким НПА установлен (запреты, ограничения, условия допуска).
8. Разъяснение положений документации. Когда мы смотрим документацию, то в том числе обращаем внимание на разъяснения других участников (были они или не были, и что это за разъяснения). Если видим, что поступают жалобы на ошибки и несостыковки, то к этой закупке нужно подойти с большой настороженностью.
9. Сроки действия контракта: что это за контракт, сколько он действует по времени. У участников не всегда есть время ввязываться в долгие истории, они готовы работать с быстрыми поставками.
10. Срок исполнения обязательств по контракту. Если сжатые сроки, дальняя доставка или сложная логистика, то в эти сроки можно просто не уложиться.
11. Условия исполнения обязательств по контракту: либо разовая поставка, либо поставка по заявкам заказчика. В последнее время не все готовы ввязываться в долгие истории, годовые контракты по заявкам, потому что могут меняться цены, условия. Длительный контракт может оказаться невыгодным, если вы не производитель.
12. Количество мест поставки: сколько продукции, в одно или несколько мест нужно привезти. Это влияет на траты на доставку до заказчика.
13. Дальняя доставка: да или нет. Бывают такие закупки, где доставка возможна только авиатранспортом.
14. Разгрузка: за чей счет – поставщика или заказчика?
15. Есть ли установка (монтаж) оборудования, пусконаладка, обучение? Не все обращают на это внимание. Поставили оборудование, а потом оказывается, что нужно его еще подключить, обучить персонал… Все это повлечет дополнительные расходы на закупку, которые не были заложены изначально.
16. Срок оплаты по контракту. По 44-ФЗ и 223-ФЗ все понятно, а по коммерческим контрактам сроки могут быть разными.
17. Штрафы, санкции, суды заказчика. Если есть возможность, то нужно изучить арбитраж, лишним не будет.

Резюме

Евгений Бобышев: Карточка закупки – это полезный рабочий инструмент, чтобы экономить свое время, давать знакомиться с этим файлом другим сотрудникам, для передачи вышестоящему руководству и принятия решений.

Готовить это в виде отдельных файлов или встраивать в существующую CRM-систему, или пользоваться функциями платных агрегаторов – выбор каждого, но я рекомендую все-таки эту карточку готовить. Даже когда вы будете анализировать свои участия, вы сможете к этим карточкам возвращаться, посмотреть, почему проиграли, почему приняли решение или захотели отказаться…
Если не вести статистику, то через 1-2 месяца сложно будет вспомнить какую-то информацию.

Андрей Плешков

Развиваю вместе с топовыми экспертами soft и hard skills специалистов в тендерном клубе

Телеграм-чат

На этом будем заканчивать. Пишите свои вопросы в гостевом Телеграм-чате Тендерного клуба. До встречи в следующем выпуске!