Эффективность тендерного отдела
KPI тендерного отдела — это набор ключевых показателей эффективности, которые отражают успешность работы отдела по подготовке и участию в тендерах. Они могут быть как количественными (например, количество выигранных тендеров), так и качественными (например, уровень удовлетворенности заказчиков после проведения тендера).
Ключевые показатели эффективности (KPI) играют важную роль в оценке работы тендерного отдела любой компании. Они помогают определить эффективность работы отдела, выявить проблемные моменты и сделать необходимые коррективы.
Примеры KPI тендерного отдела
Задача руководителя – видеть проблемные места в работе отдела и уметь определять точки роста для улучшения рабочих этапов.
Подход к анализу KPI зависит от сферы деятельности компании, масштабов участия.
Критерии эффективности:
- Количество поданных заявок на участие в тендерах
- Процент побед в тендерах от общего числа поданных заявок
- Время подготовки и подачи заявки на участие в тендере
- Уровень удовлетворенности заказчиков после проведения тендера
- Стоимость подготовки и участия в тендере относительно выигранного контракта
Чем больше параметров включаются в анализ KPI, тем проще понять, насколько результативно работает команда сотрудников.
Например, рекомендуем также учитывать:
- Причины отказов. Это точка, которая позволяет проанализировать и докрутить слабые места, а также скорректировать работу отдельных сотрудников.
- Закупки конкурентов. Речь идет не только о завершенных процедурах, а об участи в закупках конкурентов. В каких тендерах они участвовали? Могли бы вы поучаствовать в этом тендере? Если сотрудники тендерного отдела пропускают такие закупки, то нужно поработать над процессами внутри команды.
Часто в компаниях KPI тендерного отдела анализируется 1 раз в месяц или в квартал. Но этого мало. Нужно следить за показателями эффективности регулярно.
Зачем нужны KPI тендерного отдела?
Оценка работы тендерного отдела с помощью KPI позволяет управлять эффективностью его работы, выявлять слабые места и принимать меры по их устранению. Это позволяет значительно улучшить результаты участия в тендерах и повысить конкурентоспособность компании.
Автоматизация процессов в команде
В современном бизнесе конкуренция на рынке постоянно возрастает, особенно в сфере государственных закупок, где успешное участие в тендерных процедурах требует повышенной организованности и эффективности. Для того чтобы повысить эффективность работы тендерного отдела, многие компании внедряют CRM-системы для автоматизации процессов управления внутри команды.
Использование CRM-системы в тендерном отделе позволяет значительно ускорить рабочие этапы, оптимизировать процессы обработки заявок и управления проектами. Такие системы позволяют отслеживать взаимодействие между сотрудниками, хранить всю необходимую информацию об участии в закупках, сроках и условиях тендеров, а также эффективно планировать и контролировать выполнение задач.
Внедрение CRM-системы в тендерный отдел компании влияет на увеличение производительности и эффективности работы. Ключевые показатели эффективности (KPI) такого отдела могут быть улучшены за счет увеличения числа выигранных тендеров, сокращения времени на подготовку и участие в тендерах, улучшения качества предложений и сокращения издержек.
Мотивация сотрудников на основе KPI
Показатели KPI используются не только для оптимизации бизнес-процессов в компании, но и для мотивации сотрудников. Чем лучше результат показывает специалист, тем выше его зарплата.
Система мотивации в каждой компании применяется по-разному:
- Оклад. Сотрудник в этом случае совсем не мотивирован. При разной нагрузке его доход не меняется. Ему не к чему стремиться.
- Фиксированная оплата + % или чистый %. У сотрудника нет ощущения стабильности. Он может перейти в другую компанию, где предложат процент немного выше.
- KPI. Для мотивации сотрудников это самый подходящий вариант.
Что учесть при использовании KPI для мотивации:
- Не более 3-5 отслеживаемых параметров. Если больше, то может возникнуть путаница и непонимание зоны ответственности.
- Ясные и осуществимые цели.
- Возможность сотрудника влиять на свой доход.
Система наказания (штрафы) в качестве мотивации тоже возможна. Но это не должно быть вычитанием из зарплаты. Лучше – уменьшенная премия.
Как рассчитать KPI тендерного отдела
Для расчета KPI необходимо определить ключевые показатели, которые наиболее точно отражают эффективность работы отдела. Обычно используются следующие показатели:
1. Процент выигранных тендеров — это основной показатель, который отражает успешность тендерного отдела в достижении своих целей. Он рассчитывается как отношение количества выигранных тендеров к общему количеству поданных заявок.
Пример: Если отдел подал 10 заявок и выиграл 7 из них, то процент выигранных тендеров составляет 70%.
2. Средняя стоимость выигранного тендера — этот показатель отражает общую стоимость всех выигранных тендеров и позволяет оценить эффективность затрат на участие в тендерах.
Пример: Если общая стоимость выигранных тендеров составляет 1 млн. руб., а количество выигранных тендеров — 10, то средняя стоимость одного тендера составляет 100 тыс. руб.
3. Сроки выполнения задач — этот показатель оценивает, насколько быстро отдел выполняет свои обязанности, такие как подготовка документов, анализ тендеров, участие в торгах и т.д.
Пример: Если на подготовку документов для участия в тендере требуется в среднем 5 дней, то срок выполнения этой задачи составляет 5 дней.
4. Качество подготовки документов — этот показатель позволяет оценить уровень подготовки тендерной документации и ее соответствие требованиям заказчика.
Пример: Если из 10 поданных тендеров 9 были приняты заказчиком без замечаний, то качество подготовки документов составляет 90%.
После определения ключевых показателей необходимо рассчитать их значения для каждого сотрудника или подразделения отдела. Это можно сделать с помощью формул или специализированных программ для расчета KPI.
Например, если тендерный отдел состоит из трех сотрудников, то можно рассчитать KPI каждого из них следующим образом:
- Сотрудник 1: процент выигранных тендеров — 75%, средняя стоимость выигранного тендера — 120 тыс. руб., сроки выполнения задач — 4 дня, качество подготовки документов — 95%.
- Сотрудник 2: процент выигранных тендеров — 65%, средняя стоимость выигранного тендера — 90 тыс. руб., сроки выполнения задач — 5 дней, качество подготовки документов — 85%.
- Сотрудник 3: процент выигранных тендеров — 80%, средняя стоимость выигранного тендера – 80 тыс. руб., сроки выполнения задач — 3 дня, качество подготовки документов — 100%.
На основе этих данных можно оценить работу каждого сотрудника и определить направления для улучшения. Например, можно предложить сотруднику № 2 улучшить качество подготовки документов или сократить сроки выполнения задач, чтобы достичь более высоких результатов.
