Основания для претензионной переписки в ЕИС
В ходе исполнения обязательств по госконтрактам нарушать условия могут не только поставщики, но и заказчики. Если такое случается, то потерпевшая сторона вправе направить контрагенту электронное уведомление – претензию через ЕИС. Об этом говорится в ч.16 ст.94 44-ФЗ.
Электронный документооборот при спорных ситуациях ведется по открытым и закрытым закупочным процедурам. При этом претензионная переписка невозможна в закрытых электронных закупках, в которых заказчиками выступают Минобороны, ФСО, ФСБ, нацгвардия и подведомственные им государственные структуры (п.5 ч.11 ст.24 44-ФЗ).
У заказчиков и поставщиков в личном кабинете есть функционал, с помощью которого можно составить претензию и сформировать уведомление претензионной переписки в ЕИС. Электронный документооборот заверяется усиленной электронной подписью. Извещение формируется в системе автоматически и в короткие сроки поступает адресату.
Если факт обычной переписки по почте фиксируется распиской о вручении, то аналогом такого надлежащего уведомления при претензионной переписке является электронное извещение. Датой надлежащего уведомления считается дата размещения уведомления стороной по ее часовому поясу. У второй стороны есть 10 дней на ответ, которые начинают отсчет на следующий день после размещения надлежащего уведомления. Максимальный срок ответа заказчика – 30 дней. Данный срок прописывается в контракте на основании ведомственных нормативных актов.
Когда нужна претензионная переписка?
Претензионная переписка в ЕИС появилась с 01.07.2022 года. Данная мера продиктована необходимостью оперативно решать конфликтные ситуации, не доводя дело до суда, если какая-то из сторон нарушает условия контракта.
В каких случаях претензию направляет поставщик:
- не получил вовремя оплату;
- не соблюдены сроки по выборке продукции;
- возникли препятствия для выполнения работ;
- необходимо направить расчет неустойки и основания.
Вот, например, как выглядит образец претензии поставщика к заказчику по поводу просрочки оплаты по контракту:
Заказчики направляют претензию в случае неисполнения контракта или явных нарушений со стороны исполнителя: товар не пришел в назначенный день, поступила некачественная партия и т.д.
С помощью претензионной переписки в ЕИС заказчик вправе расторгнуть контракт в одностороннем порядке, потребовать неустойку или возмещения трат на экспертизу (если к экспертизе пришлось привлекать сторонних специалистов).
Содержание претензионного письма
К оформлению претензий в законодательстве нет четких требований. Однако следует учесть обязательные пункты письма. Что писать:
- наименование сторон и адреса;
- номер и дата подписания контракта;
- действия стороны, повлекшие нарушения:
- основания для написания претензии;
- ответственность нарушителя со ссылками на законы;
- требования устранить нарушения;
- сроки надлежащего исполнения требований, обозначенных в претензионном письме.
Как можно точнее конкретизируйте свои требования. Основывайтесь на обнаруженных нарушениях и нормах законодательства. Укажите закон, которым руководствуетесь при написании претензии.
Если речь идет о финансах, то приложите к письму расчеты, чтобы ваши требования были обоснованы.
Подписать письмо может не только руководитель, но и уполномоченный сотрудник, чьи полномочия указываются в доверенности.
Как направить претензию в ЕИС?
Инструкция по претензионной переписке в ЕИС состоит из нескольких простых пунктов.
Шаг 1. Набираем претензию в текстовом редакторе, например, Word. Распечатываем и делаем скан-копию (с подписями и печатями). Если у вашей компании есть официальный бланк, то оформите письмо на нем для большей официальности. В письме пропишите, какие нарушения допустила вторая сторона, и сошлитесь на положения 44-ФЗ. Если имеете дело с нарушением сроков, то рассчитайте размер неустойки.
Шаг 2. Заходим в нашу учетную запись на сайте ЕИС. Открываем в меню «Исполнение контрактов».
Шаг 3. В разделе «Переписка и уведомления» находим нужный контракт на стадии «Исполнение».
Шаг 4. Нажимаем на «…» и выбираем действие «Сформировать уведомление претензионной переписки».
Шаг 5. Система автоматически подгрузит сведения о контракте и получателе уведомления. В окне «Текст уведомления» указываем основания претензии. Прикрепляем заранее отсканированную претензию и нажимаем «Подписать». Размер одного прикрепленного документа должен быть не более 50Мб.
Заказчик обязан ответить на письмо в срок, указанный в контракте. Выше мы отметили, что этот срок составляет от 10 до 30 календарных дней.
Важно: Поставщикам не приходят оповещения системы о входящих уведомлениях, поэтому необходимо периодически следить за операциями в личном кабинете. Хотя бы 1 раз в день открывайте свой профиль в ЕИС и следите за статусом письма.
Если заказчик направил претензию или сообщает о намерении расторгнуть контракт в одностороннем порядке, то следует дать ответ:
- В ЛК находим контракт и полученное по нему решение.
- Нажимаем «…» и выбираем действие «Ответить».
Инструкция по претензионной переписке для поставщиков и заказчиков практически одинакова. Отличия только в дизайне личного кабинета. Кроме этого, заказчики могут настраивать параметры для получения уведомлений.
Как заказчик узнает, что ему от поставщика, например, пришёл ответ на претензию. Только постоянно мониторить ситуацию?
Есть какое-то оповещение, что в личный кабинет, в данном случае заказчика, пришло письмо?
В ЕИС приходят уведомления, как для заказчиков, так и для участников закупок.
Здравствуйте, ко что хотелось бы уточнить, нужно ли заказчику после оформления претензии в разделе реестр документов об исполнении контактов, также направить претензию и в реестр контрактов?
Ошибочно направлено претензионное письмо не по тому контракту и не тому подрядчику. Как сделать это письмо дюнедейсьвительным? Есть в ли в ЕИС такой функционал?
Необходимо в сведениях об исполнении контракта размещенную информацию с претензией отметить, как недействительную.