Как добавить новую электронную подпись в ЕИС? Пошаговая инструкция для участников закупок

Электронная подпись является важнейшим атрибутом при участии в закупках, электронном документообороте, заключении контракта, взаимодействии с заказчиком. Сертификат подписи необходимо вовремя обновлять и регистрировать в системе.

В статье расскажем, как устанавливать, изменять и отвязывать электронную подпись в ЕИС для руководителей и сотрудников.

Общие положения

Для работы с сайтом ЕИС и торговыми площадками необходимо наличие усиленной квалифицированной электронной подписи, которую выдают аккредитованные удостоверяющие центры из перечня Минкомсвязи РФ.

В закупках по 223-ФЗ нет строгих требований к виду электронной подписи. Условия и требования заказчики прописывают самостоятельно в Положении о закупке. Однако в большинстве случаев в качестве требования заказчики устанавливают также необходимость наличия квалифицированной ЭП.

Для участия в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ нужно пройти регистрацию на сайте ЕИС (https://zakupki.gov.ru/) и получить автоматическую регистрацию на 8-ми «федеральных» ЭТП.

Как сторонам работать с электронной подписью в 2022 году?

В упрощенном виде обновление сертификата электронной подписи в ЕИС можно представить в трех шагах:

1. Открываем личный кабинет на сайте ЕИС.
2. Добавляем новый ключ.
3. Проверяем работу ЭП на корректность.

Правила работы с квалифицированными ЭП были изменены с 01.07.2021 г. В 2022 году также многое поменялось в работе с подписями, однако инструкция, как заменить электронную подпись в ЕИС осталась прежней. Стороны госзаказа (заказчики, участники) по установленному регламенту регистрируют квалифицированную подпись на сайте www.zakupki.gov.ru и на электронных площадках, чтобы полноценно проводить и участвовать в процедурах.

Какие последние нововведения связаны с ЭП:

1. Юридические лица (руководители), ИП и нотариусы должны получать ЭП в местном отделении налоговой инспекции или в уполномоченной организации (аккредитованные УЦ). Руководителям государственных и муниципальных организаций электронную подпись выдает Федеральное казначейство. Руководители финансовых компаний получают ЭП в Центральном банке РФ.
2. Если аккредитация УЦ, выдавшего электронную подпись, истекает до 01.01.2022 года, то ЭП не будет действовать. Обновить подпись можно в ФНС или УЦ с действующей аккредитацией.
3. С 01.01.2022 г. работники организаций имеют право своей личной ЭП подписывать личные и рабочие документы (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ). Данные полномочия действуют, только если такому сотруднику выдана машиночитаемая (электронная) доверенность.

Для чего обновлять ЭП?

Электронная подпись в закупках нужна и заказчикам и поставщикам. С ее помощью публикуется тендерная документация, подписываются контракты, ведется электронный документооборот, проходит регистрация в ЕИС, подается запрос на разъяснения и т.д.

С электронным ключом работает сам руководитель либо ответственный сотрудник, которого наделили необходимыми полномочиями.

Без регистрации новой электронной подписи не получится полноценно работать с тендерами.

Если поставщик вовремя не закажет ЭП и не зарегистрирует сертификат в ЕИС, то он не сможет участвовать в торгах, подписывать контракты и взаимодействовать с заказчиком.

Замена сертификата электронной подписи в ЕИС необходима для выполнения юридически значимых действий на портале госзакупок и на электронных площадках.

Регистрация и отвязка электронной подписи в ЕИС

Непрерывная работа в ЕИС обусловлена своевременной заменой сертификата электронной подписи и регистрацией новой ЭП. Регистрация или обновление сертификата выполняется в ЕСИА («Госуслуги»).

Как обновить электронную подпись на ЕИС через «Госуслуги»:

1. Руководитель создает на «Госуслугах» учетную запись в статусе физического лица.
2. Подтверждает сведения.
3. Заходит на «Госуслуги» с помощью ключа руководителя.
4. В личном кабинете организации отмечает «Вход с помощью электронных средств» и заходит под ЭП руководителя.
5. Открывает вкладку «Данные об организации» — «Общие данные».
6. Выбирает «Перейти к редактированию».
7. Нажимает «Доступ к системам» — Единая информационная система.
8. Вносит в список уполномоченных обновленный или новый сертификат руководителя.
9. Открывает ЕИС под новой ЭП. Статус руководителя обновится или отобразится заново.

Как добавить новую подпись в ЕИС и пройти регистрацию ключа, если у пользователя уже был цифровой ключ в Единой системе:

Шаг 1. Зайти на сайт ЕИС – «Личный кабинет».

Шаг 2. В появившемся окне выбрать «Перерегистрировать». Если система не перекинула на страницу внесения изменений, то необходимо нажать клавишу «Редактировать» в правой верхней части экрана и выбрать действие «Редактировать данные пользователя».

Шаг 3. В форме «Регистрационные данные пользователя» вверху справа нажать «Зарегистрировать сертификат ЭП».

Шаг 4. Чтобы изменить сертификат электронной подписи в ЕИС, необходимо в отрытом поле указать файл нового ключа и нажать «Загрузить».

Шаг 5. Появится форма «Регистрационные данные пользователя». Введите пароль и кликните «Сохранить».

Шаг 6. Корректность работы сертификата проверьте с помощью функционала «Проверка подписи». Или закройте личный кабинет и откройте его еще раз по новой ЭП.

Повторную регистрацию ключа вправе выполнять только специалист, которому выдан администраторский доступ в личном кабинете ЕИС.

Как установить новую ЭП, если вы ранее не работали в системе:

Шаг 1. Открываем главную страницу сайта и пробуем зайти в личный кабинет. Необходимо выбрать верхний вариант (раздел III), как показано на скриншоте ниже.

Шаг 2. Привязываем подпись. Чтобы прикрепить сертификат руководителя, выбираем «Продолжить работу» и подтверждаем ЭП.

Шаг 3. Если сведения о пользователе не найдены, то система переведет на регистрационную страницу «Госуслуг». Проходим регистрацию.

Шаг 4. Регистрируемся в ЕИС. В разделе «Регистрация:

1. Указываем тип участника.
2. Добавляем сведения об организации.
3. Включаем в список новых пользователей, уполномоченных на совершение действий (администратор, размещение материалов).

Шаг 5. Проверяем работу сертификата. Обновление сертификата ЭП прошло успешно, если при входе в ЛК пользователя сертификат прошел проверку на достоверность и обеспечил идентификацию владельца.

Если в организации поменялся начальник, уволился уполномоченный специалист или перестал работать с тендерами, то его подпись необходимо аннулировать и зарегистрировать сертификат нового уполномоченного лица.

Как отвязать электронную подпись в ЕИС:

1. Открываем сайт Единой системы и нажимаем на кнопку «Личный кабинет».
2. В разделе «Зарегистрированные пользователи организации» указываем пользователя с необходимым статусом — «Руководитель организации», «Администратор организации».
3. Открываем контекстное меню, кликнув по правой кнопке мыши. Находим в списке человека, чей ключ необходимо убрать, и нажимаем «Отвязать сертификат». Затем выбираем «Продолжить», после чего система автоматически отвяжет ключ от учетной записи организации.

Какие могут возникнуть проблемы

Зачастую при настройке сертификата заказчики и участники сталкиваются с трудностями. Вот самые распространенные из них:

Перебои в работе сайта. До выполнения настройки, ознакомьтесь с информацией в разделе «Новости». Разработчики уведомляют о предстоящих регламентных работах. В это время не получится произвести установку электронной подписи в ЕИС. Если перебои не имеют отношения к техническим работам, то следует обратиться за помощью в службу поддержки.

Не открываются всплывающие окна. Чтобы решить эту проблему, рекомендуем отключить блокировку всплывающих окон в браузере и внести сайт в список доверенных узлов.

Система блокирует ваши действия. Это происходит в том случае, если у вас нет администраторского доступа.

В ЛК пользователя некорректно отображается или вовсе не отображается информация. Эта проблема появляется, если ваш браузер и параметры настроек не соответствуют требованиям системы. Если все-таки настройки браузера верны, то напишите в службу поддержки или используйте программу настройки, которую рекомендует ЕИС.

Вместо заключения:

Сертификат электронной подписи для ЕИС выдается сроком на 1 год (сертификат ЭП от ФНС на 15 мес.). По истечении срока ключ нужно обновить, иначе будет ограничен доступ к закупкам. Заказчики не смогут размещать документацию, а поставщики – участвовать в торгах. Чтобы этого не произошло, отслеживайте сроки и действуйте по инструкциям из этой статьи.

Присоединяйтесь к открытому чату в Телеграм для тендерных специалистов и участников закупок, чтобы не пропускать самые интересные события в сфере тендеров.