Аналитические отчеты в тендерных продажах: что это такое, для чего они нужны и как их подготовить?

Поставщик (участник тендера) увеличивает шансы на победу, если предварительно анализирует свое участие – оценивает рентабельность, изучает конкурентов и заказчика, рассматривает документацию на наличие «запрещенных» приемов, а также глубоко прорабатывает и другие уровни, о которых рассказываем в статье.

Грамотный подход к делу, а не участие наобум, говорит о компетентности конкурсанта, вызывает уважение у организаторов, помогает выгодно выделиться среди других компаний.

Еще аналитический отчет – это важный инструмент в руках тендерного специалиста, который помогает ему продавать свою экспертность и оказывать услуги бизнесу.

Поговорим о том, как правильно анализировать тендеры, используя различные подходы.

Для чего нужны аналитические отчеты по тендерам?

Словосочетание «аналитический отчет» имеет две составляющих: анализ и отчет.

Анализ включает в себя изучение данных, динамики, закономерностей, взаимосвязей. А отчет предполагает обобщение, систематизацию, детализацию, наглядное представление и формирование выводов.

В законодательстве, посвященном закупкам, нет такого понятия «тендер», но оно крепко прижилось среди сторон госзаказа и активно используется. Слово имеет английское происхождение (tender – предложение) и впервые появилось в 1993 г. в законе от ЮНИСТРАЛ 16.07.1993 г.

Сегодня, говоря «тендер», мы имеем в виду конкурентные закупки, которые делятся на открытые (для всех заинтересованных лиц) и закрытые (для определенного круга участников). Однако это понятие чуть шире и означает и другие способы выбора исполнителя.

Кто может организовать и провести тендер:

• государственные учреждения;
• коммерческие компании;
• правообладатели или собственники права.

По закону претендовать на государственный контракт через участие в закупке могут ООО, индивидуальные предприниматели и физлица при условии, что у них есть необходимые ресурсы и возможности.

Преимущество тендеров в том, что от них выигрывают обе стороны сделки, так как используется принцип открытой конкуренции. Госучреждения закрывают свои потребности по минимальной цене и на привлекательных условиях, а поставщики приобретают опыт и дополнительный канал продаж.

На сегодняшний день большинство тендеров проводится в электронной форме, а «бумажных» процедур практически не осталось:

• аукционы;
• конкурсы;
• запросы котировок;
• запросы предложений (с 01.01.2022 применяться не будут).

Закрытые процедуры осуществляются в том случае, когда контракт касается госбезопасности и защиты государственных интересов. Доступ к таким тендерам получают конкретные исполнители, и извещение о них не размещается на массовых ресурсах.

Государственные тендеры проводятся в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ. Извещение и документация о них размещается на сайте www.zakupki.gov.ru и проводится на 8-ми стандартных торговых площадках (ЭТП).

Сайт Единой информационной системы (ЕИС) является основным и бесплатным сервисом для подготовки аналитических отчетов по закупкам. Анализ помогает кандидату заранее оценить рентабельность своего участия, подготовить стратегию участия, руководствуясь информацией о завершенных и актуальных мероприятиях.

Но если вы хотите профессионально подойти к своему делу, то лучше использовать сервисы по поиску закупок со встроенным модулем аналитики, а также платные сервисы, которые позволяют составлять более подробные отчеты.

Варианты и виды использования аналитических отчетов

Для чего нужен анализ закупок:

1. Вы не уверены, что закупка вам подходит.
2. Имеете недостаточно опыта или предыдущее участие оказалось невыгодным.
3. Подозреваете, что организатор использует «серые» схемы.
4. Хотите освоить профессию тендерного аналитика и помогать компаниям поставщиков участвовать в торгах.

Существует несколько вариантов использования аналитических отчетов:

1. Составление срезов по закупке в личных целях (для себя). То есть вы участвуете в тендерах, понимаете важность этого этапа, и аналитика играет для вас не последнюю роль и помогает принять то или иное решение.
2. Подготовка отчетов для руководства. Вы – сотрудник организации поставщика и формируете отчеты для компании и ее успешного участия в торгах.
3. Продажа тендерного сопровождения. В этом случае аналитический отчет играет роль инструмента, который помогает вам, как тендерному специалисту, заинтересовать клиента, показать ему, что в его товарах или услугах нуждаются заказчики и в итоге оказать ему тендерную услугу под ключ.
4. Отдельная услуга – это возможность продавать аналитический отчет как отдельный продукт для бизнеса и зарабатывать тем самым неплохие деньги.

Виды подготовки аналитических отчетов:

1. Вручную, используя, например, доступный сайт ЕИС, но это очень трудоемкий процесс.
2. Задействовав автоматические процессы, то есть вы настраиваете параметры поиска и отчетности в различных сервисах с модулем аналитики.
3. Комбинированный способ – смешанное использование возможностей сайта ЕИС, агрегаторов, информации из доступных источников, закупочной документации, прайсов, коммерческих предложений.

На сайте ЕИС и некоторых других сервисах и агрегаторах (Тендерплан, ТендерWIN, Селдон и др.) можно устанавливать настройки поиска лотов по стоимости, региону, наименованию, местонахождению заказчика и т.д., а также подключать рассылку с учетом этих настроек.

Аналитический отчет отобранных процедур помогает:

• изучить своих «соперников»;
• понять тактику, которой придерживаются другие участники;
• вычислить постоянных исполнителей у одной организации.

Анализ проведенной закупки помогает узнать:

• число конкурсантов;
• наименования компаний поставщиков;
• наименование выигравшего участника;
• до какого значения была снижена цена контракта;
• итоговый процент падения стартовой суммы.

Анализ конкретного заказчика нужен для понимания:

• насколько регулярно он проводит тендеры;
• на какие суммы осуществляются процедуры;
• какие требования предъявляются к кандидатам.

Анализ других участников, помогает поставщику оценить свои возможности и сделать вывод о возможных конкурентах:

• кто может составить реальную конкуренцию на торгах;
• является ли компания «подставным» участником со стороны заказчика для искусственного понижения НМЦК;
• какой стратегии придерживаются другие участники.

С помощью аналитического среза можно выявить незаконные схемы при участии в тендерах. Например, участие двух поставщиков под одним юридическим адресом (во время торгов они намеренно сливаются, чтобы пропустить конкурента). Это нестандартные сценарии, но они случаются в госзакупках и их можно установить с помощью аналитики.

Из каких этапов состоит анализ?

Работа по подготовке аналитического среза включает в себя следующие уровни:

• финансовые возможности организатора;
• наличие конкурентов и их предложения;
• список представленных условий и требований;
• оценка собственных сил для исполнения контракта.

Глубокое погружение в аналитику процедуры позволяет сделать вывод о честности мероприятия и вовремя сойти с дистанции при выявлении таковой. А также сделать подборку интересных для вас тендеров, которые подходят по цене, профилю и техническим возможностям.

Перед тем как анализировать текущие процедуры целесообразно начать с уже завершенных торгов. Это необходимо для понимания:

• насколько регулярно осуществляются тендеры в интересной для вас нише и регионе;
• чего можно ждать от организатора (требования, условия, цена и т.д.);
• какие поставщики участвуют на постоянной основе, какие товары востребованы сегодня;
• насколько вы конкурентоспособны в условиях современных реалий;
• какие способы определения исполнителей пользуются наибольшей популярностью.

К примеру, некоторые компании могут резко снижать стоимость закупки и, вполне вероятно, что так они поступят в следующий раз. Это должно вас насторожить.

Помимо ЕИС тендеры можно анализировать на отдельно взятой ЭТП (на одной из 8-ми универсальных платформ). На площадках можно искать и анализировать торги по ключевым словам, наименованию заказчика, ОКПД2, месту проведения и т.д.

Начинающим исполнителям, которые пока не имеют опыта в госзакупках, лучше всего начинать свое участие в процедурах по 44-ФЗ. Считается, что этот закон дает максимально подробные и четкие инструкции по участию и подготовке документов, нежели 223-ФЗ. В государственном сегменте можно наработать опыт, деловую репутацию, а в дальнейшем претендовать на контракты для единственных поставщиков, предусмотренные ст.93 44-ФЗ.

Подходы к составлению аналитических отчетов

Любое заинтересованное лицо может зайти на сайт ЕИС и бесплатно ознакомиться с имеющимися позициями и сделать вывод о необходимости своего дальнейшего участия. Сайт регулярно обновляется новыми закупками, поэтому заходить на него следует хотя бы один раз в два дня.

Как можно мониторить информацию на открытых тематических сайтах:

1. Самостоятельный поиск тендеров на сайтах, агрегаторах, СМИ и т.д.
2. С привлечением тендерных аналитиков или специалистов по закупкам.
3. Используя специальные поисковые сервисы, которые подберут позиции с учетом ваших пожеланий.

Есть еще один нестандартный подход – напрямую обратиться в госучреждение или частную компанию и поинтересоваться, какие тендеры они планируют проводить в ближайшем будущем.

Подробнее расскажем, в чем заключается помощь тендерных аналитиков:

• они могут подобрать для вас тендеры, руководствуясь спецификой вашей деятельности, наличием технических и финансовых возможностей;
• сделать срез по рентабельным для вас контрактам, нише, конкурентам, заказчикам;
• подготовить заявку и сопутствующие документы для участия (переведя их в электронный вид);
• настроить рассылку уведомлений по установленным критериям;
• проанализировать ТЗ и документацию на наличие случайных и намеренных ошибок со стороны заказчика.

Зачем анализировать закупки заказчика? + инструкция по подготовке отчета

Система госзакупок еще далеко не совершенна, и в ней встречаются заказчики, которые при осуществлении процедур используют незаконные приемы, чтобы по итогу отдать контракт «своему» человеку. Грамотная аналитика позволяет кандидату вовремя распознать такие схемы и защититься от потенциальных рисков.

Помимо этого аналитика тендеров заказчика помогает составить полноценную информацию о ранее проводимых, нынешних и предстоящих торгах, а также оценить их в комплексе.

Сайт ЕИС предоставляет необходимую информацию по заказчикам. Как действовать участнику?

1. Найти сведения о заказчиках, договорах и тендерах и внимательно изучить этот материал.
2. Выявить (если есть) стандартные ошибки и несостыковки в документации.
3. Определить для себя образ заказчика: в каких товарах нуждается, какие тендеры организовывает, с какими поставщиками сотрудничает и т.д. Вполне вероятно, что в ходе анализа вы увидите, что в закупках конкретного заказчика все время побеждает один поставщик (или два поставщика постоянно сменяют друг друга), а это должно вызвать подозрения.

Инструкция по подготовке аналитического отчета в разрезе заказчика:

1. Оцените спрос на ваши товары: нужны ли они заказчику, и готов ли он их закупать.
2. Проанализируйте конкретного организатора: сколько кандидатов участвует в его процедурах, насколько снижается цена от изначально установленной, и кем она снижается.
3. Изучите план-график – в нем описываются будущие закупки. Можно будет сопоставить прошлые закупки и предстоящие, сделать вывод о потребностях госучреждения.
4. Сравните предметы контрактов за различные периоды: повторяются ли они, или предпочтения заказчика поменялись, или потребности зависят от сезона.
5. Обратите внимание, в каком диапазоне была понижена начальная цена контракта в процентах. Если у данного заказчика регулярно контракты отдаются поставщику с минимальным снижением, то есть повод подозревать его в сговоре со второй стороной.
6. Изучите компании поставщиков, которые ранее участвовали в тендерах данного заказчика: кто из них чаще всего снижается, а кто никогда не побеждал. Так вы сделаете вывод о своих возможных соперниках.

Детальная проработка всех стадий закупки позволит сформировать собственное мнение о добросовестности заказчика и ваших конкурентов.

Какие критерии ложатся в основу анализа:

1. Среднее понижение НМЦ контракта в процентах. Этот фактор поможет понять:

• возможен ли демпинг;
• нужно ли готовить антидемпинговые меры, применяемые при понижении НМЦК на 25% и более;
• присутствуют ли договорные взаимоотношения сторон (незначительное понижение может свидетельствовать о наличии «своего» поставщика);
• намного ли понижается начальная стоимость тендера (чрезмерное падение цены говорит об изначально неоправданной стоимости закупки).

2. Оценка свободных мест в нише. К системе госзакупок проявляет интерес огромное количество представителей бизнеса. Они, в свою очередь, ищут специалистов по закупкам к себе в штат или на отдельную услугу. Кажется, что свободных ниш в госзаказе уже не осталось, но это не так. При желании можно найти для себя низкоконкурентную нишу или без конкуренции ниши. Все будет зависеть от специфики вашей деятельности и предлагаемых товаров.

3. Анализ тендеров по определенному направлению. В процессе подготовки среза появляется понимание о востребованных отраслях, популярных товарах и услугах среди заказчиков. Такой анализ составляется по тематике деятельности и региону, а по его результатам можно повысить эффективность своего участия.

4. Выявление нарушений в процедурах. Нужно ли вам участвовать в конкретном тендере, поможет понять изучение документации на факт наличия нарушений со стороны организатора.

5. Анализ положений контракта. Маячками «заточенного» контракта может быть наличие больших штрафов или игнорирование важных для исполнения обязательств пунктов (сроки оплаты, условия приемки товара). Также могут не совпадать сроки из ТЗ со сроками в договоре.

На что обращать внимание?

Единая информационная система помогла полностью уйти от таких намеренных нарушений заказчиков, как одновременное использование в наименовании тендера букв кириллицы и латиницы, а также постановка пробелов между буквами ключевых слов. Но остались другие «хитрости», о которых далее.

Некачественное заполнение данных о закупке:

• заказчики специально не указывают в наименовании ключевое слово, с помощью которого можно отыскать госзаказ;
• намеренное допущение ошибок в коде ОКПД2;
• ошибки в ИНН и КПП;
• не указывается номер телефона или ФИО человека, ответственного за осуществление закупки;
• неточное указание региона отгрузки товара или и вовсе его отсутствие.

Нарушение принципа конкуренции:

• в ТЗ указан срок, в течение которого нереально исполнить контракт;
• выигрывает участник, минимально снизивший стартовую цену;
• участвуют кандидаты, в отношении которых поступали жалобы в ФАС;
• регулярные отказы от тендера участников;
• постоянное продление сроков мероприятия, что приводит по итогу к наличию одного исполнителя, который и выигрывает работы.

Завышение стоимости, которое можно определить по:

• отличию между ценой за единицу продукции и идентичным товаром;
• несовпадению ОКПД2 в контракте и закупочной документации;
• «копированию» ценового предложения;
• неоправданному уменьшению цены в ходе торгов, а после победы цена контракта увеличивается на 10%.

О коррумпированности организатора можно судить, если он предъявляет неадекватные требования к участнику: его паспортным данным, дубликатам бумаг, адресу регистрации, предоставлению справок и др. А если вы подаете запрос на разъяснение положений тендерной документации, то заказчик ограничивается размытыми формулировками.

Резюме

Аналитические отчеты в тендерных продажах помогают принять взвешенное решение, стоит ли участвовать в этой закупке, выгодна ли она для меня, что я могу противопоставить конкурентам и чем выделиться для заказчика, способен ли я выполнить данную работу и т.д.

Кроме того, благодаря аналитике, принимается не просто правильное решение, а быстрое решение. Но для этого необходимо проводить систематический анализ тендеров, а не выборочный, иначе не будет той скорости, которая так нужна участникам госзаказа.

С помощью подготовки отчетов можно продавать свою экспертность как тендерного аналитика и оказывать услуги в бизнесу за деньги.

Составление отчетов помогает увеличить процент выигранных закупок, изучить рынок и своих соперников, выявить свои слабые места и проработать их. А если вы тендерный специалист, то – повысить лояльность со стороны клиентов. Если вы хотите научится легко готовить аналитические отчеты с помощью сервиса Тендерплан, то можете записаться в предварительный список. Мы заранее проинформируем вас о его старте.