Как написать гарантийное письмо об оплате по договору?

Практика закупок
Евгений Бобышев
Эксперт по госзакупкам, соавтор онлайн-академии "Азбука тендеров"
Иногда даже грамотно составленный договор не гарантирует добросовестности исполнения обязательств одной из сторон. Если нарушаются сроки оплаты по договору, то достигнуть мирного соглашения можно с помощью гарантийного письма, в котором должник просит отсрочить платеж и обязуется выплатить долг согласно новому графику.

Гарантийное письмо – что это за документ?

С помощью гарантийного письма можно прописать не только новый график оплаты по договору в случае просрочки, но и любые сделки и взаимоотношения сторон: аренда помещений, грузоперевозки, услуги, поставки, налоговые обязательства и т.д.

Данный документ входит в деловой документооборот и имеет юридическую силу при отстаивании интересов и судебных разбирательствах. Именно поэтому чаще всего он оформляется на фирменном бланке организации со штампом и подписями ответственных лиц.

Несмотря на юридическую значимость гарантийного письма до сих пор нет четкой инструкции по его составлению. Однако оформление документа не вызовет сложностей, т.к. в открытом доступе есть масса примеров и образцов по его написанию. К тому же многие компании разрабатывают собственные инструкции по составлению документов, в том числе и гарантийным письмам.

В большинстве случаев письменную гарантию используют, когда одна из сторон нарушает сроки оплаты по договору, хотя она помогает мирно урегулировать практически все взаимоотношения контрагентов.

Суть документа заключается в том, что должник обязуется в установленный срок выполнить какие-то обязательства, например, погасить оплату. Ценность гарантии в том, что она фиксирует согласие должника с нарушением, а это помогает защищать свои права в различных спорах, в том числе и судебных.

Нужно понимать, что в некоторых случаях сторона становится должником не по собственной воле. Нарушение может возникнуть по вине начального поставщика или производителя, санкций, нарушений в логистике, мобилизации… Особенно актуальны эти причины в конце 2022 года, когда нарушены связи с зарубежными партнерами.

Практика использования гарантийных писем распространена и на внутреннем российском рынке. Документ помогает выстроить доверительные отношения между сторонами и не доводить дело до вышестоящих инстанций.

Например, в этом кейсе одна из наших учениц рассказала о том, как ей удалось не сорвать госконтракт на этапе приемки только благодаря гарантийному письму.

При осуществлении госконтрактов по 44-ФЗ гарантийное письмо может выдать заказчик в ответ на претензию исполнителя о несвоевременной оплате поставки. Хотя такое происходит редко, потому что сроки оплаты по госконтрактам законодательно регламентированы, а деньги на проведение закупок госучреждения получают заранее. Заказчикам невыгодно нарушать сроки оплаты по договорам, потому что за это для них и ответственных лиц предусмотрены серьезные штрафы, вплоть до дисквалификации от должности.

Как составить гарантийное письмо?

Несмотря на то, что не существует нормативной базы по оформлению гарантийных писем, все равно необходимо придерживаться основных правил. В противном случае документ просто не будет иметь юридической силы.

  1. Оформляется на фирменном бланке организации (обычно на листе А4).
  2. Указываются реквизиты сторон (наименование организации, ФИО, адрес, контакты, реквизиты для перечисления средств).
  3. На основании какого документа будет погашен долг (акт приемки, накладная и т.д.)
  4. Устанавливается максимальный срок для перечисления средств.
  5. В основном тексте прописываются обстоятельства, повлекшие неуплату и обязательство выплатить деньги согласно новому сроку.
  6. Сумма долга прописывается не только цифрами, но и прописью.
  7. Фиксируется исходящий номер документа согласно внутреннему документообороту организации.
  8. Проставляются подписи руководителя и ответственного сотрудника (главного бухгалтера или финансового директора).
  9. Указывается дата составления документа, от которой начнут действовать новые условия.

Примечание: гарантийное письмо следует использовать, только если вы согласны с его условиями. Например, начисление неустойки (штрафов, пеней) будет происходить от новой даты, указанной в письме, а не от даты наступления просрочки по основному договору. Если вас это не устраивает, то не следует принимать гарантийный документ.

Текст письма должен быть составлен в официально-деловом стиле с кратким описанием причин нарушения сроков оплаты по договору. Формулировки должны быть прозрачными и понятными, не допускаются размытые фразы и чрезмерные описания.

Если предполагается частичная выплата денежных средств, что это отражается в графике выплат с указанием конкретных дат и сумм.

Для большей убедительности в тексте прописывают абзац о начислении неустойки за каждый день просрочки – процент от суммы долга.

Ниже приведено гарантийное письмо об оплате – образец 2022 года:

Обратите внимание, что начинать гарантийное письмо необходимо словами «Гарантируем оплату»/(Компания такая-то) гарантирует оплату». Это общепринятое начало для данного документа в случае просрочки оплаты по договору.

* Если в компании не предусмотрена должность главного бухгалтера, то об этом следует сообщить в письме. Например, так: «Уведомляем о том, что в (наименование компании) отсутствует должность главного бухгалтера».

Гарантийное письмо по оплате поставки составляется по аналогии с гарантийным письмом об оплате услуг.

Как передать адресату?

Помните, что после вручения адресату гарантийного письма у вас на руках должно остаться документальное подтверждение (расписка, корешок). Поэтому лучше всего отправить документ по почте или вручить при личной встрече.

По соглашению сторон могут использоваться и другие способы: факсимильная связь, email (если в договоре указаны электронные почты сторон).

Резюме

Цель гарантийного письма – перенести оплату на новый срок. В противном случае дело может дойти до судебных разбирательств, т.к. сторона, не получившая своевременно свои деньги, не обязана соглашаться на перенос выплат.

Строгих инструкций по составлению документа в законодательстве нет, однако в открытом доступе есть много примеров гарантийного письма на оплату (поставки, услуг). Или же следует придерживаться разработанной в компании формы, включенной в деловой документооборот.
В документе необходимо указывать конкретные даты и суммы погашения долга, чтобы в дальнейшем снова не возникло претензий.

Правильно оформленное гарантийное письмо помогает не сорвать контракт, формирует доверие сторон друг к другу, позволяет урегулировать просрочку оплаты мирным путем.

Андрей Плешков
Развиваю вместе с топовыми экспертами soft и hard skills специалистов в тендерном клубе
Телеграм-чат
Друзья, оцените статью «звездочками», если было полезно, и поделитесь с коллегами. Пишите свои вопросы в комментариях, если они у вас остались. Подписывайтесь на наш Телеграм-чат, где тоже можно задать любые вопросы, касающиеся госзакупок. На нас подписаны участники закупок, руководители и сотрудники компаний, представители банков, юристы, бухгалтеры… Их опыт несомненно вам поможет.
Оцените статью
Азбука тендеров
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.