Специалисту по тендерам важно правильно организовать свой день, чтобы выполнять задачи системно и ничего не упускать. Иногда приходится работать с такими объемами информации, что на одну только память лучше не надеяться. Рассказали о распорядке дня тендерного специалиста: как сформировать режим и чем для этого пользоваться.
Какие обязанности у менеджера по тендерам?
Специалист по тендерам в течение рабочего дня решает разные задачи. В зависимости от формата деятельности специалист либо сам планирует свой график задач, либо выполняет поручения руководителя. Ведь, как известно, работать можно не только в штате поставщика или заказчика, но и на себя (помощь бизнесу на фрилансе).
Как выглядит день специалиста по тендерам:
- регулярно отслеживает не только обновления законодательства, но и следит за политической обстановкой в стране и мире;
- контролирует каждый этап сделки: от подачи заявки и изменений в извещении, до выполнения обязательств и своевременного поступления средств от заказчика.
- интересуется антимонопольной и судебной практикой;
- следит за продлением электронной подписи и лицензии КриптоПро: если срок ЭП вышел и ее не успели продлить, то может сорваться подача заявки или и того хуже – участие в торгах.
- поддерживает компьютер (ноутбук) в рабочем состоянии: ПО и настройки должны соответствовать работе на электронных площадках и сайте ЕИС. Без соответствующих настроек не получится прикрепить документы на ЭТП или зарегистрировать компанию в ЕИС.
Это далеко не все задачи, которые выполняет менеджер в течение дня. Кроме этого, он выполняет поиск новых тендеров в нише клиента, формирует и подает заявки на ЭТП, от имени работодателя участвует в торгах и подает ценовые предложения на аукционах, перечисляет обеспечение, получает независимую гарантию.
В некоторых случаях штатного тендер-менеджера отправляют проконтролировать приемку товара или отвезти документы в госучреждение. Специалисту с большим опытом доверяют решать спорные ситуации с заказчиком.
Как правило, подача жалоб на незаконные действия или бездействия заказчиков – тоже в пределах компетенции специалиста по тендерам. Он либо сам обжалует закупку в ФАС, либо предоставляет по запросу информацию штатному юристу, если такой есть в компании.
Процесс планирования дня не занимает много времени, когда хорошо знаешь свою работу, а клиент/руководитель ставит четкие задачи.
Как организовать день тендер-менеджеру?
Выше мы перечислили обязанности тендерного специалиста, которых очень много. Однако есть и нюансы.
Пример 1. В крупных компаниях создают тендерные отделы, состоящие из нескольких человек. Каждый сотрудник отвечает строго за свои обязанности: один – ищет закупки, второй – готовит заявки и участвует в торгах, третий – контролирует сроки по контрактам, получение оплаты. Сотрудники подчиняются руководителю тендерного отдела, который отчитывается перед начальством и напрямую взаимодействует с директором компании.
Пример 2. В компании только один тендерный специалист, который отвечает абсолютно за все задачи, связанные с участием в торгах. Это характерно для малого и среднего бизнеса. Небольшой компании нет смысла раздувать штат из нескольких рабочих единиц, потому что они попросту не будут обеспечены нагрузкой.
Пример 3. Специалист по тендерам находится в свободном плавании. Он сам регулирует свою нагрузку и осуществляет планирование рабочего дня. Сложность в том, что не каждый человек может организовать себя и построить свой режим. Многим проще работать под управлением, когда их контролируют и направляют.
В зависимости от модели деятельности день специалиста по тендерам будет отличаться.
В схематичном виде распорядок будет таким:
- Мониторинг свежих новостей о закупках и последних изменений в законодательстве. Достаточно бегло прочитать сводку новостей, чтобы не допускать ошибок в работе.
- Проверка входящих писем на ЭТП и email. В личные кабинеты участникам приходят уведомления от операторов площадок, а призыв перейти в ЛК и прочитать их – на электронную почту.
- Выполнение действий в зависимости от ситуации и этапа закупки:
- В извещение внесены изменения: необходимо проверить, не стал ли контракт невыгодным для поставщика. В этом случае лучше отозвать заявку.
- Выбираем тактику и следуем ей на торгах.
- Заказчик превышает свои полномочия, например, надуманно отклоняет заявку. Пробуем сначала решить проблему, не доводя до суда (например, пишем заказчику письмо, в котором аргументируем свою позицию). Если не помогло, то обжалуем в ФАС.
- В случае победы на торгах перечисляем обеспечение исполнения контракта на реквизиты заказчика, а платежку подаем на ЭТП. Формируем отчетность или передаем информацию ответственному специалисту.
- Подписываем проект контракта, полученный от заказчика, в строго отведенный для этого срок. Например, в электронном аукционе время подписания проекта контракта – 5 рабочих дней.
- Следим за своевременной поставкой товара, чтобы не нарушить сроки.
- Сообщаем в бухгалтерию, если обнаружили ошибку в закрывающих документах.
- Товар поставлен не полностью или в неисправном виде, и заказчик на это указывает – передаем информацию ответственному лицу в компании.
- ФАС разместила решение по жалобе или получили неустойку от госучреждения – ставим в известность начальство.
4. Ищем новые тендеры. Поиск можно выполнять вручную на сайте ЕИС или отдельно на каждой ЭТП. При необходимости подключаем платные сервисы с расширенными настройками поиска.
5. Рассчитываем рентабельность участия, чтобы потом не пришлось думать, как расторгнуть невыгодный контракт.
6. Согласовываем с начальством минимальный ценовой порог, до которого можно снижаться на торгах.
7. Готовим заявки, вовремя вносим обеспечение заявки. Следим, чтобы на спецсчете было достаточно средств для обеспечения заявки и платы ЭТП с победителя.
Не запутаться в многообразии задач тендер-менеджеру помогут различные приложения для планирования дня. Существует очень много версий планировщиков для компьютеров и смартфонов, которые помогают организовать день. Использовать можно все, начиная от простых заметок в телефоне до CRM-систем.
Некоторые специалисты по-старинке пользуются ежедневниками. В любом случае, не нужно надеяться на память, ведь мозг не в состоянии хранить такой объем информации, который есть в нашей работе.
Как отчитывается тендерный специалист?
Работаете ли вы с клиентом или трудитесь в штате компании, ведение отчетности – это неотъемлемый этап вашей деятельности.
Отчеты предоставляются руководителю еженедельно:
- сообщаете о результатах участия;
- статусе заключенных контрактов;
- поступлении средств или возврате обеспечения;
- оформлении независимой гарантии;
- начислении неустойки.
По итогам месяца менеджер предоставляет начальству сводный отчет для начисления бонусов, которые он заработал помимо фиксированной з/п. Планируете деятельность на будущий месяц.
Эффективное планирование дня нужно строить не впопыхах, а заранее. Например, с вечера, подумайте, что вы будете делать завтра. Запишите задачи в планировщик по мере их важности. А потом в течение дня последовательно их закрывайте.
Помните, что не всегда все будет идти по плану: в течение дня будут появляться срочные задачи, которые нужно встраивать в свой график и быстро выполнять. Именно поэтому мы всегда говорим, что в профессии тендерного специалиста важны стрессоустойчивость и умение работать с колоссальными объемами информации.
На каких сайтах искать полезную информацию?
Менеджер должен постоянно повышать свою квалификацию. Опыт и багаж знаний помогает ему грамотно ставить самому себе задачи и доходить до цели. Мы сейчас не говорим о прохождении курсов или семинаров. Это важно, если вы работаете в организации заказчика, которого законодательство обязывает раз в 3 года отправлять вас на подтверждение квалификации.
Поставщиков никто не заставляет отправлять своих тендер-менеджеров на курсы. Если вы работаете в компании поставщика, то прокачивать знания и навыки вам помогут следующие ресурсы:
- справочно-правовые системы;
- авторские блоги и сайты экспертов;
- форумы для тендерных специалистов.
Пользуйтесь базой решений ФАС и картотекой арбитражных дел. Если в процессе работы возникают нестандартные ситуации, из которых вы не знаете, как выйти, то на этих сайтах можно найти аналогичную практику и скорректировать с этим учетом свои действия.
Заключение
Планирование задач на день должен выполнять любой тендер-менеджер, который хочет придать своей работе системность и ясность. Работодатели относятся к таким сотрудникам с уважением, потому что у них все на контроле и им можно довериться.
Обязательно все записывайте – не важно, ежедневник это или приложение. Не надейтесь только на память. От клиентов или работодателей требуйте четкого формулирования задач, а не размытых определений.
