Протокол согласования договорной цены – что это за документ и когда применяется?
Если на момент оформления сделки у сторон нет конкретной суммы контракта и ее невозможно определить на этом этапе, то используется протокол согласования договорной цены (сокращенно – ПСЦ).
Данная форма помогает поставщику минимизировать риски и не волноваться, что его работы будут оплачены не по той цене, которую он хотел. Чаще всего эта специальная форма встречается при проведении тендеров в рамках 223-ФЗ. А в закупках по 44-ФЗ она используется при осуществлении прямых процедур с единственным поставщиком.
Цель протокола согласования цены к договору – четко обозначить сумму, по которой приобретаются товары или выполняются работы, услуги, не изменяя при этом пункты основного договора.
Когда стороны на стадии подписания договора затрудняются точно назвать стоимость товаров, работ или услуг, тогда указывается примерная цифра. А когда цена становится известной, то ее включают в ПСЦ.
Как правильно оформить специальный документ к основному договору?
Законодательство не выдвигает строгих требований к составлению протокола. Оформить его можно в свободной форме, но не забывая про общепринятые пункты, о которых – ниже. Однако существуют требования к форме протокола согласования цены на ЖНВЛП (жизненно необходимые и важнейшие лекарственные препараты) организациями оптовой торговли, аптечными организациями, индивидуальными предпринимателями и медицинскими организациями (утв. Постановлением Правительства РФ от 29 октября 2010 г. № 865). В этом случае документ может быть составлен в электронном виде и подписан УКЭП ответственными представителями сторон (п.10 Правил формирования отпускных цен на лекарственные препараты).
При оформлении протокола в произвольной форме следует учесть обязательные пункты:
- Название специальной формы.
- Номер и дата документа.
- Реквизиты основного контракта.
- Отметка о том, что ПСЦ применяется для расчетов к главному договору.
- Информация о заказчике и исполнителе.
- Данные представителей, уполномоченных на подписание документа + документы, подтверждающие их полномочия.
- Перечень ТРУ, единицы измерения, цена по каждой позиции, валюта, окончательная сумма. Примечание: прописывается не только цена за единицу и количество, но и итоговая цифра.
- НДС (применяется или не применяется).
Специальная форма подписывается ответственными лицами, и ставятся печати организаций (если печати используются в деятельности организаций). Печать не ставится, если исполнителем по договору выступает физическое лицо.
Рекомендация: Рядом с ценой товара, работы или услуги прописывайте сумму буквами. Если в цифре будет допущена ошибка, то в случае возникновения спора легче будет подтвердить цену и доказать свою правоту.
Бумажный вариант протокола можно оформить на простом листе А4. Если у компании есть свой официальный бланк со штампом, то лучше использовать его для большей официальности. Документ, оформленный в электронном виде, подписывается электронной подписью (согласно п.1 ст.6 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронная подпись имеет ту же юридическую силу, что и собственноручная подпись).
Вот, как выглядит протокол согласования цены – образец:
Случаи применения ПСЦ
Цена контракта – это одно из ключевых и обязательных положений данного документа. Стороны уделяют оформлению контракта огромное внимание: обговаривается каждый пункт, прописываются важные условия… Но не всегда на раннем этапе получается определить стоимость обязательств.
Когда возникает такая ситуация, то в договор добавляется важный пункт. Стороны сделки обязуются в условленные сроки применить специальную форму – протокол согласования договорной цены.
В тексте договора обязательно отражается способ определения итоговой суммы. Допустим, обозначить точную цену путем соглашения между поставщиком и покупателем. Цена прописывается в ПСЦ, исходя из средних цен по рынку, и прикладываются подтверждающие документы.
Примечание: Протокол согласования цены – это специальная форма для фиксации стоимости, а не дополнительное соглашение к главному договору. Ее следует оформить и подписать в самое ближайшее время после заключения сделки.
Как хранить?
Каждая компания должна хранить всю документацию по сделке на протяжении периода, который обозначен в ее внутреннем регламенте. Например, документация о закупке по 44-ФЗ должна храниться не менее 6 лет с момента начала процедуры (ч.15 ст.4 44-ФЗ).
Доступ к папке документов должны иметь только определенные люди, наделенные такими правами. После выполнения работ или после того, как сделка стала неактуальной, все бумаги перенаправляются в архив и хранятся там столько, сколько предписывают правила компании или законодательство.
Часто задаваемые вопросы
Резюме
В статье разобрали особенности применения протокола согласования договорной цены. Если у вас или у вашего контрагента нет возможности на раннем этапе определить цену товара, работы или услуги, то пользуйтесь нашим готовым шаблоном. Скачать протокол согласования цены можно по этой ссылке.
