Системы электронного документооборота (ЭДО) существуют уже достаточно долго, но с распространением пандемии многие компании стали больше работать в онлайне. Этот формат пришел на смену обмена сканами и фотографиями документов. Это не всегда удобно и влечет дополнительные расходы, так как кроме компьютера нужно иметь еще принтер со сканером, бумагу, телефон с фотоаппаратом. А с помощью сервиса ЭДО достаточно подготовить документ, загрузить его в систему, подписать электронной подписью и отправить контрагенту. Адресату придет уведомление, и он быстро отреагирует на входящую почту.

Форма, подписанная электронной подписью, имеет ту же юридическую значимость, что и бумажный документ с собственноручной подписью и печатью. Также благодаря ЭДО можно дистанционно сдавать отчетность в ИФНС. Обо всех этих и других возможностях таких систем читайте в статье.

Электронный документооборот – что это такое, и для чего нужен?

Используя возможности сервисов ЭДО,  участники сделки могут в ускоренном режиме обмениваться документами дистанционно. Это несложный процесс, в котором сможет разобраться даже неопытный пользователь. Для этого не нужно оканчивать курсы экономистов, бухгалтеров или программистов.

Документ можно готовить внутри системы, используя рекомендуемые шаблоны, или оформить файл, например, в Word, загрузить его и подписать электронной подписью (ЭП). Если нужно, чтобы контрагент со своей стороны тоже подписал форму, то нужно поставить отметку в окне рядом с надписью «Запросить подпись контрагента».

Документ, отправленный с помощью такой системы и подписанный ЭП, будет равен по юридической силе бумажной форме, и при необходимости его можно будет использовать для отстаивания своих интересов в каких-либо спорах.

Плюсом использования таких сервисов является полная сохранность документации, все отправленные или полученные формы представлены в личном кабинете пользователя.

В широком понимании инструментарий систем ЭДО подходит для двух видов сотрудничества:

• обмен документами внутри компании между ее специалистами – это внутренний обмен;
• обмен документами между несколькими компаниями – это внешнее взаимодействие.

Несмотря на развитость сервисов ЭДО, не все руководители компаний знают о них и не применяют в своей работе. Они предпочитают работать по старинке – например, для подписи договоров встречаться лично или отправлять бумаги почтой, курьером или сканы по e-mail. Но такой формат постепенно угасает, так как сегодня в бизнесе нужна скорость. К тому же это гораздо экономичнее: не нужно тратиться на бензин или такси, оплачивать услуги курьера, покупать принтер со сканером.

Если нужно организовать электронный документооборот внутри проекта, то для этого приобретается специальный программный пакет, устанавливается приложение от  ЭДО на ПК или мобильное устройство и к нему подключаются все сотрудники.

Для организации внешнего обмена между двумя и более компаниями (онлайн-проектами) дополнительно нужен будет оператор ЭДО. Он обеспечит взаимодействие и передачу нужных данных среди участников сделок и проконтролирует процесс.

Кто может пользоваться системами ЭДО?

Выделим несколько групп пользователей, которые в своей деятельности могут и должны использовать такие сервисы:

1. Крупные компании и онлайн-проекты. В больших учреждениях и бизнесе работает большой штат сотрудников, поэтому не всегда удается качественно проконтролировать их деятельность, документы могут потеряться, а крайнего потом не найдешь. Благодаря системе ЭДО все формы будут храниться в облачном хранилище, подключенные лица будут их видеть в своем личном кабинете, поиск осуществляется по фильтрам. И всегда будет понятно, на ком завис процесс.
2. Малый бизнес. Небольшие организации тоже нуждаются в скорости работы. Контрагенты могут находиться на расстоянии сотен и даже тысяч километров, поэтому ЭДО позволяет быстро обмениваться таким сторонам документами. Например, руководитель некрупного проекта, который живет в Сочи, привлекает IT-специалиста из Москвы. Они заключают договор оказания услуг в сжатые сроки в сервисе ЭДО.
3. Самозанятые. Для того чтобы легализовать свою деятельность и не бояться проверок ФНС, самозанятые лица должны иметь электронную подпись и пользоваться ЭДО. К таким специалистам у руководителей проектов будет больше доверия, и сами самозанятые будут подстрахованы от недобросовестных работодателей, так как они заключат договор оказания услуг и подпишут его в системе.

Преимущества ЭДО

Отсутствие расходов на дополнительное оборудование и расходники. Выше мы уже рассказали про траты на принтер/сканер, бумагу, такси и т.д., поэтому не будем останавливаться на этом плюсе сервисов. Электронный формат сэкономит ваши деньги, которые можно будет потратить на более важные вещи.

За обмен документами нужно будет платить, но это все равно дешевле, чем купить ненужную технику или расходные материалы. Вся сумма распределяется между отправленными формами: чем больше единиц вы отправите, тем меньше цена будет каждой из них.

Скорость оформления. Работнику обычной компании часто приходится ждать директора, чтобы он подписал документ или любого другого участника. В онлайн-проектах это невозможно, так как контрагенты могут проживать где угодно, и даже не в России. Поэтому одни руководители онлайн-проектов уже оценили возможности ЭДО, а другие обязательно в ближайшее время к этому придут.

Компактность. Бумажные документы занимают много места, в больших офисах на архив выделяются целые комнаты. Электронные формы хранятся в личном кабинете пользователя, на специальном облаке, на цифровом носителе. Благодаря такой организации деятельности нужный бланк всегда можно найти быстро и в нужное время.

Прозрачность. Обмен бланками в ЭДО помогает контролировать все этапы и видеть статус документа в данную минуту (еще не прочитан или еще не подписан и т.д.). Также виден сотрудник, которому был отправлен бланк, и который должен его прочитать, согласовать и подписать. При таком взаимодействии сотрудники могут сопровождать исходящий документ комментариями, делать пометки для адресата, что значительно упрощает общение.

Оптимизация бизнес-процессов. Политика компаний становится более эффективной благодаря использованию систем ЭДО. Согласование, утверждение и другие рутинные этапы осуществляются быстро, а сэкономленное время можно потратить на более важные задачи.

Приложения для мобильных устройств. Многие операторы ЭДО в числе других своих полезных опций предлагают мобильные приложения, которые работают на мощностях операционных систем IOS и Android. Это удобно тем, что, находясь, например, в отпуске или командировке можно следить за некоторыми процессами.

Помощь пользователям. Помимо службы поддержки, которая всегда ответит на ваши вопросы, сервисы ЭДО проинформируют пользователя о том, что скоро закончится действие ЭП или просигнализируют о входящей почте.

Какие документы можно отправлять через ЭДО?

С помощью данных сервисов можно обмениваться любыми документами. Шаблоны некоторых из них, которые являются стандартными, находятся в приложении. Другие формы можно заполнять на компьютере в любой удобной программе. Вот классический перечень документов, которые использует каждое учреждение или онлайн-проект:

• договора, акты сдачи-приемки;
• соглашения и счета-фактуры;
• спецификации и отчетные ведомости;
• письма и анкеты;
• каталоги, прейскуранты, таблицы;
• приказы и распоряжения;
• чеки и ведомости;
• аналитические справки и бухгалтерские отчеты;
• и другие бланки.

Руководители компаний посредством электронного документооборота могут предоставлять в ИФНС необходимые отчеты.

Некоторые формы, например, УПД или счет-фактура должны соответствовать требованиям, разработанным налоговой службой, то есть заполняться они должны по установленной форме. В противном случае, если возникнут споры или начнутся разбирательства, неверно составленный документ будет признан недействительным. В частности, счета-фактуры влияют на налоговые вычеты, поэтому оформлять их нужно в строгом соответствии с утвержденными требованиями.

Как правильно выбрать сервис электронного документооборота?

На официальном сайте налоговой службы опубликован список операторов ЭДО. Выбирая сервис для себя или своего проекта (компании), нужно понимать, какой из них наиболее будет соответствовать вашим потребностям. Обращать внимание нужно на следующие факторы:

• какие возможности предлагает данный сервис;
• какая у него репутация и отзывы на рынке;
• подходит ли он именно для ваших целей;
• какое количество пользователей зарегистрировано в сервисе;
• в какую сумму обойдется роуминг, если взаимодействовать с другим участником сделки, а он пользуется услугами другого оператора;
• какое место в рейтинге сервисов занимает данный оператор;
• какие есть тарифы и их стоимость.

Как уже было отмечено выше, все документы подписываются электронной подписью, без нее работа в ЭДО невозможна. Цена ЭП будет зависеть от количества операций, которые вы планируете совершать. Например, эл. подпись для обмена простыми неформализованными документами обойдется примерно в 2 000 рублей. В среднем стоимость ЭП будет в пределах от 2 до 4,5 тысяч руб.

На ЭП в кодовом виде записывается информация о ее владельце, это, так называемый цифровой ключ. Данные сведения заносятся на специальный носитель – рутокен, который подключается к USB-разъему ПК/ноутбука.

У каждого оператора ЭДО свои расценки на тарифные пакеты. Например, 2 500 единиц будут стоить 6 000 руб. Если планируете мало обмениваться документами, то можно приобрести лицензию за 500 руб. за 10 форм.

Операторы удерживают оплату только за исходящие единицы, входящие не будут ничего стоить. Итоговая цена будет зависеть от подключенного пакета. Если обмениваться документами часто и много, то после распределения суммы между всеми единицами, стоимость каждой из них может выходить от 3 до 10 рублей.

Самозанятому лицу, который обменивается с заказчиками только договорами и актами пару раз в месяц, достаточно будет только купить электронную подпись за 2 тысячи руб. и обмениваться неформализованными документами. В этом случае и входящие, и исходящие формы будут бесплатными. Например, такие возможности дает сервис ЭДО «Диадок».

Обзор ЭДО «Диадок»

Систему ЭДО «Диадок» можно назвать одной из самых популярных на рынке. Здесь есть весь необходимый функционал для дистанционного взаимодействия. Практически любую задачу, связанную с документацией, можно решить в этом сервисе. Цифровые формы равны бумажным по своей юридической силе. На сегодняшний день в сервисе зарегистрировано более миллиона клиентов, в числе которых есть масштабные онлайн-проекты.

Инструментарий «Диадока» нацелен на работу с входящими и исходящими документами, заверение их ЭП. Причем ваш контрагент не обязательно должен пользоваться этим же оператором, он может быть зарегистрирован в другой системе. В «Диадоке» можно формировать отчетность для предоставления в ФНС дистанционно.

Для работы в «Диадоке» не требуется установка отдельного программного обеспечения на ПК. Начать пользоваться возможностями сервиса можно после стандартной процедуры регистрации. Электронная подпись, в том числе, нужна для входа в личный кабинет.

Преимущества программы «Контур Диадок»:

1. Формирование, отправка и прием цифровых бланков.
2. Интеграция с 1С. Участникам не нужно вручную прописывать параметры и текст, нужные документы формируются автоматически и подключаются к бухгалтерской программе.
3. Взаимодействие с различными информационными сервисами: API, SAP, MS Dynamics, Oracle.
4. После создания аккаунта открывается доступ к расширенным возможностям.
5. Возможность не только внутреннего и внешнего взаимодействия между участниками, но и связь с государственными ведомствами РФ.
6. В программе нет необходимости дублировать информацию.
7. Правки в электронную документацию вносятся дистанционно.
8. Видно, на какой стадии находится форма, и участники могут отслеживать все этапы.
9. Нужный бланк можно найти в кратчайшие сроки с помощью специального фильтра поиска.
10. Разработчики предлагают мобильную версию программы. Многие процессы можно контролировать, не имея рядом компьютер/ноутбук.
11. Есть свое хранилище данных.
12. Можно задать цепочку передачи каждой формы.
13. Взаимодействие с аналогичными системами.
14. Пользователи «Диадока» могут контролировать действия других участников. Если вторая сторона запрашивает доступ к файлу, то программа об этом проинформирует.

Если пользователь желает работать в «Контур Диадоке» только с входящими документами, то стоимость пакета будет ниже. Для возможности подписания документов нужно будет подключить тариф, стоимость которого составляет 1 – 3 тысячи руб. в год. Эта цена зависит от количества исходящих единиц.

Обзор ЭДО «СБИС»

В СБИС есть несколько рабочих режимов, которые друг с другом взаимодействуют. В их числе представлен и электронный документооборот.

Возможности СБИС позволят пользователю:

• проверить своих контрагентов;
• составить отчеты и направить их в государственные ведомства;
• найти закупки на разных ресурсах и ознакомиться с аналитикой торгов;
• получить дистанционно фискальные отчеты;
• создать бухгалтерскую, складскую и кадровую документацию;
• управлять этапами бизнеса;
• подключить программы CRM для оптимизации деятельности отдела продаж.

Здесь есть бесплатная версия сервиса для осуществления минимально необходимых операций: взаимодействие между участниками сделки, работа с первичными бухгалтерскими документами и подготовка отчетов для государственных ведомств. Как и  «Диадок», СБИС имеет собственное приложение для мобильных устройств, функционирующее в ОС Андроид и iOS.

Бесплатные возможности СБИС ограничиваются работой только с входящими файлами. Работа с исходящими будет доступна после подключения платного пакета услуг. Самый минимальный тариф обойдется 500 руб. в год. Эта стоимость включает в себя возможность отправить 50 бланков за квартал, одна электронная подпись, внутренний чат и видеосвязь. Бесплатная версия СБИС подойдет для работы только с входящими формами.

Чек-лист перехода на ЭДО

1. Приобрести электронную подпись

Стоимость ЭП начинается от 2 тыс. руб. и зависит от количества действий, которые планируете совершать. Подпись на рутокене будет стоить дороже. Как правило, ЭП оформляется быстро и выдается в тот же день, когда была подана заявка и реквизиты пользователя. Агента услуг следует искать в своей местности, чтобы забирать ЭП было недалеко.

Заказывайте эл. подпись в аккредитованных Удостоверяющих центрах. Их актуальный список можно найти на портале Минсвязи.

2. Зарегистрироваться в ЭДО, допущенной ФНС

Регистрация в таких сервисах не вызовет трудностей, а на саму процедуру уйдет не больше 1 часа.

3. Договориться с контрагентами о переходе на обмен электронными документами

Если вторая сторона уже подключена к системе электронного документооборота, то с помощью функционала в приложении найдите его по ИНН и отправьте приглашение к сотрудничеству.

Многие операторы лояльны друг к другу, поэтому также можно взаимодействовать с контрагентом, который работает в другом сервисе ЭДО. Корректный обмен формами обеспечивается специальными условиями, например, Роуминг на Платформе ОФД.

Резюме

В статье мы рассмотрели только две системы ЭДО – «Диадок» и СБИС. Их гораздо больше, но именно эти сервисы являются самыми распространенными среди российских пользователей. Их широкий функционал позволяет закрывать все необходимые потребности по электронному обмену документами, оптимизации бизнес-процессов, контролю сотрудников, предоставлению отчетности в госучреждения. Можно также назвать и других операторов ЭДО:

ELMA – в этом сервисе электронный документооборот является лишь малой частью представленных возможностей. Здесь можно выстраивать бизнес-процессы, следить за показателями, следить за взаимосвязями между контрагентами, управлять проектами, пользоваться внутренним порталом. Но и стоимость стандартного тарифа обойдется недешево – 45 тыс. руб.

Synerdocs – простая программа, где можно создать, отправить документ, внести изменения, подать отчет в госорган, составить акт сверки взаиморасчетов между сторонами. Этот оператор только начинает развиваться у нас в стране. Минимальная подписка будет стоить 2,5 тыс. руб. в год.

«Сбербанк E-invoicing» — помимо стандартного обмена документами, здесь можно работать с любыми маркированными товарами (парфюмерия, лекарства, обувь и т.д.) за счет того, что сведения о марке изделия автоматически попадают в «Честный знак».

«Контур.Экстерн» — это приложение разработано специально для отправки налоговой и бухгалтерской отчетности в государственные учреждения.

DocSpace — сервис нацелен на крупных игроков, так как стоимость подписки на 50 пользовательских доступов составляет 450 тыс. руб. Здесь можно контролировать обмен документами, оформлять внутреннюю документацию, выполнять потоковое сканирование для перехода на электронный документооборот и многое другое.

Аналогичными программами как с минимальными возможностями, так и с расширенным функционалом являются «Дело», «Логика», «ЕВФРАТ». А для тех, кто теряется в многообразии предложений или только начинает осваивать ЭДО, является руководителем малого бизнеса/онлайн-проекта, самозанятым, рекомендуем начинать с «Диадок» или СБИС. Все, что вам нужно для работы, здесь присутствует.