Нередко штаты таких компаний практически полностью тоже состоят их представительниц прекрасного пола.
Статья условно написана для бизнес-леди, но наши рекомендации также подойдут для женщин – тендерных специалистов на фрилансе, сотрудниц компаний, руководителей тендерных отделов.
Из статьи узнаете, как совмещать работу и личную жизнь, как планировать рабочий день, как добиться внутренней самоорганизации, как не расплескивать психологическое здоровье и многое другое.
- Топ-9 советов, как все успевать деловой женщине
- Выстрой рамки с клиентами
- Делай быстро, но без суеты
- Планируй на сегодня, на неделю, на год
- Подстраивайся под обстоятельства
- Делегируй задачи
- Не отвлекайся на посторонние дела
- Помни про распорядок дня
- Наведи порядок на столе и в компьютере
- Отдыхай хотя бы один день в неделю
- Резюме
Топ-9 советов, как все успевать деловой женщине
Кажется, если уйдешь во фриланс и будешь работать на себя, то можно спать до скольких угодно, пораньше заканчивать рабочий день, с удовольствием проводить свободное время, которого у тебя будет очень много… Но это не так, по крайней мере, в госзакупках.
Подготовили несколько советов, которые помогут деловой и успешной женщине совмещать работу и личную жизнь.
Выстрой рамки с клиентами
Работа с клиентами и партнерами заставляет всегда быть в тонусе, неважно – поздний это вечер или выходной. Хорошему тендерному специалисту клиент может позвонить в любое время, потому что он вам доверяет, ведь вы не раз его выручали в сложных ситуациях.
В таких случаях мы рекомендуем расставлять границы. Вы можете вовсе отказаться от неудобной просьбы или хотя бы объясните клиенту:
- «Сейчас выходной, и мне не совсем удобно заниматься этим вопросом. Мы можем перенести на понедельник?»
- «За срочность цена будет немного дороже».
Отказывайте изящно, чтобы человек не обиделся на вас и не переметнулся к другому специалисту. Даже если вы со своим клиентом прям друзья-друзья – это не повод, чтобы он злоупотреблял вашей дружбой. Знайте цену своему времени и умейте правильно им распоряжаться.
Делай быстро, но без суеты
Если в сутках вам не хватает часов, то это не повод паниковать. Так вы не сделаете вообще ничего. Большое количество задач следует «промаркировать»:
- «очень срочно» (делаем в первую очередь). Например, подать заявку на тендер, потому что срок подачи истекает через несколько часов.
- «важно» (делаем в течение дня). Например, продлить электронную подпись, потому что УЦ заранее прислал уведомление.
- «важно сделать в течение 2 дней» (можно сделать сегодня или завтра). Например, составить аналитический отчет для клиента.
- «важно сделать в течение недели». Например, найти несколько тендеров в нише клиента.
- «неважно» (можно вообще вычеркнуть из списка дел). Например, не анализировать заведомо нерентабельную закупку.
Благодаря маркировке задач, вы поймете, что необязательно все делать сегодня. Некоторые задачи потерпят до завтра или вообще до конца недели.
Планируй на сегодня, на неделю, на год
Совмещать работу и личную жизнь весьма сложно и, не будем скрывать, не каждой бизнес-леди это под силу. Нужно не только выглядеть привлекательно в глазах сотрудников и клиентов (одежда, прическа, косметика), но и помнить про личную жизнь.
Составление сразу 2-х планов — краткосрочного и долгосрочного — поможет держать разные сферы жизни под контролем:
- Краткосрочный план – это список дел на сегодня или ближайшую неделю (выиграть конкретную закупку, закончить обязательства по контракту, проконтролировать получение оплаты).
- Долгосрочный план – это задачи на текущий год с разделением на месяцы и кварталы (увеличить процент побед по сравнению с прошлым месяцем/кварталом/годом, освоить новую нишу и т.д.).
Краткосрочные планы можно составлять по-старинке, записывая от руки в ежедневник (встречи, заметки). Или используйте современные онлайн-планировщики – мобильные приложения или веб-версии.
Не полагайтесь только на память, она не способна хранить все и сразу. Рекомендуем записывать не только рабочие задачи, но и домашние дела. Так вам легче будет разграничить работу и личную жизнь.
Не откладывайте на «потом». Есть такое простое правило: если дело занимает не больше 10 минут, то сделай его прямо сейчас. В противном случае вы просто о нем забудете.
Подстраивайся под обстоятельства
Какой бы идеальный план вы не составили, все может пойти совершенно по другому сценарию. Например, партнер перенесет встречу, застрянете в пробке, произойдет форс-мажор.
В такие моменты важно быть гибкой и быстро адаптироваться под изменившуюся ситуацию. Если у вас заранее подготовлен список домашних и рабочих дел на неделю, то можно быстро расставить другие приоритеты.
- Сорвалась встреча. Ничего страшного. В это время можно заскочить в магазин за продуктами, отвезти их домой и вернуться к работе.
- Застряли в пробке – не беда. Это как раз удобное время для телефонных переговоров. Или открыть и изучить документ в мессенджере, который на досуге прислал вам коллега.
- В освободившееся время всегда можно зайти в интернет и почитать последние новости о госзакупках или про изменения в контрактном законодательстве.
Время – это драгоценный ресурс, который нужно расходовать правильно.
Делегируй задачи
Когда дел накапливается столько, что не успеваешь их выполнять, то очень часто леди-boss приходят к следующим решениям:
- Нанять помощника, который возьмет на себя часть задач и поможет справиться с нагрузкой.
- Передать (делегировать) некоторые задачи сторонним специалистам.
Но при этом вы не должны отпускать своих помощников в свободное плавание:
- работайте с ними в тесной связке;
- контролируйте каждый этап;
- требуйте своевременных отчетов.
Вы приобретете главное – появится больше свободного времени, которое можно использовать для более важных дел.
Не отвлекайся на посторонние дела
В течение рабочего дня от глобальных дел отвлекает абсолютно все – звонки, коллеги, сотрудники, письма на email и др. Мы не можем порекомендовать на время работы выключить телефон или не отвечать на звонки, т.к. тендерные продажи не существуют без всего этого.
Но весь этот хаос можно упорядочить:
- На современных смартфонах можно подключить функцию «Определитель номера», если ваше устройство обновлено до необходимой версии. Например, требования «Яндекса» для подключения определителя номера на Android – не ниже 10.0. Подключив эту функцию, вы будете знать, что вам звонят по рекламе, с предложением ненужных услуг и др.
- Если на email вам приходит много ненужных писем, то добавьте отправителей в «Спам». Или нажмите на кнопочку «Отписаться», которая есть в конце каждого письма. Проделав эту большую работу, вы будете получать только нужную корреспонденцию.
Сосредоточьтесь на каком-то деле и попробуйте не отвлекать сами себя – на чаек, на соцсети, на разговоры с подружкой в течение рабочего дня.
Помни про распорядок дня
Уясните для себя, что в рабочем дне 8 часов. Ну, или 9 часов с перерывом на обед. Не нужно работать по 10-12 часов, иначе итог будет плачевным – стресс, ссоры в семье, эмоциональное и профессиональное выгорание, депрессия.
Эффективно управляйте временем с помощью тайм-менеджмента.
Вот, как условно выглядит день тендерного специалиста:
- изучаем последние новости госзакупок, практику ФАС и судов;
- проверяем входящую почту;
- изучаем изменения, которые заказчик внес в извещение;
- при необходимости подаем запрос на разъяснение закупочной документации;
- подаем заявку на тендер;
- составляем жалобу в ФАС, если комиссия неправомерно отклонила заявку;
- участвуем в торгах, подаем ценовые предложения;
- подписываем проект контракта на ЭТП;
- ищем выгодные закупки для клиента;
- проверяем тендерную документацию на наличие ошибок и «подводных камней»
- готовим отчеты;
- следим на сроком действия электронной подписи, регистрации в ЕИС, исправностью ПО.
Список далеко не полный, и у каждой компании свои требования к тендерному специалисту.
Наведи порядок на столе и в компьютере
Очень много времени уходит на поиск нужной информации, если нет порядка на рабочем столе и в компьютере.
Разложите бумаги по папкам: по датам, по клиентам, по контрактам. Соберите канцелярские принадлежности и сложите в подставку. Выбросьте ненужные исписанные черновики.
На компьютере распределите файлы по папкам, дайте им названия, по которым быстро сможете найти необходимый документ.
Отдыхай хотя бы один день в неделю
Современный темп жизни мало кому позволяет отдыхать 2 дня в неделю, но хотя бы один выходной себе выделить нужно.
В этот день забудьте полностью о работе, не отвечайте звонки и сообщения, оторвитесь от бумаг. Посвятите время себе и своим домочадцам. Поверьте, они целую неделю скучали по вас.
- сходите с ребенком в зоопарк;
- выгуляйте собаку;
- согласитесь сходить с молодым человеком в кино;
- навестите родителей;
- просто посмотрите сериал.
На следующий день вы посмотрите на работу под другим углом и найдете эффективные решения, о которых бы не догадались, если бы не отдохнули этот денек.
Резюме
Тайм-менеджмент (управление временем) – это важный элемент деятельности любой успешной женщины. Мы дали простые рекомендации, как совмещать работу и личную жизнь деловым женщинам – бизнес-леди, сотрудницам компаний, тендерным специалистам.
Успевать все — помогает составление планов, выстраивание взаимоотношений с коллегами и партнерами, чередование работы и отдыха.
