Как поменять руководителя в ЕИС? Инструкция для поставщиков

Евгений Бобышев

Эксперт по госзакупкам, соавтор онлайн-академии "Азбука тендеров"

Смена руководителя – это ответственный момент для любой организации. Необходимо не только подготовить соответствующие документы о назначении нового директора, но и внести изменения в различные системы – ЕГРЮЛ, ЕИС, ЕСИА. Не забываем и про уведомления в налоговую инспекцию и контрагентам. Подробнее о каждом этапе читайте в статье-инструкции для поставщиков.

Как быстро оформить нового директора?

Сразу отметим, что «быстро» — это не совсем корректное слово в данных обстоятельствах. За 1 день поменять руководителя не получится. Решение принимается на совете учредителей или с помощью голосования.

О назначении нового директора следует в 3-хдневный срок сообщить в ФНС.

Краткое руководство к действию:

1. Заполните заявление по форме 14001 о внесении корректировок в сведения о юрлице (документ подается в налоговую службу). Руководствуясь этими данными, ФНС изменит информацию в реестре юрлиц.
2. Закажите новую электронную подпись на нового директора. Сделайте это как можно быстрее, если активно участвуете в тендерах.
3. Добавьте сведения на «Госуслуги». Для этого новоиспеченный руководитель заходит как физлицо в свой ЛК на сайте и добавляет информацию об организации, во главе которой он встает.
4. Аннулируйте полномочия прошлого директора: отзовите его электронную подпись, направив заявление в УЦ.
5. Добавьте нового директора в ЕИС: зайдите в ЛК и внесите информацию в разделе «Регистрация представителя юридического лица».

После успешного выполнения названных действий новый руководитель законно сможет выполнять все возложенные на него обязанности.

А теперь рассмотрим подробнее каждый пункт.

Какие документы готовить?

При перестановках в руководстве заниматься госзакупками можно только после того, как соответствующая информация отражена в ЕИС, реестре юрлиц и на «Госуслугах».

Основанием для внесения корректировок служат:

• приказ о назначении нового директора;
• решение учредителя;
• протокол заседания.

Как поменять руководителя в ЕГРЮЛ:

• подготовить заявление по форме Р13014 о внесении изменений;
• приложить документальное подтверждение о вступлении в должность нового лица;
• обратиться в ФНС для обновления данных в реестре юрлиц.

На сайте ФНС есть специальный сервис, с помощью которого по ИНН, ОГРН или наименованию компании можно запросить сведения из реестра ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Информирование контрагентов

Если в компании меняется руководство, то необходимо поставить в известность своих партнеров, с которыми заключены договора.

Даже если в договоре не содержится пункт об этой обязанности сторон, уведомление о смене директора все равно нужно отправлять, чтобы:

• документы о приемке ТРУ были подписаны уже новым директором;
• новое лицо было уполномочено на совершение действий;
• действия нового директора носили законный характер.

Если имеются договора, заверенные старым управленцем, то:

1. Сделайте копии документов (приказ, выписка из реестра), которые подтвердят замену руководителя.
2. Напишите письмо с предложением заключить допсоглашение к договору, подписанному старым директором.
3. Представьте контрагенту документы и письмо, подтверждающие полномочия лица, пришедшего на смену (в бумажном виде, а также продублируйте через сервис ЭДО).

Бывает так, что директор на больничном, а контракт нужно срочно подписать в ЕИС. В этом случае действовать должен сотрудник, компании, наделенный всеми необходимыми полномочиями. Он может подписывать не только контракт в ЕИС, но и допсоглашения, закрывающие документы.

Перевыпуск электронной подписи

После обновления сведений в реестре юрлиц, направьте заявление на выпуск нового ключа электронной подписи.

Замена ЭЦП при смене руководителя:

1. Определитесь, какие функции будет выполнять владелец ЭП: только заверять отчетность или заниматься госзакупками и подписывать договора?
2. Выберите УЦ, который предлагает вам хорошие условия по оформлению сертификата подписи и стоимости. (Примечание: с 1 января 2022 года руководители и ИП могут получать ЭП в отделениях налоговой службы, в том числе и для участия в торгах на электронных площадках. Только при личном посещении налоговой, а не через своих представителей. С собой нужно иметь отформатированный накопитель для записи сертификата ЭП).
3. Соберите комплект документов для получения ЭП:

— оригинал или заверенную копию паспорта назначенного управленца;

— копии бумаг, подтверждающие полномочия нового директора (выписка из реестра, приказ, решение);

— оригинал или заверенную копию СНИЛС директора, или выписку из ПФР, которую можно получить в личном кабинете пользователя.

Добавление руководителя в ЕИС и на «Госуслуги»

Получили электронную подпись, теперь переходим на следующий этап – обновление сведений на портале для заказчиков и поставщиков и добавление организации на «Госуслугах».

Добавление руководителя в ЕИС и на «Госуслугах»:

Шаг 1. Аннулируем сведения о прошлом управленце в онлайн-системах. Подаем заявление на отзыв электронной подписи в УЦ. Для смены руководителя в ЕИС направляем заявление оператору ЕАСУЗ на блокирование учетной записи:

Учетная запись меняется также на основании заявления, а оператор ЕАСУЗ направляет новому владельцу измененный пароль для входа:

Шаг 2. Проверяем настройки программного обеспечения для работы с информационной системой: обновить браузер до новой версии, снять блокировку всплывающих окон, добавить сайт в перечень доверенных узлов.

Шаг 3. Новый директор заходит на «Госуслуги» (в учетную запись физлица) и добавляет свою организацию. Для этого нужно:
— перейти по кнопке «Добавить организацию»;
— указать тип организации;
— добавить ЭП и указать данные о себе:

Шаг 4. Проверяем права доступа или добавляем необходимые полномочия:
— на личной странице пользователя «Госуслуг» открываем раздел «Организации»;
— переходим в раздел «Доступы к системам». Для возможности участия в торгах необходимо включить функцию «для закупок – ЕИС».

Шаг 5. Регистрируем руководителя на сайте zakupki.gov.ru
— заходим в ЛК пользователя на портале закупок;
— в разделе «Регистрация представителя юридического лица» проверяем достоверность указанных сведений, далее нажимаем «Зарегистрировать».

Шаг 6. Направляем заявление на добавление сведений в ЕАСУЗ (документ аналогичен заявке на внесение изменений). Примечание: доступы и информация о пользователе автоматически подтягиваются с «Госуслуг».

Шаг 7. Чтобы изменить тип компании в ЕИС необходимо скорректировать данные сведения на «Госуслугах». Если необходимые данные не продублировались в ЕИС, то можно внести сведения вручную (если тип данных разрешает ручную правку). Для корректировок учетных данных пользователь должен зайти в ЛК на сайт ЕИС от имени администратора.

Для ручного изменения регистрационной информации пользователю следует авторизоваться в личном кабинете ЕИС. Открыть раздел «Администрирование», далее во вкладку «Управление организациями» — «Регистрационные данные организации». Появится окошко для просмотра и внесения данных. Указываем и сохраняем нужную информацию.

С какими трудностями можно столкнуться?

В некоторых случаях при корректировке сведений в ЕИС пользователи сталкиваются с трудностями:

1. Если при создании учетной записи нового пользователя возникает системная ошибка, то проверьте настройки ПО и соответствие требованиям сайта ЕИС.
2. Если не осуществляется переход по кнопкам «Зарегистрировать» или «Продолжить», то проверьте настройки безопасности и отключите блокировку всплывающих окон. Система должна начать работать корректно.
3. Новый директор зарегистрировался на сайте «Госуслуг», добавил организацию, но его учетная запись не появилась на портале закупок. В этом случае зарегистрируйте пользователя напрямую на сайте ЕИС и проверьте наличие у него администраторского доступа.

Что делать, если руководитель поменялся в процессе участия в закупке (заявку уже подали)?

В этом случае нужно как можно быстрее оформить полномочия нового руководителя. Нельзя подписывать документы подписью старого владельца, т.к. заказчик признает ваши сведения недостоверными.

Чтобы этого не произошло, заранее выпустите ЭП на уполномоченное лицо компании, которое сможет подписывать документы от имени компании. Пока вы будете оформлять нового директора, ответственный сотрудник будет подписывать документацию своей подписью. Назначить можно, например, главного бухгалтера или заместителя.

Данная позиция изложена в Постановлении АС Восточно-Сибирского округа по делу № А19-21253/2017 от 16.07.2018 г. Арбитражный суд вынес решение, что организация, имея одну электронную подпись, должна позаботиться о выпуске второй ЭП для ответственного сотрудника, который сможет выполнять необходимые действия в отсутствие директора.

Андрей Плешков

Развиваю вместе с топовыми экспертами soft и hard skills специалистов в тендерном клубе

Телеграм-чат

Друзья, теперь вы знаете, как поменять руководителя в ЕИС. А если у вас остались вопросы, то задавайте их в комментариях к статье или в нашем Телеграм-чате. Кстати, в чате ответ можно получить гораздо быстрее, потому что здесь на связи опытные специалисты, руководители компаний, поставщики, представители банков и различных онлайн-сервисов. Каждую среду проводим живые эфиры, на которых обсуждаем последние новости из сферы госзакупок.