Если специалист по тендерам только начинает свой профессиональный путь, у него нет опыта и практических навыков, то можно пойти на должность помощника специалиста по тендерам и за 1-2 года этот опыт получить. Анализ рынка труда показал, что компании ищут таких сотрудников, они готовы взять их на стажировку, готовы всему научить и лояльно относятся к их начальному уровню.
В статье расскажем, кто такой помощник специалиста по тендерам, какие задачи выполняет и как им стать.
Кто такой помощник специалиста по тендерам и как им стать?
Начинающие специалисты по тендерам часто опасаются, что после обучения они не смогут устроиться на работу, потому что работодателям важен опыт и наличие кейсов у кандидата. На самом деле, это не совсем так. На эту тему мы записывали подкаст, чтобы развеять необоснованный страх у новичков. Если коротко, то:
- Работодателям не важен ваш опыт, им важен результат и прибыль, которые вы будете приносить компании.
- При подготовке объявления работодатели могут копировать чужие тексты, где говорится о необходимости иметь опыт 1, 3 или 5 лет, но по факту для их задач подойдет и работник без опыта. Просто не нужно бояться написать или позвонить работодателю и уточнить у него, в каких закупках участвует компания, сколько примерно участий в месяц или год, чего они ждут от кандидата.
- Можно показать сертификат о прохождении онлайн-курса на специалиста по тендерам, и это тоже повлияет на решение работодателя, и он согласиться взять вас на испытательный срок.
Когда в компании нет тендерного отдела из 3-5 человек, а работает только один сотрудник, то со временем может случиться аврал:
- он не будет успевать обрабатывать большое количество информации;
- при поиске закупок начнет пропускать интересные для компании контракты;
- не будет укладывать в сроки, произойдет срыв дедлайнов;
- возрастут риски участий;
- компания сдаст позиции, уменьшится заработок, обойдут конкуренты.
Как видите, от тендерного специалиста очень многое зависит в компании, и чтобы этого не допустить, руководители принимают решение взять ему помощника. Нагрузка на сотрудника будет снижена благодаря распределению обязанностей между ним и помощником.
На специализированных сайтах по поиску сотрудников попадаются вакансии помощника специалиста по тендерам. Для примера мы зашли на сайт hh.ru и убедились в этом. Должность помощника специалиста по тендерам называется по-разному, но смысл от этого не меняется:
- специалист/помощник тендерного отдела;
- менеджер по работе с тендерами;
- младший специалист (младший сотрудник) тендерного отдела;
- помощник специалиста по электронным торгам;
- помощник/специалист по государственным закупкам, тендерам, торгам.
Когда новичок приходит в компанию по такому объявлению, то за ним закрепляют опытного сотрудника, чьи несложные поручения он будет выполнять. О функционале – ниже.
Функции специалиста по тендерам и функции помощника специалиста
Обязанности данных специалистов различаются в зависимости от того, где они работают: в организации заказчика или компании поставщика. А еще есть специалисты аутсорсинговых агентств… Но сейчас не об этом. Рассмотрим задачи сотрудников на примере компании-поставщика.
Функции специалиста по тендерам:
- поиск закупок в нише компании;
- просчитывание рентабельности (маржинальности) участия в закупке;
- подготовка заявки и непосредственное участие в электронных торгах;
- изучение закупочной документации, проекта контракта, технического задания на предмет наличия ошибок заказчика, адекватности требований, подводных камней, заточек под «своего» исполнителя;
- подача жалоб в ФАС при обнаружении нарушений со стороны заказчика;
- направление запросов разъяснений на положения закупочной документации;
- подача протоколов разногласий;
- отслеживание сроков исполнения контрактов и поступления оплаты;
- оформление независимых гарантий;
- ведение отчетности по пройденным закупкам.
Функции помощника специалиста:
- распечатывает, копирует, сканирует документы;
- носит бумаги на согласование к руководству;
- проставляет печати на бланках;
- созванивается с поставщиками, производителями;
- иногда лично возит документацию заказчику, несмотря на электронный документооборот.
- оформляет/продлевает электронную подпись для участия в закупках;
- готовит несложные заявки;
- регистрирует компанию на коммерческих площадках;
- отслеживает закупки на тендерных маркетплейсах (онлайн-магазинах закупок малого объема).
Четких разграничений между функционалом тендерного специалиста и помощника нет. В разных компаниях круг обязанностей будет выстроен с учетом специфики их деятельности.
Кому нужны специалисты по тендерам без опыта?
Про опыт тендерного специалиста мы уже частично рассказали в первом разделе статьи. Не нужно бояться, что вас не возьмут на работу без опыта. Многие руководители охотно сотрудничают с новичками, и их не пугает их начальный уровень.
- Небольшие компании готовы взять в штат сотрудника без опыта, потому что участие в закупках для них – это дополнительный источник продаж. Например, они участвуют в 2-3 закупках в месяц, но эти закупки для них важны, поэтому они ищут сотрудника, который возьмет на себя задачи от мониторинга рынка до закрывающих документов после исполнения контракта.
- Как это ни странно, но устроиться можно без опыта на должность тендерного специалиста и в большую компанию. Преимущество в том, что в таких компаниях есть тендерные отделы, состоящие из 3-5 человек. Каждый сотрудник отвечает за свой узкий круг обязанностей, т.е. не нужно взваливать на себя сразу все задачи. Такие компании берут в отдел младших специалистов, которые будут выполнять несложные поручения и рутинные задачи с бумагами.
- В последнее время стали рассматривать участие в закупках как основной или дополнительный канал продаж предприниматели. А так как у предпринимателей не всегда есть время или желание разбираться в контрактном законодательстве, нюансах участия, то они готовы делегировать свое участие в тендерах специалистам. Чаще всего предприниматели участвуют в небольшом количестве закупок, т.к. у них нет дорогостоящих технических ресурсов и колоссального оборота средств. Это поставки товаров, несложные услуги, т.е. «быстрые» контракты. Для такой работы подойдет человек без опыта. Если упрощенно, то его задачи будут заключаться в следующем: нашел на сайте ЕИС интересную закупку – изучил документацию – согласовал участие с предпринимателем – подал заявку – поучаствовал в электронных торгах – подписал контракт на электронной площадке.
Как устроиться в организацию специалистом по тендерам без опыта?
Во-первых, необходимо изучить вакансии на рынке труда. Посмотрите объявления на сайтах по поиску сотрудников:
- hh.ru
- avito.ru
- Яндекс.Работа и т.д.
Специализированных сайтов очень много, достаточно просто ввести в поисковике «специалист по тендерам без опыта вакансии», а потом изучить, что предложит браузер.
Во-вторых, ищите в названиях не только должность тендерного специалиста, но и «помощника тендерного специалиста», «младшего сотрудника отдела», «ассистента менеджера по закупкам» и т.д. Так, браузер отобразит вам больше вариантов, и вы сузите круг поиска, найдете объявления, которые просматривает небольшое количество людей.
В-третьих, не пугайтесь сразу, если в объявлении указано условие об опыте. Возможно, вашему потенциальному работодателю опыт не важен, и он с готовностью рассмотрит вашу кандидатуру. Напишите, а еще лучше позвоните, и задайте примерно такие вопросы:
- в каких закупках нужно участвовать?
- сколько заявок нужно подавать в месяц?
- готовы ли вас взять на испытательный срок?
В-четвертых, покажите вашу заинтересованность: соглашайтесь выполнить тестовое задание (в основном, это подготовка заявки на закупку, в которой компания уже выигрывала, или подготовка пакета документов).
В-шестых, на собеседовании транслируйте уверенность в собственных силах. Да, у вас пока нет опыта, но у вас есть знания, понимание профессии, вы не боитесь большого объема информации.
В-седьмых, возможно, ваше образование косвенно связано с тендерами. Например, вы бухгалтер, юрист или менеджер по продажам, менеджер по работе с клиентами. На одном из последних подкастов Тендерного клуба Ася Муфтахина, специалист по созданию тендерных отделов, бизнес-консультант, рассказала, что в одной компании им удалось увеличить доход этой компании, когда они взяли на работу человека с медицинским образованием.
Заключение: плюсы и минусы работы помощником специалиста по тендерам
А каким вы видите свое профессиональное развитие? С чего нужно начинать? С какими ошибками можно столкнуться? Делитесь в комментариях к статье.
