Документация о закупке по 44-ФЗ: состав, требования, сроки хранения

Евгений Бобышев

Эксперт по госзакупкам, соавтор онлайн-академии "Азбука тендеров"

Из настоящей статьи вы узнаете, что такое документация о закупке и из чего она состоит. Это фундаментальная информация, которая будет полезна, как заказчикам, так и участникам закупок, которые только начинают осваивать участие в государственных тендерах.

Что входит в документацию о закупке?

При проведении государственных закупок в рамках 44-ФЗ заказчик обязан разместить в единой информационной системе (ЕИС) извещение о проводимой закупке, требования к содержанию которого установлены в Законе № 44-ФЗ. К извещению также прикладываются дополнительные документы, что в совокупности и принято называть документацией.

Итак, документация о закупке по 44-ФЗ состоит из:

Извещения об осуществлении закупки (ч.1 ст.42 44-ФЗ) – формируется с помощью функционала ЕИС и подписывается электронной подписью уполномоченным представителем заказчика. Документ размещается на сайте www.zakupki.gov.ru и включает в себя основную информацию о проводимой закупке:

• сведения о заказчике и его местонахождении;
• краткое изложение условий контракта с описанием объекта закупки (количество товара, объем работ, сроки исполнения, наименование предмета поставки);
• начальная (максимальная) цена контракта;
• источник финансирования;
• размер аванса, если предполагается авансирование по контракту;
• идентификационный код закупки;
• ограничения участия в определении поставщика, установленные в соответствии с 44-ФЗ;
• способ определения поставщика;
• требования к участникам о соответствии нормам ст.31 44-ФЗ;
• ссылка на электронную торговую площадку (для проведения открытых электронных процедур) или на специализированную площадку (для проведения закрытых электронных процедур);
• требования к оформлению заявок;
• срок, место и порядок подачи заявок;
• критерии и порядок оценки заявок для конкурсов;
• размер и порядок предоставления обеспечения заявок;
• размер и порядок предоставления обеспечения исполнения контракта;
• информация о предоставлении преимущества по ст.28 и 29 44-ФЗ, а также для категории участников из числа СМП и СОНКО;
• информация об ограничениях и запретах в соответствии со ст.14 44-ФЗ (о национальном режиме);
• информация о банковском сопровождении контракта, если расчеты в части аванса по контракту подлежат казначейскому сопровождению;
• сведения о возможности расторгнуть контракт в одностороннем порядке в соответствии со ст.95 44-ФЗ.

Примечание: Общие требования к содержанию извещения установлены в статье 42 44-ФЗ. Однако для каждого отдельно взятого способа закупок состав сведений и информации, содержащейся в извещении, может отличаться.

Технического задания. Практически каждая документация о закупке содержит раздел “Техническое задание”. Это раздел или часть документации, в которой заказчик описывает объект закупки — товары, работы или услуги. В некоторых случаях эта часть документации может иметь такие названия, как “Смета”, “Дефектная ведомость”, “Спецификация” и т.д.

Этот раздел (часть документации) является для участника закупок самым важным, т.к. именно после его изучения участник принимает окончательное решение об участии или неучастии в той или иной закупке.

Примечание: Правила описания объекта закупки, которыми должен руководствоваться заказчик при подготовке технического задания (сокращенно — ТЗ), установлены в статье 33 44-ФЗ.

Общей части. Это часть документации, в которой заказчик описывает способ закупки, указывает информацию об используемых понятиях и сокращениях, требованиях к участникам и содержанию заявок. В общей части также прописывается порядок отзыва заявок, порядок предоставления разъяснений документации и порядок оценки заявок. Т.е. участник закупки, изучив эту часть документации, должен разобраться с тем, что ему необходимо сделать, чтобы принять участие в данной закупке.

Инструкции. В этой части документации должна содержаться информация по подготовке заявок участниками.

Примечание: В 44-ФЗ требование об обязательном наличии инструкции в составе документации установлено для всех закупок (п.3 ч.2 ст.42 44-ФЗ).

Обоснования начальной (максимальной) цены контракта. Это часть документации, в которой представлена информация, на основании которой заказчиком была установлена НМЦК.

Примечание: Согласно ч.1 ст.22 44-ФЗ НМЦК определяется и обосновывается заказчиком с помощью следующих методов:

• метод сопоставимых рыночных цен (анализ рынка);
• нормативный метод;
• тарифный метод;
• проектно-сметный метод;
• затратный метод.

Образцов форм и шаблонов. В этой части документации заказчик размещает образцы форм, которые участнику необходимо будет заполнить при подготовке своей заявки.

Проекта контракта. Неотъемлемой частью любой документации является проект контракта. Т.е. это шаблон контракта, который будет заключен с победителем закупки.

Прочих документов и материалов. Наряду с вышеперечисленными документами заказчик может в составе документации приложить рисунки, схемы, чертежи, технические условия и т.д.

Хотим обратить ваше внимание на то, что состав документации о закупке может меняться в зависимости от того, что закупается заказчиком (товар, работа или услуга) и от того, каким способом эта закупка проводится.

Где и как получить документацию о проводимой закупке?

Как было сказано в самом начале статьи, извещение и документация о закупке размещается заказчиком в ЕИС. Поэтому ознакомиться с этой информацией и скачать её на свой компьютер вы можете с сайта единой информационной системы — www.zakupki.gov.ru.

Что для этого необходимо сделать?

Во-первых, вам необходимо зайти на официальный сайт ЕИС и ввести поисковые параметры, воспользовавшись инструментом быстрого или расширенного поиска.

Во-вторых, в результатах выдачи по вашему поисковому запросу найти подходящую закупку и нажать по номеру закупки.

В-третьих, в разделе «Документы» вы найдете извещение и всю необходимую документацию о закупке, которую необходимо скачать на компьютер:

Хотим обратить ваше внимание на то, что документы могут быть прикреплены на сайте, как в виде отдельных файлов, так и виде одного файла (архива).

Вся информация и документация, размещенная на сайте ЕИС, предоставляется абсолютно бесплатно.

В случае необходимости вы также можете запросить у заказчика комплект документации на бумажном носителе. В данном случае заказчиком может быть предусмотрена плата за предоставление документации, но не превышающая расходы на создание копии такой документации.

Изменения и разъяснения документации о закупке

В том случае если в ходе изучения документации о закупке у вас возникли какие-либо вопросы, то вы можете направить в адрес заказчика запрос на разъяснение положений документации. При участии в электронном аукционе или конкурсе участник может подать не более 3-х таких запросов. Для запроса котировок запросы на разъяснение не предусмотрены.

Такой запрос может быть направлен участником открытого электронного конкурса или аукциона не позднее чем за 3 дня до окончания срока подачи заявок.

Заказчик также может вносить изменения в документацию о закупке, как по собственной инициативе, так и в связи с поступившим запросом от участника закупки не позднее чем за 1 рабочий день до окончания срока подачи заявок. При этом срок подачи заявок продлевается со дня публикации в ЕИС изменений в извещении (ч.4 ст.42 44-ФЗ):

• для электронного аукциона – не менее 7 дней;
• для электронного конкурса – не менее 10 дней;
• для электронных аукционов с НМЦК до 300 млн ₽ и для ЭА на строительство, снос, реконструкцию, капремонт с НМЦК до 2 млрд ₽ — не менее 3 дней;
• для электронных запросов котировок – не менее 3 дней.

Важный момент: Изменять объект закупки и увеличивать обеспечение заявки запрещено.

Документация, как инструмент ограничения конкуренции

Заказчик может механически влиять на количество участников закупки. Очень часто в документации устанавливаются требования по товару таким образом, чтобы соответствовать этим требованиям мог только один или несколько участников.

Ограничения можно установить в документации, выдвинув требование для одного товарного знака. Также способом уменьшения участников пользуются при помощи включения в позицию контракта нескольких видов продуктов, для которых требуют различные характеристики. Иногда пользуются вариантом, когда к одному лоту выдвигают требования по множеству характеристик, взаимосвязанных между собой в документации.

Такие действия заказчика считаются нарушением. Законодательством предусмотрено четкое описание товаров (работ, услуг), которые являются объектом закупки.

Необоснованные требования, установленные заказчиком в документации, могут быть обжалованы участником в ФАС. Поэтому, обращайте пристальное внимание на установленные заказчиком требования еще на этапе изучения документации.

Сколько хранится документация по закупкам 44-ФЗ?

Согласно ч.15 ст.4 44-ФЗ документация, которая оформлялась заказчиком без использования сайта ЕИС и электронных площадок в части формирования цены, в том числе при осуществлении закупки для единственного поставщика, хранится заказчиком не менее 6 лет с даты начала осуществления закупки.

А Согласно ч.8 ст.5 44-ФЗ сведения и документация, подготовленные с помощью функционала ЕИС и опубликованные на этом сайте хранятся одним или несколькими органами федеральной власти не менее 6 лет после окончания закупки.

Андрей Плешков

Развиваю вместе с топовыми экспертами soft и hard skills специалистов в тендерном клубе

Телеграм-чат

Вот мы и рассмотрели с вами основные моменты, относящиеся к документации о проводимой закупке. Правильно составленная документация позволит участникам закупок безошибочно подготовить свои заявки, а заказчикам избежать штрафов и проверок со стороны контрольных органов. Если у вас остались вопросы, то можете задавать их ниже в комментариях к этой статье.

Подпишитесь на гостевой Телеграм-чат Тендерного клуба, где вы так же можете задавать вопросы и быть в курсе наших мероприятий, касающихся сферы госзакупок. Каждую среду проводим прямые эфиры на которых обсуждаем последние новости и изменения в контрактном законодательстве.