Что такое электронная транспортная накладная?
Электронная транспортная накладная (ЭТН) — это электронный документ, который используется для оформления грузоперевозок. Он заменяет традиционную бумажную транспортную накладную и обладает такими же юридическими силами. Выполняет функцию документа, подтверждающего факт передачи партии товара от одной стороны к другой.
Документ внедрили после того как Минтранс в 2020 году провел эксперимент по переходу от бумажной версии к электронной форме. Отправители, водители и получатели товара заполняли форму и подписывали ее в сервисах ЭДО. За ходом эксперимента следили Роскомнадзор и ГИБДД в тестовой информационной системе.
Эффективность ЭТН была подтверждена практикой, и ее применение закрепили в законодательстве. В 2023 году компании могут использовать ее на свое усмотрение, а в 2024 году планируется ввести обязательность документа.
О том, как правильно заполнять документ, говорится в Постановлении Правительства № 2116 от 30.11.2021 года.
ЭТН содержит информацию о:
- продукции;
- отправителе;
- получателе;
- маршруте доставки;
- количестве и весе товара;
- другую необходимую информацию для выполнения грузоперевозки.
ЭТН может быть создана, обрабатываться и храниться с использованием специализированных онлайн-платформ и программного обеспечения, а также может быть доступна для просмотра и проверки участниками логистической цепи, такими как отправители, перевозчики и получатели продукции.
Кто пользуется?
- Отправители. Позволяет отправителям создавать и предоставлять информацию о товаре, такую как характеристики, адрес отправления и получения, информацию о контрагентах и другую необходимую информацию для транспортировки.
- Перевозчики. Используется перевозчиками для приема и обработки онлайн-накладных, планирования и выполнения грузоперевозок, а также для отслеживания состояния перевозимой партии и взаимодействия с другими участниками логистической цепи.
- Получатели. Получатели могут использовать ЭТН для подтверждения получения товара, проверки соответствия информации, а также для обратной связи и взаимодействия с отправителями и перевозчиками.
- Таможенные органы. В некоторых странах таможенные органы также принимают и обрабатывают информацию из данного документа в процессе таможенного оформления продукции.
- Логистические компании. Логистические компании и посредники могут использовать ЭТН для управления и координации транспортировок, отслеживания и мониторинга товаров, а также для связи с клиентами и другими участниками логистической цепи.
Все участники логистической цепи, вовлеченные в процесс перевозок, могут работать с данной онлайн-формой для облегчения и оптимизации процесса перевозки.
Кому не нужна ЭТН:
- продавцам, которые сами доставляют груз, без привлечения перевозчиков, цена за перевозку в договоре включена в стоимость товара, а товар передан в собственность покупателю на складе получателя;
- покупателям, которые доставляют товар своим транспортом.
Какой нужен провайдер?
Стороны обмениваются перевозочными документами в ГИС ЭПД (государственная информационная система электронных перевозочных документов). В этой системе содержатся электронные транспортные накладные в формализованном виде. Контрагенты должны обмениваться документами через официального оператора или использовать бумажную форму. Неправильно заполненная ЭТН вызовет вопросы со стороны налоговой инспекции.
При грузоперевозке с использованием электронных накладных, кроме сторон процесса и ГИС ЭПД, участвует ИС ЭПД – это оператор, аккредитованный Минтрансом. Он выполняет проверку:
- онлайн-накладной на соответствие общепринятому формату XML;
- уникальности идентификатора;
- достоверности УКЭП, которая используется для подписания.
Если оператор ИС ЭПД обнаруживает ошибки, то информирует о них отправителя. Если форма составлена без нареканий, то оператор отправляет ее в ГИС ЭПД и контрагенту.
Как применять ЭТН?
Обмен документами происходит по-разному. Алгоритм действий зависит от провайдера ЭПД и параметров системы, в которой стороны готовят транспортную накладную.
Этапы работы с ЭТН:
- Отправитель товара в системе учета или онлайн-сервисе заполняет необходимые поля и подписывает форму квалифицированной электронной подписью (КЭП). Затем через провайдера (оператора) направляет документ в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
- Оператор отправляет накладную перевозчику и грузополучателю.
- Перевозчик подтверждает получение товара с помощью простой ЭП (ПЭП) с телефона или планшета.
- Перевозчик подписывает электронную накладную КЭП.
- Покупатель получает товар и ставит КЭП в своем поле документа.
- Перевозчик с помощью ПЭП ставит отметку, что товар передан.
- Сотрудник логистической компании ставит КЭП в разделе перевозчика и заканчивает обмен документами.
Стороны процесса могут посмотреть электронную накладную в системе и при необходимости скачать подписанные формы.
Итак, для работы с ЭТН потребуется:
- Подключиться к аккредитованному провайдеру ИС ЭПД (для доступа к государственной информационной системе).
- Приобрести КЭП. Она необходима на всех этапах документооборота.
- Зарегистрироваться в сервисе ЭДО (для взаимодействия с контрагентами, обмена неформализованными документами, УПД и иными первичными формами).
- Иметь в наличии технические устройства. Для отслеживания всех этапов контроля доставки, приемки, отгрузки, сторонам потребуется смартфон или планшет с интернетом и доступом к ЭДО.
Преимущества ЭТН
- Сокращение бумажной работы.
- Повышение эффективности и точности процесса перевозки.
- Снижение риска потери или порчи документов.
- Возможность взаимодействия с другими онлайн-системами, такими как системы учета и отслеживания продукции.
Будущее ЭТН
На форуме «Транспорт России» заместитель Минтранса Дмитрий Баканов сообщил, что в 2024 году планируется ввести электронные транспортные накладные для обязательного использования при грузоперевозках. Соответственно, у компаний, которые работают с автомобильными перевозками остается менее года, чтобы безболезненно перейти на электронный формат.
Заключение
Электронная транспортная накладная (ЭТН) – это ценный инструмент в современной логистике и перевозках. Она заменяет устаревшую бумажную накладную, улучшая эффективность и точность процесса передачи товара.
Благодаря ЭТН, отправители, перевозчики и получатели сокращают бюрократические издержки, улучшают отслеживаемость маршрутов и снижают риск потери документов. Внедрение и использование данной онлайн-формы важно для современных компаний, стремящихся к эффективному управлению грузоперевозками.
