Тендерное сопровождение: что это за услуга, сколько она стоит и к кому можно обратиться?

Участие в тендерах – это не легкая и увлекательная прогулка. Тут нужно потрудиться: разобраться в особенностях процесса, прочитать гигабайты информации, быть аналитиком и многое другое. Как часто многие поставщики сливаются на одном из этапов. А зря, в таких случаях можно обратиться за помощью к профессионалам, которые окажут грамотную поддержку.

В сегодняшней статье мы поговорим о тендерном сопровождении. Каким оно бывает, и в каких случаях нужно отдавать задачи на аутсорс, а когда лучше этого не делать. Посоветуем, с какими компаниям можно сотрудничать, а с кем лучше не связываться. Читайте до конца, чтобы не упустить полезный материал.

Что такое тендерное сопровождение, и какие услуги оно в себя включает?

Участвовать в тендерах могут не только опытные поставщики, но и новички.

Многие заказчики, которые действительно заинтересованы в исполнении контракта, охотно работают и с первыми, и со вторыми. Ведь преимущество начинающих участников в том, что они могут предложить цену меньше, чтобы заработать хорошую репутацию, получить опыт. С опытными исполнителями заказчики тоже любят работать, потому что они знают весь процесс изнутри, большая вероятность, что контракт будет выполнен без ошибок и в установленный срок.

Нужно понимать, что тендерные продажи – это всего лишь инструмент. Вы получаете новую нишу для предложения своих товаров и услуг. Участвовать в тендерах можно на постоянной основе, а можно периодически, по несколько раз в год.

В первом случае целесообразно держать штат сотрудников, где каждый будет отвечать за свой должностной сектор. Во втором случае – держать специальный отдел невыгодно и неправильно.

Но обязательно для начинающих компаний или компаний со стажем наступает такой момент, когда нужна помощь сторонних специалистов. Это происходит из-за нехватки времени, или не получается разобраться в той или иной процедуре. Ведь законы меняются постоянно, и следить за ними достаточно проблематично. А консалтинговые компании варятся в этом котле ежедневно, им разобраться во всех тонкостях значительно проще.

Вот тогда и нужно тендерное сопровождение. Что это такое?

Это услуги, предоставляемые поставщикам сторонними компаниями по участию в тендерах. В свои руки они могут взять как всю вашу работу по участию в тендерах, так и помочь на отдельно взятом этапе. Все зависит от ваших желаний, возможностей и финансовых ресурсов.

С чем же могут помочь такие компании?

Помощь может быть совершенно разной: от настройки вашего компьютера для участия в торгах, до обучения ваших специалистов участию в процедурах.

Также вам помогут с регистрацией в ЕИС, аккредитацией/переаккредитацией на ЭТП, получением/перевыпуском электронной подписи.

Но это еще не все: грамотные специалисты оценят закупочную документацию, проанализируют конкуренцию в вашей отрасли, помогут собрать весь пакет документации, правильно оформят и подадут заявку, ускорят процесс выдачи тендерных кредитов и банковских гарантий, от вашего имени примут участие в торгах.

И, наконец, проконсультируют по всем непонятным моментам участия в торгах, возьмут на себя юридическую сторону процесса (оформление запроса на разъяснение положений закупки, жалобы в ФАС, подписание контракта), представят ваши интересы в ФАС и суде.

Однако не все организации, предлагающие помощь по сопровождению, оказывают все названные услуги. У каждого брокера свой набор услуг, исходя из которого, вы будете принимать решение, обратиться к нему или искать другого.

Зная весь комплекс предоставляемых услуг, можем разделить сопровождение тендеров на несколько видов.

Комплексное тендерное сопровождение «под ключ»

Это такой вид услуги, когда вас словно за ручку ведут к результату по всем этапам тендерной дистанции.

Помощь по участию в закупках – услуга очень популярная в последнее время. Особенно она нужна тем организациям поставщиков, кто только в начале своего пути, еще не наработал опыт и плохо ориентируется в некоторых моментах. У новичков, конечно, нет штата сотрудников, да это ему на первых порах пока и не нужно. При таком раскладе верным решением будет заказать вариант «под ключ».

Это поможет избежать многих ошибок и сэкономит время. Новичок от старта к финишу придет с минимальными потерями.

Разовые услуги по тендерному сопровождению

Помощь по участию в закупках требуется и тем, кто не желает тратиться на зарплаты собственных сотрудников. Им выгоднее будет отдавать разовые задачи на аутсорс, чем содержать целый отдел.

Также трудности у поставщиков могут возникать не постоянно, а на отдельно взятом этапе. Поэтому целесообразно будет получить локальную помощь.

Конечно, есть руководители, которые не учатся на ошибках. Но серьезные поставщики, которые хоть раз участвовали в закупках без профильной помощи, знают, как проблематично дойти до конца и получить желаемый контракт.

Если вы бережете свое время и не успеваете еще и вникать в километры законов о закупках, то лучше делегировать часть полномочий специалистам. Это их работа – знать обо всех изменениях и новшествах в сфере госзаказа, поэтому шансы упустить что-либо  будут минимальны.

Отдайте, например, этап анализа конкуренции на рынке или подготовку первой части заявки, и пусть у вас не болит голова по этому поводу.

Тендерное сопровождение с оплатой на результат

Все поставщики, обращающиеся за помощью к консалтинговой компании, надеются на положительный результат. Никто не хочет платить деньги за призрачные перспективы, всем нужна конкретика.

Например, при выборе варианта «под ключ» поставщик желает именно выиграть контракт, а не просто поучаствовать в торгах и занять даже 2-е место. Важно понимать, что брокеры не могут дать никаких гарантий победы. Они могут правильно подготовить заявку, чтобы ее не отклонил заказчик, подобрать все лоты по вашей отрасли, проанализировать нишу, без ошибок подготовить весь пакет документов. Но 100%-ный результат не может дать никто!

Не верьте громким заявлениям брокеров, что они гарантированно приведут вас к победе. Это всего лишь крючок, на который вас хотят подцепить.

Однако, если вам предлагают помощь с оплатой на результат, это очень удобный вариант. Вы отдаете деньги только после получения услуги. Для разовой услуги – это то, что нужно. Заказали, например, подготовку первой и второй частей заявки, а оплачиваете, если организатор торгов не вернул ее из-за несоответствия требованиям закупочной документации.

Кому необходимо сопровождение в участии в тендерах?

Помощь консалтинговой фирмы обойдется недешево, поэтому хорошо подумайте, прежде чем пойти на эти меры. Взвесьте все «за» и «против», нужно ли это вам.

Услуги брокера не понадобятся, скажем, крупному поставщику, который давно работает в сфере госзаказа, у него большой стаж и немаленький коллектив юристов и сотрудников.

Но поставщикам, кто «поскромнее», действительно лучше довериться профессионалам.

Кому же нужны услуги тендерных брокеров?

• Новичкам, у которых нет опыта, либо же этот опыт был печальным.
• Организациям, у которых нет в штате специалиста нужного профиля.
• Тем исполнителям, которые сами в состоянии пройти все этапы, но для них весьма проблематичны некоторые моменты – получение банковской гарантии или оценка закупочной документации.
• Бизнесменам, которые под завязку загружены работой, и у них просто нет времени вникать во все нюансы.
• Организациям поставщиков, где есть отдел специалистов, но они не хотят тратить деньги на его содержание и решают делегировать 1-2 этапа сторонней организации.

Несколько рекомендаций:

1. Если вы сами хорошо разбираетесь в участии в закупках, имеете богатый опыт, то не нужно передавать работу брокерам.
2. Из своего опыта вы знаете, какие этапы вам даются легче всего, а на каких возникают тормоза. Делегируйте те этапы, которые вызывают у вас сложности.
3. Услуги брокера – это лишь инструмент, а не чудесное средство от всех проблем. Не верьте обещаниям о 100%-ной победе. Брокер может, например, подготовить заявку, которую не вернет заказчик, а победит в торгах другой участник, предложивший меньшую цену за контракт.
4. Будьте готовы общаться с представителями консалтинговой фирмы. Они только предоставляют услуги, а все решения принимать вам. От вас могут понадобиться исходники, ключевики, информация по цене, до которой может снизиться брокер и т.д.

Сколько стоит тендерное сопровождение?

Цены на тендерные услуги постоянно меняются, поэтому сложно говорить о конкретных цифрах, проще зайти в интернет и посмотреть актуальные предложения. Все зависит от величины города или амбиций консалтинговых организаций. Например, цены на одни и те же услуги по участию в огромной Москве и сравнительно небольшом Краснодаре будут различаться.

Цены могут быть фиксированные, а могут быть в виде процента от выигранного контракта. Но есть еще третий вариант – когда оба эти варианта объединены.

На практике цены на этом рынке колеблются примерно в пределах 15-20%. Поэтому несколько раз подумайте, если найдете предложение, которое в три раза будет дешевле, чем представлено на рынке.

На величину суммы повлияет вид выбранной помощи (разовая или комплексная), сроки предоставления, региона поставщика, а также от его квалификации.

Однако итоговая оплата может обсуждаться индивидуально с каждым поставщиком. Каждый брокер понимает, что он такой не один, поэтому воспользуйтесь моментом. Возможно, для вас будут какие-то скидки.

К кому обратиться за тендерным сопровождением?

Конкуренция в этой сфере услуг достаточно высокая, но к выбору подходящего варианта следует подходить со всей серьезностью. Квалифицированную поддержку могут оказать лишь те фирмы, которые несколько лет предоставляют комплексные и локальные услуги по сопровождению.

Обратите внимание на перечень предоставляемых услуг: чем он шире, тем опытнее команда брокеров. Доверие вызывают компании, которые помогают не только по сопровождению, но и могут обучить ваших сотрудников участию, посодействовать в получении банковской гарантии и т.д.

Чтобы сэкономить ваше время, рекомендуем не связываться с сомнительными конторами, которые:

• Скрывают свои кейсы. В этом случае они или мало клиентов сопроводили, или по предыдущим заказам было много претензий, и хвалиться попросту нечем. Солидная компания, наоборот, будет гордиться выполненными заказами и покажет их на самом видном месте.
• Дают смехотворные гарантии. Если вы слышите: «Гарантируем 10 побед за 6 месяцев!», то это, по-нашему мнению, лукавство чистой воды. Никто не может давать такие гарантии.
• Предлагают несопоставимо низкие цены. Разница в 15–20% на рынке – это нормально. Но если вам обещают результат по цене в 2-3 раза ниже средней, то задумайтесь.
• Обещают за пять минут подготовить все недостающие документы. Это самая настоящая афера. Невозможно реализовать это обещание на практике, если только документы не будут подделаны. А это уже мошенничество. Риторический вопрос: вы готовы потом отвечать за подделку документов? Ведь ответственность ляжет на вас.

Почему можно и нужно обращаться к сторонним специалистам?

Если вы не прогадали с выбором консалтинговой компании, то это несет ряд преимуществ.

1. На любом этапе сможете получить грамотную и квалифицированную помощь от профессионалов, а также консультации компетентных специалистов.
2. Сэкономите деньги, так как не придется содержать целый тендерный отдел и платить ежемесячные зарплаты сотрудникам.
3. Быстро начнется ваша подготовка к участию в торгах.
4. Оперативно будете узнавать о появлении новых лотов и изменениях в уже выбранных закупках.
5. Не нужно вникать в гигабайты законодательных нормативов, вместо вас это сделают другие люди.
6. Если у вас не будет своего тендерного отдела, то сама собой отпадет необходимость тратиться на обучение и повышение квалификации персонала.
7. У вас появится больше времени на решение других задач.
8. Оплачивая услуги сторонних специалистов, можете быть уверены, что ваша заявка пройдет по всем требованиям закупочной документации, и ее не отклонит заказчик.
9. Повысите эффективность участия в торгах и, как следствие, количество выигранных контрактов.

Но есть и несколько недостатков, о которых нужно знать поставщикам:

1. За качественное сопровождение нужно заплатить немалые деньги, но, поверьте, игра стоит свеч.
2. Не получиться просто сидеть и ждать, когда вам принесут выигранный контракт на блюдечке. Придется общаться с брокером, предоставлять ему необходимую документацию, самому принимать решение по некоторым вопросам. Без координационных действий с вашей стороны, специалисты справиться не смогут.
3. Отсутствуют 100%-ные гарантии победы.

Где заказать тендерное сопровождение?

Наши специалисты всегда к вашим услугам.

В нашей компании работает свой тендерный отдел. Каждый в коллективе высококвалифицированных сотрудников готов прийти Вам на помощь, потому что не первый год знаком с государственными и коммерческими закупками.

Вы получите как комплексную, так и локальную поддержку по участию в торгах.

Локальная помощь может быть на разовой или постоянной основе, позволяющей находить выход из любой затруднительной ситуации.

А комплексная поддержка включает в себя весь спектр услуг по участию в тендерах. Предлагаем пройти эту дистанцию вместе от «старта» и до «финиша».

Как обратиться? Все очень просто: перейдите по ссылке: https://azbukatenderov.ru/service и оставьте заявку.