Уполномоченные сотрудники вправе подписывать документы от имени компании сертификатами электронных подписей, выданных им как физлицам. То есть эти ЭП сотрудники могут использовать и в личных, и в рабочих целях.
Наделить должностное лицо правом подписывать документы должен руководитель компании или ИП в машиночитаемой доверенности.
Пока еще действует переходный период, но он закончится к концу 2022 года, поэтому компании уже сейчас дорабатывают свою учетную политику и вносят изменения во внутреннюю модель работы.
МЧД – что это такое?
В 2022 году начали действовать изменения, внесенные в 63-ФЗ от 06.04.2011 года. Эти изменения говорят о применении физическими лицами сертификатов электронных подписей, на которых указываются их личные данные. Подписывает документы руководитель организации или ответственный сотрудник. Полномочия сотрудника подтверждаются машиночитаемой доверенностью, которую выдает руководитель. Таким образом, сотрудник подписывает документы, не нарушая нормы законодательства, а сами документы остаются юридически значимыми.
Электронная доверенность, которую руководитель организации выдает сотруднику, наделяя его правом подписания документов, называется машиночитаемой доверенностью (сокращенно – МЧД).
Уполномоченным лицом могут назначить бухгалтера, делопроизводителя или менеджера тендерного отдела – это человек, который регулярно работает с документацией и подписывает формы от лица организации.
МЧД не требует нотариального заверения. Руководитель подписывает доверенность своей квалифицированной электронной подписью, и этого вполне достаточно.
В 2022 году руководители организаций и предприниматели могут получать бесплатные электронные подписи в местных отделениях ФНС. Как это делается, и для чего используются такие ЭП читайте здесь.
Каким требованиям должна соответствовать МЧД?
Требования к МЧД установлены Минцифры РФ в Приказе № 857 от 18.08.2021 года. Она должна быть создана в электронном виде и запакована в XML-файл. В этом же Приказе приводится структура машиночитаемой доверенности – какую информацию указывать в документе:
- номер и наименование;
- данные о доверителе для физлица или ИП;
- информация о доверителе для российского и иностранного юридического лица;
- сведения о представителе;
- дата исполнения и время действия;
- список разрешенных действий с идентификаторами по классификатору;
- идентифицирующие сведения об информационной системе для проверки данных о досрочном прекращении действия;
- возможность передоверия;
- усиленная квалифицированная электронная подпись;
- формулировка о возможности передоверия;
- наименование системы, в которую будет загружаться доверенность (не обязательно).
В системе, в которой создается МЧД, должна быть предусмотрена возможность ее отозвать. Такая функция доступна руководителям компаний и ИП.
Государственные и муниципальные системы, в которые можно загрузить документы, устанавливают форму МЧД. Если системы не предусмотрят форму доверенности, то пользоваться нужно формой, размещенной на сайте «Госуслуг».
Порядок работы с ЭП
Обновленные нормы 63-ФЗ меняют привычный алгоритм по обработке документов. Изменились требования не только к сертификатам электронных подписей специалистов компаний, но и руководителей.
КЭП руководителей
Мы уже разбирали вопрос получения электронных подписей руководителями в отделениях ФНС. Подробнее читайте здесь.
С 1 января 2022 года руководители коммерческих организаций и собственники бизнеса должны обращаться в местное отделение налоговой инспекции для получения ЭП. Кроме ФНС, выдачей ЭП занимаются ее доверенные лица.
Что касается руководителей кредитных организаций и государственных учреждений, то за электронной подписью им нужно обращаться в УЦ Центробанка и Казначейства, соответственно.
Руководитель не может направить ответственного сотрудника в ФНС за подписью, т.к. ему ее не выдадут. Руководитель должен лично посетить налоговую службу и удостоверить свою личность. С собой нужно иметь Токен, на который будет записан сертификат. Приобрести Токен заранее нужно в удостоверяющем центре или профильном магазине. Либо принесите уже имеющийся у вас Токен, но если его нужно отформатировать, то сделайте это дома, иначе сотрудники ФНС не будут этого делать, а отправят вас обратно.
В целях безопасности ключ сертификата ЭП нельзя перенести с одного Токена на другой или в реестр.
Чтобы сделать машиночитаемую доверенность, руководитель может воспользоваться конструктором 1С, сервисом электронного документооборота или в специальном интерактивном сервисе от ФНС. О последнем сервисе расскажем ниже.
Если подписанные документы загружаются в систему, а в системе не предусмотрена автоматическая обработка машиночитаемых доверенностей и визуализация файлов, то, возможно, доверенность нужно сформировать в PDF-файле.
КЭП сотрудников
Корректировки в 63-ФЗ внесли изменения в алгоритм стандартной процедуры. В 2022 году сотрудникам еще разрешается использовать ЭП, полученные юрлицами. А с 1 января 2023 года у сотрудников уже должны быть на руках электронные подписи физлиц с внесенными на них личными данными (без реквизитов компании!).
Получить ЭП можно в любом удостоверяющем центре из списка аккредитованных Минцифры. Перечень уполномоченных центров может меняться: какие-то добавляются, а какие-то приостанавливаются. Поэтому за актуальной версией списка УЦ лучше следить в интернете.
Так как в сертификате указываются личные данные о физлице, то ЭП считается персональной. То есть сотрудник вправе пользоваться ЭП не только на работе, но и для своих личных целей.
Специалист компании не сможет подписывать документы от лица своей компании, т.к. ФНС, ФСС и другие ведомства ее не примут. Чтобы задействовать такие полномочия, руководитель выдает специалисту машиночитаемую доверенность, которую подписывает своей КЭП. Взаимодействуя с электронным документом, специалист вместе с ним будет предоставлять сертификат подписи и МЧД.
Если в организации происходит большой документооборот, то не обязательно каждый пакет форм сопровождать доверенностью. Можно оформить допсоглашение со второй стороной с указанием, что МЧД достаточно использовать один раз. Также прописать, в какой системе находится доверенность, и как ее отыскать.
Когда МЧД заработают массово?
Внедрение МЧД происходит не резко, а постепенно – это безболезненный переход к новому порядку обработки электронных документов. Новые правила уже работают с 1 января 2022 года. С этого времени сотрудники организаций начали пользоваться ЭП физлиц на основании машиночитаемой доверенности.
На совещании межведомственной комиссии на тему развития ЭДО в октябре 2021 года было решено, что компании пока не готовы к массовому перестроению на новый процесс получения сертификатов ЭП.
24 декабря 2021 года Совет Федерации поддержал Законопроект № 1137043-7. На некоторое время были перенесены сроки обязательного внедрения машиночитаемых доверенностей. Постепенный переход продолжится с 1 марта по 31 декабря 2022 года. А уже обязательное использование МЧД совместно с электронными подписями физлиц назначено на 1 января 2023 года.
Руководители организаций получили отсрочку и смогут без ажиотажа настроиться на новый порядок, связанный с МЧД. В 2022 году организациям нужно успеть доработать учетные системы и обновить рабочие процессы.
Эксперты делают прогнозы, что уже к весне 2022 года сформируется полноценная нормативно-правовая база для использования электронных доверенностей.
Как создать машиночитаемую доверенность в сервисе ФНС?
Создавать электронные доверенности, которые подаются в налоговые ведомства, можно в специальном интерактивном сервисе создания и проверки ЭД. Его внедрила ФНС для удобства действий руководителей и бизнеса в онлайне при предоставлении отчетности.
Новые изменения в законодательстве требуют, чтобы личность уполномоченного сотрудника была подтверждена электронной доверенностью.
Какие действия доступны в сервисе:
- создание МЧД по новым правилам и требованиям;
- проверка доверенности, сформированной в другом сервисе на соответствие необходимым форматам.
Система обрабатывает и формирует документы, содержание которых изложено в Приказе ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021 года. А пользователь может не волноваться, что документ создан не по нормам и правилам, и налоговая его не примет.
Перед началом работы в сервисе пользователь должен пройти стандартную процедуру согласия на обработку персональных данных. Система перебросит на страницу для выбора одного из трех действий:
- Проверить доверенность – для проверки любой электронной доверенности;
- Сформировать доверенность – для создания доверенности;
- Загрузить из черновика – для продолжения работы с доверенностью, созданной ранее с помощью сервиса.
Затем нужно будет заполнить необходимые строчки и разделы и скачать документ в виде XML-файла.
Также в сервисе можно загрузить доверенность, сформированную в другой системе, и проверить ее на правильность. Для этого перенесите документ в XML формате и запустите проверку.
Ответы на самые популярные вопросы, связанные с МЧД
В 2022 году можно работать со старыми сертификатами ЭП?
Заявку на оформление электронной подписи можно подать в любое время, но нужно понимать, как пользоваться ЭП с новыми требованиями. Влиять на это будет аккредитация удостоверяющего центра. Если она не действует, то пользоваться можно сертификатами, выданными до 1 июля 2021 года. А действовать они будут до конца 2021 года.
Если сертификат ЭП получен в уполномоченном УЦ, то правила выглядят следующим образом:
- Если сертификат ЭП выдан после 1 июля 2021 года, но до аккредитации, то он не будет действовать.
- Если сертификат ЭП выпущен до 1 июля 2021 года или после аккредитации УЦ, то он будет действовать до конца своей активной фазы, даже в 2022 году.
Электронные подписи юридических лиц, которые получили сотрудники в 2022 году, должны будут завершить свое действие в конце 2022 года. Руководители в 2022 году еще вправе доработать по старым сертификатам, а за новыми должны будут обратиться в ФНС или ее подконтрольный УЦ.
Где посмотреть срок действия ЭП?
В этом нет ничего сложного, просто откройте свою учетную запись на сайте удостоверяющего центра. Система отобразит все выданные вам сертификаты с указанием активных либо завершенных сроков.
Что такое классификатор полномочий в МЧД?
Руководитель компании назначает ответственного специалиста и наделяет его правами работать с документацией – это и есть полномочия в МЧД. Используя классификатор, руководитель оперативно сможет выдавать полномочия ответственному работнику по взаимодействию с документами.
В Приказе Минцифры № 856 от 18.08.2021 года изложены требования и порядок к данному списку. Информация о правомочных действиях будет поступать в информационную систему головного удостоверяющего центра. При этом записи будет присваиваться наименование, дата внесения в список, индивидуальный код. А ознакомиться со сведениями заинтересованное лицо сможет на сайте ЕСИА («Госуслуги).
Допускается ли МЧД на бумажном носителе?
Машиночитаемую доверенность называют также электронной доверенностью, поэтому на бумажном носителе она представлена быть не может. МЧД прикрепляется к файлу вместе с сертификатом электронной подписи, поэтому и храниться она должна в электронном виде.
Обязательное использование МЧД назначено на 1 марта 2022 года, до этого времени еще можно использовать доверенность на бумаге. Также права подписывающего лица могут быть указаны в учетной политике организации, в которой он работает.
Эксперты пока не уверены в том, что бумажная доверенность будет внедрена в электронный документооборот (ЭДО), и полагают, что из ЭДО ее могут исключить.
Резюме
Уполномоченные специалисты на основании машиночитаемой доверенности, выданной и подписанной руководителем, вправе подписывать документы от имени организации. В настоящее время происходит плавный переход к новому порядку взаимодействия с документами. Но с 2023 года использовать ЭП физлица совместно с прикреплением МЧД станет обязательным.
Надеемся, статья поможет вам перенастроиться на новый формат документооборота и вовремя начать действовать по иному алгоритму.
Присоединяйтесь к Тендерному клубу в Телеграм, чтобы не пропускать свежие материалы.
