Что такое тендерный отдел и зачем он нужен
Специалисты тендерного отдела занимаются всем процессом, охватывающим участие в закупках – начиная с подготовительной работы (поиск и аналитика закупок), заканчивая контролем получения оплаты после выполнения контракта.
Можно сформулировать 2 определения тендерного отдела в зависимости от формата его работы – работает он онлайн или офлайн.
- Тендерный отдел (офлайн) – это структурное подразделение, созданное внутри компании с целью участия в закупках и развития тендерных продаж. Специалисты подразделения числятся в штате компании и оформлены как постоянные сотрудники.
- Тендерный отдел (онлайн) – это несколько специалистов, которые не являются штатными сотрудниками компании, а находятся на связи онлайн (с помощью мессенджеров, приложений для видеосвязи, программ удаленного доступа к компьютеру и т.д.). Цели у них те же самые – подбирать закупки, анализировать, подавать заявки, повышать эффективность компании на рынке закупок. Специалисты могут быть оформлены как самозанятые по договору оказания услуг.
Каждый руководитель компании или собственник бизнеса сам выбирает, какой формат работы с тендерными специалистами ему больше подходит.
Кому подчиняется тендерный отдел
Специалисты подразделения напрямую подчиняются руководителю тендерного отдела. А глобально весь процесс их работы контролирует гендиректор компании.
Чем занимается руководитель тендерного отдела:
- планирует деятельность каждого специалиста подразделения;
- распределяет задачи и зоны ответственности;
- следит за исполнением всех этапов;
- лично включается в процесс, когда возникает сложная ситуация, требующая немедленного решения;
- участвует в разработке методических указаний, должностных инструкций, регламентов;
- напрямую отчитывается директору компании;
- выбирает стратегии, улучшающие качество работы сотрудников.
Руководитель тендерного отдела регулярно (1-2 раза в неделю) проводит планерки, намечает цели для каждого специалиста, подводит итоги работы на разных этапах. Планерка может проводиться не только в офисе, но и в формате онлайн-совещания.
Чем занимается тендерный отдел
Функции и задачи тендерного отдела зависят от масштабов компании, «сложности» ниши, задач бизнеса. Разберем самые основные:
- поиск и мониторинг закупок в различных источниках – сайт ЕИС, коммерческие площадки, СМИ, сайты частных заказчиков;
- анализ – заказчика, ниши, конкурентов, документации;
- просчет рентабельности участия в закупке и определение нижнего ценового порога, до которого можно опуститься в ходе торгов;
- выпуск/продление электронной подписи;
- регистрация/продление регистрации на сайте ЕИС;
- аккредитация/продление аккредитации на коммерческих ЭТП;
- подготовка заявки и сопутствующей документации (декларации, платежные поручения, независимая гарантия, письмо о деловой репутации и т.д.);
- подача запросов на разъяснение положений документации и извещения о закупке;
- подача протокола разногласий;
- отслеживание изменений в закупках, в которых участвует компания;
- проверка проекта контракта на соответствие с информацией в извещении и описании объекта закупки;
- переговоры с поставщиками и поиск товаров с лучшими характеристиками и ценами;
- выезд на место приемки работ (при необходимости);
- составление отчетов;
- подача жалоб в ФАС и защита интересов компании в суде.
Функции и задачи тендерного отдела делятся на зоны ответственности и распределяются между тендерными специалистами.
Как организовать тендерный отдел с нуля
Пошагово разберем, как создать тендерный отдел с нуля.
Шаг 1. Понять, действительно ли вам нужен тендерный отдел
Если вы только начинаете участвовать в закупках, то вряд ли есть смысл сразу создавать отдел. Некоторые предприниматели начинают с того, что сами ищут закупки, подают заявки и участвуют в торгах.
По мере развития можно нанять одного специалиста и делегировать ему часть задач, оставив себе время для более важных управленческих задач.
Тендерный отдел не нужен, если ваша компания нерегулярно участвует в закупках, например, 3-5 раз в год. В этом случае лучше заказать тендерное сопровождение у специалиста или обратиться в аутсорсинговую компанию.
Если участие в закупках для вашей компании – это основной канал продаж, вы участвуете регулярно на крупные суммы, то тендерный отдел вам нужен. Наймите для начала 1 специалиста, а если он не будет успевать из-за большой нагрузки, то найдите ему помощника.
Шаг 2. Найти специалистов
Несколько способов, как найти тендерных специалистов:
- Разместить вакансии на популярных сайтах по поиску сотрудников – Авито, hh.ru Юла, VK Работа, Яндекс Работа, Superjob.
- Выложить пост в своих соцсетях о том, что вы ищете сотрудников для тендерного отдела;
- Дать объявление через местный Центр занятости населения. Объявления дублируются на сайтах ЦЗН, их могут увидеть специалисты и из других регионов.
- Опубликовать объявление в газету в раздел с вакансиями.
- Написать на специализированные форумы.
- Поискать в социальных сетях по хештегу (#тендерный_специалист).
- Помониторить профильные Телеграм-каналы. Например, в Телеграм-чате Тендерного клуба состоят тендерные специалисты, поставщики, руководители компаний.
Также вы можете обучить в онлайн-школе «Азбука тендеров» своего знакомого или сотрудника (бухгалтера, юриста, секретаря).
Шаг 3. Разработать регламент сотрудничества
Пропишите на бумаге, какие задачи должен выполнять тендерный специалист. Это поможет в будущем избежать недопонимания и конфликтных ситуаций.
Шаг 4. Заключить договор
Если вы нанимаете сотрудника в штат, то с ним нужно заключить трудовой договор, который предполагает отчисление за него налогов в ПФР и ФФОМС.
Если ваш тендерный отдел будет состоять из нештатных специалистов, то подойдет договор оказания услуг. В этом случае специалист должен быть оформлен как ИП или самозанятый, и он сам за себя отчисляет налоги.
Например, специалист-самозанятый платит 6% налог, если оплата поступает от ИП или юрлица.
Шаг 5. Контролировать процесс
Намного проще контролировать работу в команде, когда все сидят в офисе, вы общаетесь с каждым лично, и видите, кто как работает.
В онлайне тоже можно контролировать работу людей, используя различные программы и приложения:
- Skype, Zoom, видеозвонки в Телеграм – приложения для проведения планерок и встреч в онлайн-формате;
- WhatsApp, Телеграм, Viber – для переписок с сотрудниками и обмена документацией. Для общения можно создать общий чат.
- YouGile – сервис, где можно распределить задачи между специалистами тендерного отдела и контролировать их выполнение.
- Контур.Диадок, СБИС – сервисы электронного документооборота, где можно обмениваться договорами и актами. Документы подписываются электронными подписями.
- Time Doctor, StaffCop, Kickidle – программы для учета рабочего времени. Вы видите, сколько времени сотрудник провел за компьютером.
- AnyDesk и TeamViewer – сервисы для удаленного подключения к компьютеру клиента.
- Google Диск и Яндекс.Диск – облачные хранилища для обмена файлами, документами и совместной работы над ними.
- CRM – системы для управления продажами, циклами сделок, воронками продаж.
Это основные сервисы и программы, которые можно использовать в работе тендерного отдела.
В дополнение к этому разделу предлагаем вам послушать наш подкаст «Инструменты тендерного специалиста»:
Резюме
Итак, мы разобрали, чем занимается тендерный отдел, функции и задачи специалистов, и как создать с нуля подразделение, которое выведет продажи компании на новый уровень.
В заключение послушайте наш подкаст с Асей Муфтахиной «Как создать правильный тендерный отдел»:
Если у вас остались вопросы, то задавайте их в комментариях к статье.
