Сложности удаленного тендерного сопровождения

Евгений Бобышев

Эксперт по госзакупкам, соавтор онлайн-академии "Азбука тендеров"

Специфика работы тендерного специалиста позволяет работать удаленно. Но с удаленным форматом тендерного сопровождения связано много сложностей. Например, что делать, если:

- у вас с клиентом большая разница в часовых поясах;
- нет физического доступа к электронной подписи клиента;
- как обмениваться документами с клиентом.

Эти и другие сложности тендерного сопровождения рассмотрели в статье. Читайте варианты решений, и пусть у вас в работе таких проблем не будет.

Сложность #1 — Разные часовые пояса с клиентом

Например, тендерный специалист находится в Москве, а клиент в Нерюнгри (+6 МСК). У специалиста 8-00 утра, а у клиента уже обед 14-00. Когда у клиента утренняя планерка в 9-00 утра, то у специалиста еще глубокий сон в 3 часа ночи.

Варианты решения:

• Созвоны, планерки и согласования в удобное для специалиста и клиента время
• Обозначение временных интервалов, когда специалист и клиент доступны для связи
• Наличие у специалиста КЭП физического лица и доверенности на осуществление всех необходимых действий

Сложность #2 — Нет физического доступа к КЭП клиента

КЭП оформлена на руководителя юрлица или ИП и у специалиста нет к ней доступа.

Варианты решения:

• Удаленное подключение к ПК клиента (TeamViewer, Аnydesk, Ammyy). Нужно, чтобы клиент был за компьютером, что не всегда удобно
• Дубликат КЭП руководителя / ИП. Есть риски и руководители неохотно на это соглашаются
• Наличие у специалиста КЭП физического лица и доверенности на осуществление всех необходимых действий. Наиболее оптимальный вариант как для клиента, так и для специалиста.

Сложность #3 — Создание дубликата КЭП руководителя / ИП

Варианты решения:

• Если КЭП выпускалась УЦ, то дубликат ключа можно отправить в виде архива по электронной почте
• Если КЭП выдавалось в ФНС, то есть сложности с ее копированием. В закрытом клубе мы давали участникам инструкцию по копированию ключа от ФНС
• Наличие у специалиста КЭП физического лица и доверенности на осуществление всех необходимых действий

Сложность #4 — Клиент не хочет добавлять специалиста на госуслугах, выпускать доверенность и наделять его соответствующими правами

Варианты решения:

• Уточнить что его беспокоит и рассказать о том, что клиент может очень быстро аннулировать данные доступы в случае необходимости.
• Удаленное подключение к ПК клиента при его непосредственном присутствии (TeamViewer, Аnydesk, Ammyy).
• Вход на ЭТП по логину и паролю, создание черновика заявки. Подписание заявки и участие в торгах выполняет сам клиент.

Сложность #5 — Много начальников

Окончательное решение об участии принимает не один человек, а несколько. Например, директор и коммерческий директор. Или собственник (учредитель) и директор.

Варианты решения:

• Договориться на берегу, кто принимает окончательное решение и с кем контактирует специалист
• Идеальный вариант, когда у специалиста есть прямой контакт с ЛПР (лицом принимающим решение)

Сложность #6 — Обмен документами

Варианты решения:

• ЭДО
• Курьерская служба / Почта России
• Обмен сканами (при этом в договоре должна быть формулировка:
• Стороны подтверждают, что Договор считается заключенным как путем обмена документами, выполненными на бумажном носителе и скрепленными печатью и подписью Сторон, так и путем направления электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью с использованием систем электронного документооборота или скан-копией, фотографией документа в формате PDF, JPG, JPEG и пр., направленных сторонами по адресам электронной почты, указанным в разделе «Адреса и реквизиты сторон»
• Стороны договорились, что документы, сообщения, извещения, уведомления, дополнительные соглашения к настоящему Договору и т.п., равно как и их скан-копии, относящиеся к предмету настоящего Договора и направленные в электронном виде по адресам электронной почты, указанным в разделе «Адреса и реквизиты сторон», или путем обмена документами с использованием систем электронного документооборота, имеют юридическую силу наравне с документами, оформленными на бумажном носителе, и обязательны для исполнения сторонами)

Сложность #7 — Общение с человеком, которого никогда не видел

Обычно этим «страдают» пожилые руководители старой закалки.

Варианты решения:

• Использование видео связи.

Сложность #8 — Непредоставление необходимой информации или предоставление ее не в полном объеме

Чаще всего это касается финансовой составляющей, заключенных контрактов, материальных и кадровых ресурсов

Варианты решения:

• Объяснить зачем специалисту нужна эта информация
• Прописать в договоре раздел о неразглашении конфиденциальной информации

Сложность #9 — Сжатые сроки на подготовку заявки

Клиент долго принимает решение об участии и до подачи заявки остается мало времени.

Варианты решения:

• Прописать в договоре минимальный срок необходимый специалисту на подготовку заявки
• Дополнительная оплата за срочность

Сложность #10 — Клиент не всегда прав

Варианты решения:

• Отстаивать и аргументировать свою позицию
• Предупреждать клиента о возможных последствиях и рисках принятого им решения

Заключение

Андрей Плешков

Развиваю вместе с топовыми экспертами soft и hard skills специалистов в тендерном клубе

Телеграм-чат

Избежать всех вышеназванных сложностей удаленного тендерного сопровождения вам поможет развитие гибкие навыков (soft skills) параллельно с профессиональными навыками (hard skills). Если у вас остались вопросы, то задавайте их в комментариях к статье или нашем Телеграм чате. В ТГ чате состоят не только начинающие, но и опытные специалисты, которые готовы делиться своими инсайтами.