Как отказаться от участия в тендере: пошаговая инструкция для поставщиков + практические рекомендации

Участнику закупок

Эта статья будет интересна и полезна поставщикам, которые хотят отказаться от участия в тендере. Отказаться можно от приглашения заказчика, от подписания контракта, а также после подачи заявки. Для каждого из названных способов есть свои особенности, в которых следует разобраться. Дадим рекомендации к действию и приведем образцы.

Отказ от участия в тендере по приглашению заказчика

Ежедневный поиск подходящих заказов – это обычная работа для организаций, участвующих в государственных тендерах. Однако и у государственных заказчиков уходит много времени, чтобы найти новых исполнителей и пригласить их поучаствовать в организованных ими торгах.

Такое приглашение может получить даже компания, которая никогда не сталкивалась в своей работе с госзакупками и не собиралась начинать. Либо обычно принимает участие, но на данный момент есть обстоятельства, из-за которых нужно пропустить торги: большая конкуренция, поздно получено приглашение, производственные мощности загружены. В этом случае важно подготовить обоснованный отказ.

Отказаться от участия в тендере – это законное право поставщика. В законодательстве нет шаблонной формы такого отказного письма, оно пишется в произвольной форме с соблюдением некоторых требований к содержанию:

  1. Фирменный бланк.
  2. К письму необходимо приложить приглашение, полученное от организатора.
  3. В отказе следует указать:
  • наименование заказчика и ФИО лица, к которому направляете обращение;
  • собственные реквизиты;
  • номер и дату приглашения;
  • дату проведения, номер и наименование тендера;
  • ФИО, должность, подпись автора письма, дату написания.
  1. В конце письма выразите благодарность за приглашение, назовите причины, по которым не имеете возможности выполнить данный заказ и закончите письмо фразой, выражающей намерение (или его отсутствие) на будущее сотрудничество с заказчиком.

Образцы письма-отказа от предложения участия в тендере:

№ 1

№ 2

 

№ 3

 

Чем мотивировать отказ?

Наиболее корректной, нейтральной и не задевающей заказчика формулировкой отказа от участия в закупке считается временная загруженность компании: большой объем плановой работы, невозможность выполнить в связи с этим дополнительные обязательства. Но это сейчас, а в следующий раз обязательно примем участие.

Если же и в следующий раз не хотите взять себе заказ, делайте упор на то, что дело не в заказчике, а в вас: данный контракт очень сложен для вас, не хватает оборудования, недостаточный уровень специалистов, нет опыта и т.д. Примеры конкретных фраз сможете найти в образцах.

Отказ после подачи заявки

Различные способы определения исполнителя предполагают свои особенности выхода из конкурентной борьбы. Но всегда нужно успеть отказаться до окончания приема предложений.

  • Самый простой отказ предусмотрен для электронных закупок. Достаточно будет зайти в личный кабинет на ЭТП и нажать кнопку «Отозвать». Деньги, внесенные в качестве обеспечения заявки разблокируются в течение 1 дня.
  • Сложнее дело обстоит с «бумажным» запросом котировок. Отказаться можно будет, только если заказчик внес изменения в извещение. Однако лазейка в законодательстве все же есть: заказчик обязан отклонить участника, который прислал более одной заявки. Направьте вторую и вас отклонят.
  • Чтобы отказаться от открытого конкурса, необходимо уведомить об этом заказчика. Успеть нужно до окончания приема заявок, в той же форме, в какой была получена конкурсная документация: бумажной или электронной. В первом случае правильнее будет отправить уведомление курьером, а не отправлять бумаги почтой, так как можно не уложиться в отведенное время. Также курьер сможет сразу забрать регистрацию отказа от участия в тендере у заказчика. Обеспечение заявки при этом заказчик обязан вернуть в 5-дневный срок.

Уведомительное письмо составляется так же, как и отказ от предложения участия в тендере (см. выше), только вместо номера и даты приглашения следует указать данные об извещении и заявке:

№ 4

Отказ от подписания контракта

Вы стали победителем контракта на выполнение заказа. Однако в ходе согласования с заказчиком были обнаружены определенные моменты, изначально не указанные в спецификации. Например, заказчик уточнил, что требуется не только поставка техники, но и ее полная сборка. В итоге расходы на выполнение обязательств стали выше, а вам это невыгодно. Как правильно поступить?

Говоря строго, выигравший участник не может отказаться от подписания договора с заказчиком. Даже указанное повышение затрат не служит для этого веской причиной. Предусмотрено, что все непонятные моменты участник должен был уточнить у заказчика на этапе подачи предложений. А если заявка была подана, то  участник продумал все риски и согласился с условиями контракта.

Отказ от участия в тендере на этом этапе считается уклонением – сведения о поставщике будут включены РНП. Это плохо отразится на его репутации и лишит возможности участвовать в закупках на 2 года.

Рассмотрим 3 неофициальных способа отказа от подписания контракта. Но следует помнить, что все они связаны с риском попадания в РНП.

  • Проще всего будет попытаться договориться с заказчиком о расторжении контракта по взаимному соглашению сразу же после его подписания. Есть вероятность, что заказчик не будет против. Хотя, как правило, он также не заинтересован в доведении ситуации до ФАС.
  • Найдите несоответствие документации в своей заявке, которую вы отправляли на выигранный тендер. Вы можете обратиться в ФАС с жалобой на действия заказчика, обвинив его в том, что он обязан был отклонить вашу заявку. Жалоба подается в течение 5-ти дней после публикации протокола рассмотрения заявок.
  • Пропустите срок подписания контракта, заранее подготовив доказательства своей невиновности в этом. Например, справка о болезни руководителя, взлом корпоративной сети. В этом случае у вас будет возможность отстоять свою невиновность перед комиссией ФАС, и в РНП вас не включат. Но помните, что это фальсификация, а комиссия нередко принимает сторону заказчика.

Заключение

Важными составляющими любого тендера является:

  • полная прозрачность и открытость процедуры;
  • каждый участник должен быть проинформирован в равной степени;
  • обеспечение честной конкурентной борьбы.

Если вам заранее известны соперники, то вы можете реально оценить свои шансы и принять взвешенное решение по участию. Если у остальных участников плохая репутация, то незачем быть с ними в одних списках. Вы можете отказаться от мероприятия.

Однако есть и противоположные случаи, когда, например, участие принимают известные компании с большим опытом и хорошей репутацией. Логично будет не отказываться от такой закупки. Ведь это повлияет на вашу известность и уважение со стороны заказчиков. Это отличная и абсолютно бесплатная реклама именно вас.

Условия процедуры всегда диктует организатор. У каждого участника на подготовку должен быть одинаковый срок – не меньше 3-х недель. Если приглашение поступило вам за неделю до окончания срока, имеете полное право от него отказаться.

Популярность тендеров растет ежегодно. Если вас что-то смущает в конкурентах или документации, можете отказаться от этой закупки и подождать более интересной для вас. Лучше подождать и взять подходящий заказ, в котором вы будете иметь реальные шансы на успех.

Оцените статью
Азбука тендеров
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.