Зачем организации сообщать об изменившихся реквизитах?
На последней странице каждого контракта или договора стороны указывают свои реквизиты – это данные об организации, начиная от наименования до контактов с уполномоченными лицами.
- По наименованию и ИНН компанию можно проверить в различных сервисах для проверки контрагентов.
- По указанному юридическому адресу направляется корреспонденция.
- По банковским реквизитам оплачиваются работы по договору.
- Контакты (номер телефона, email) необходимы для связи с ответственными сотрудниками и руководителем.
Реквизиты – это важнейший раздел договора, несмотря на то, что он располагается в самом низу документа.
Посудите сами: Если неправильно указать юридический адрес или вовремя не сообщить второй стороне о его замене, то вам не дойдет корреспонденция, и вы не узнаете, о чем вас хотели известить. Если не уведомить о смене банковских атрибутов, то вам не дойдет оплата. Потом нужно будет связываться с банком и решать вопрос по возвращению суммы, которая ушла не на тот счет. При этом заказчик никакой ответственности не понесет за деньги, отправленные не на тот счет, потому что он строго придерживался указанных реквизитов.
Если вы — поставщик и у вас меняются данные, то необходимо своевременно и оперативно направить заказчику соответствующий документ – письмо о смене реквизитов организации.
Какая информация указывается в реквизитах организации?
В законодательстве не дается перечень, какие сведения указывать в реквизитах. Однако на этот счет сложилась юридическая практика, которой придерживаются все организации.
Реквизиты делятся на две категории:
- В общие сведения включается: наименование организации, сведения о директоре, ИНН/КПП/ОГРН, юридический и фактический адреса.
- Банковские реквизиты – это данные, необходимые для перевода денежных средств в качестве оплаты за исполненные обязательства: банк получателя, БИК, коррсчет, расчетный счет.
Как написать письмо о смене реквизитов?
В 44-ФЗ не дается четких инструкций по составлению информационного письма о смене реквизитов организации. Следует придерживаться сложившейся практики. Например, оформлять документ на фирменном бланке организации. Так вы покажете, что придерживаетесь делового этикета при обмене документами. Кроме того, ваше общение с контрагентом приобретет официальность.
ИП могут оформлять письмо о смене атрибутов на простом листе А4, заверив его печатью и подписью.
Письмо контрагентам о смене реквизитов включает следующие пункты:
- Наименование адресата, ФИО и должность уполномоченного представителя.
- Название документа.
- Дата и номер исходящей корреспонденции (при наличии).
- Краткий текст обращения, в котором прописываются изменившиеся реквизиты.
- Дата вступления в силу новых сведений.
- Дополнительные сведения (при необходимости).
- Подпись и печать директора.
Письмо о смене реквизитов организации /образец/:
Скачать бланк письма о смене реквизитов — ссылка
Примечание: Чаще всего у поставщика возникает необходимость сообщить о новом счете для перечисления оплаты. Например, он поменял банк, т.к. нашел более выгодные для себя условия. Одного информационного письма о смене реквизитов будет недостаточно. Нужно будет оформить допсоглашение к госконтракту.
Как составить уведомление?
Уведомление о смене реквизитов организации содержит все признаки информационного письма.
- В тексте документа указываете, почему у вас возникла необходимость поменять реквизиты (например, закрываете старый счет и открываете новый). Пишите дату закрытия предыдущего счета и дату открытия нового счета.
- Пропишите дату, с которой заказчик может перечислять вам оплату по новым данным.
- Укажите сведения о банке, в котором открыт новый счет (наименование банка, БИК, коррсчет, а также номер своего р/счета).
Руководитель организации заверяет документ подписью и печатью. Также подписать уведомление может ответственный представитель, наделенный соответствующими полномочиями по доверенности.
Как сообщить заказчику о новых реквизитах?
Уведомить заказчика необходимо сразу же после того, как вы обновили свои данные. Передать информацию можно стандартными способами:
- Вручить лично.
- Отправить курьером.
- Отослать по почте заказным письмом, чтобы у вас на руках осталось подтверждение, что адресат получил документ.
Для ускорения процесса можно направить уведомление по электронной почте, а вдогонку позвонить заказчику и предупредить, что вы направили ему важный документ. А потом использовать один из вышеназванных способов, чтобы заказчик получил уведомление на бумаге с вашей подписью и печатью. В госконтракте может быть прописано, что юридической силой обладает только письменная форма уведомления.
Шаблон электронного уведомления об изменении реквизитов юрлица:
Скачать шаблон электронного уведомления об изменении реквизитов юрлица — ссылка
Перед отправкой уточните у контрагента, актуален ли в контракте его адрес для приема важных писем, в том числе и его email. Однако если уверены, что адрес недостоверен, то следует придерживаться позиции, изложенной в п. 64 Постановления Пленума ВС РФ № 25 от 23.06.2015 г.
Если контракт не содержит исключительного адреса, то найдите адрес контрагента в соответствующем реестре и направьте сообщение по нему:
- если контрагент – юрлицо, то ищите в ЕГРЮЛ;
- если контрагент – индивидуальный предприниматель, то — в ЕГРИП.
Уведомление, доставленное по официальному адресу из реестра, будет зафиксировано как полученное, даже если адресат отсутствует по указанному месту нахождения (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).
Допсоглашение направляется по тем же правилам, что и информационное письмо. Если в договоре в качестве исключительного адреса указана электронная почта, то допсоглашение все равно необходимо отправить курьерской доставкой или ценным письмом, предварительно подписав его со своей стороны.
По email направьте электронное уведомление, в котором сообщите, что ваши реквизиты изменились и вы почтой (курьером) направили бумажный вариант допсоглашения к контракту.
А чтобы получить подтверждение того, что до заказчика дошло ваше уведомление, запросите у него номер входящей почты либо расписку о приеме. Так, вы будете уверены, что заказчик точно направит заработанные вами средства по верному адресу, а не по старым реквизитам.
В каком случае письмо не направляют?
При участии в государственных закупках компания еще на стадии отправки заявления указывает общие и платежные данные о себе. Этой информацией заказчик будет руководствоваться при подготовке проекта контракта.
Из этого следует, если компания на этапе подачи заявки планирует изменить свои атрибуты, то новые данные необходимо отразить в заявке. Заказчик получит доступ к этим сведениям после проведения электронных торгов, когда внести изменения не представляется возможным.
Поставщику необходимо помнить, что до истечения времени, выделенного для подачи заявок, он может отозвать свое предложение, изменить его и снова направить.
Если же заявка уже принята комиссией заказчика, а компания выиграла тендер, то при возникновении необходимости смены реквизитов на этапе подписания договора, вместо информационного письма о смене реквизитов оформляется протокол разногласий.
Резюме
Письмо о смене реквизитов организации является важнейшей частью делового документооборота. Документ применяется для уведомления контрагента/заказчика в случае изменения общих или банковских реквизитов компании: новый р/счет, новый директор, новый юридический адрес и т.д.
В госконтракте обязательно прописывается условие об информировании второй стороны в случае, если первая сторона меняет данные о себе. Делать это следует заранее, чтобы не доводить до споров с заказчиком, если он, например, направит оплату не на тот расчетный счет или корреспонденцию не на тот почтовый адрес.
