Электронное актирование в ЕИС: что это такое и как работает?

С недавних пор заказчики требуют от поставщиков электронные закрывающие документы при поставке товара, выполнении работ, услуг. Нововведение получило название «электронное актирование» и осуществляется посредством функционала Единой информационной системы.

Одной из целей введения данного инструмента является повышение степени прозрачности в сфере госзакупок, а именно в части исполнения контракта.

Просто так запросить электронное актирование заказчики не могут, они должны прописать данное условие в контракте и открыть для поставщика возможность формирования электронной документации.

В сегодняшней статье рассказываем, что это за новшество, насколько оно полезно для поставщиков. Приводим полный алгоритм действий для подрядчика, как подготовить документацию в цифровом формате, чтобы у заказчика не возникало замечаний.

Электронное актирование: обязательно или добровольно?

В начале текущего года на портале Единой информационной системы (ЕИС) появился функционал по формированию и утверждению закрывающих документов. Он вошел в обиход в рамках поручения Президента РФ от 04 декабря 2019г. № Пр-2472. Пока использование функционала для участников госзаказа является добровольным, а с 1 апреля 2021 года станет обязательным.

Электронный документ о приемке товаров, работ или услуг призван подтвердить, что данные об исполнении контракта являются  достоверными. Цифровая версия приемки, сформированная в ЕИС и подписанная электронной подписью, имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ (Письмо Казначейства России № 14-00-06/27476, ФНС России № АС-4-15/26126 от 18 декабря 2019 года).

Проект сведений об исполнении контракта формируется автоматически для размещения в реестре контрактов и на основании приемочного документа. Эта мера полностью исключает внесение заказчиками ошибочных сведений, за что предусмотрена административная ответственность по ст.7.31 КоАП РФ. Когда раньше заказчики самостоятельно заполняли документ, они могли допустить ошибки, теперь это исключено.

Электронное актирование пока рекомендовано к использованию, а позднее вступят в силу положения об обязательности данной меры.

Заказчики и поставщики Ростовской области уже активно пользуются функционалом ЕИС при формировании закрывающих документов. Их отзывы положительны, отмечается удобство, экономия времени и корректность при создании цифрового документа.

В ЕИС находятся видео уроки и методические материалы, которые помогают сторонам госконтракта разобраться в нововведении. Для этого необходимо зайти в раздел  «Документы» -> «Материалы для работы в ЕИС» -> «Материалы для работы с документами о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».

В конце июня 2020 года прошла масштабная онлайн-конференция «Электронное актирование — 2020» по инициативе Федерального казначейства совместно с электронной площадкой ТЭК-Торг и Торгово-промышленной палатой РФ.

Для чего введено актирование?

Электронное актирование – мера, необходимая не только для государственных ведомств и проверяющих органов, но и для поставщиков. Она решает ряд важных задач и повышает эффективность закупок:

• Согласование приемки происходит быстро;
• Оплата по контрактам производится без задержек;
• Становится меньше бумаг при документообороте;
• Исключаются технические ошибки;
• Обеспечивается аналогичность сведений из контракта и закрывающих документов;
• Упрощен сбор статистической информации;
• Закупочный процесс оптимизирован;
• Реализуется принцип прозрачности закупок.

Главной проблемой, из-за которой было решено ввести электронное актирование является сложность установления реальных фактов исполнения контракта и, вообще, установление ситуации, которая происходит между заказчиком и поставщиком на этапе исполнения контракта.

Основные положения

В настоящее время электронное актирование является добровольной мерой. Заказчики должны прописывать это условие в проект контракта и предоставить эту возможность поставщику посредством ЕИС. Использование функционала ЕИС происходит по желанию, то есть при согласии со стороны заказчика и исполнителя.

Как указать в контракте условие электронного актирования (краткая инструкция для заказчика):

1. Зайти в личный кабинет на сайте gov.ru.
2. Открыть вкладку «Исполнение».
3. Найти интересующий контракт.
4. Применить к контракту функцию «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».

Инструкция для поставщика

Как поставщику выполнить электронное актирование при приемке товаров, работ или услуг по контракту:

1. Зайти в свой личный кабинет на сайте zakupki.gov.ru.
2. Настроить права доступа: просматривать договора и формировать документы о приемке, наличие доверенности на подписание закрывающих документов.
3. Открыть вкладку «Исполнение» и выбрать нужный договор.
4. Кликнуть на «Создать первичный учетный документ». Заполнить все разделы в предложенной форме, которые не заполнены автоматически.
5. Подписать закрывающий документ электронной подписью и отослать его заказчику.
6. Произвести поставку.

Что делать, если заказчик отказывается принимать товар?

Если заказчик отказывается принимать товар, то эту проблему можно решить двумя способами:

1. Согласиться с замечаниями заказчика и поставить продукцию согласно условиям договора и повторно отправить заказчику акт через функционал ЕИС.
2. Не соглашаться с замечаниями и обжаловать их.

Что делать поставщику при частичной приемке товаров?

1. Открыть акт с пометкой «Товары (работы, услуги) приняты с расхождениями (претензией)», который получен от заказчика.
2. Исправить документ с учетом замечаний заказчика.
3. Исправленную версию переслать заказчику на утверждение.
4. Произвести поставку.

Инструкция для заказчика

Чтобы в полной мере реализовать возможность электронного актирования по 44-ФЗ, заказчику нужно придерживаться следующей инструкции:

1. Принять продукцию.
2. Подготовить бумажную версию приемки.
3. Войти в личный кабинет ЕИС.
4. Из списка документов об исполнении контракта выбрать тот, который помечен формулировкой «Ожидает подтверждения получения», и согласиться с его получением. Для этого следует отправить извещение исполнителю.
5. Открыть акт и проверить его содержание. Если поставщик правильно заполнил все данные, то заказчик заполняет все разделы предложенной формы, которые не заполнены автоматически.
6. Прикрепить отсканированную версию бумажного акта, который был составлен во время фактической приемки.
7. Подписать документ электронной подписью и переслать подрядчику.
8. Оплатить товар.
9. Добавить в реестр контрактов сведения, подтверждающие выполнение работ.

Заказчик должен подписать акт в ЕИС в течение 20 рабочих дней согласно новым требованиям.

Что делать, если товар не соответствует условиям контракта?

В этом случае заказчик может отказать в приемке товара, используя функционал ЕИС. Отказ формируется следующим образом:

1. На этапе заполнения акта вписать обоснование отказа по каждой позиции.
2. К электронному документу дополнительно прикрепить отсканированную версию отказа, в котором указано обоснование данного решения и подписи членов приемочной комиссии.
3. Подписать документы электронной подписью и переслать подрядчику.

Что делать заказчику при частичной приемке товара?

При частичной приемке заказчик прописывает в акте, какие позиции он принял, а какие – нет. Недопоставленная продукция оплачивается на основании исправленного документа, который предоставил поставщик после исправления замечаний.

Какие документы формируются в ЕИС?

В ЕИС предусмотрены:

• Универсальный передаточный документ (УПД) – объединяет в себе счет-фактуру и передаточный документ (акт) либо только передаточный документ (акт).
• Универсальный корректировочный документ – объединяет в себе корректировочный счет-фактуру и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, услуг) либо только документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, услуг).

Оба эти документа являются официальными, имеют равную юридическую силу с документом, подписанным на бумажном носителе. Также являются официальным основанием для проведения платежа, могут предоставляться в налоговый орган при соответствующем запросе.

Для создания этих документов поставщику необходимо найти нужный контракт и в контекстном меню открыть строку «Создать первичный учетный документ». Появится форма для заполнения. Некоторые поля система заполнит в авторежиме, а остальные должен прописать сам поставщик. Всего заполняется 6 разделов.

Раздел I. Общая информация. Сюда вносятся основные данные, например, вид документа, дата его создания, наименование поставщика.

Раздел II. Контрагенты. Это информация о заказчике и исполнителе: наименование организации, ИНН, КПП, реквизиты свидетельства о регистрации.

Эти поля будут заполнены автоматически, функция редактирования поставщику будет недоступна. Однако адреса и банковские реквизиты поставщика и заказчика при необходимости поменять можно. Также самостоятельно поставщик может прописать номер телефона и email заказчика.

Если грузоотправителем или грузополучателем является сторонняя организация, то эти сведения указываются в данном разделе. Плюс прописывается информация о перевозчике. Три поля об отправителе, получателе и перевозчике поставщик заполняет вручную.

Раздел III. Товары, работы и услуги. Здесь поставщик прописывает информацию о ТРУ. Причем часть сведений снова заполняются автоматически, а часть – вручную. Например:

Автоматически: название и код ТРУ, единица измерения, цена за единицу измерения (с НДС или без него).

Вручную: сорт и артикул продукции, объем поставки, сведения о таможенной декларации.

При поставке лекарств поля для заполнения будут отличаться:

Автоматически: наименование и код препарата, международное непатентованное наименование, торговое название, форма, дозировка, страна-изготовитель, цена за упаковку, сумма налога.

Вручную: срок годности, размер оптового начисления, сведения о таможенной декларации.

Раздел IV. Факт отгрузки. Раздел появляется для заполнения только при формировании УПД. Поставщик заполняет сведения об отгружаемых товарах или передаваемых работах, услугах. Дополнительно нужно указать дату, имя и должность ответственного за передачу ТРУ лица, транспортная накладная, документ об отгрузке.

Раздел V. Подписанты включает в себя информацию о лицах, которые должны подписать закрывающий документ (имена и должности). Система отобразит список лиц, а поставщик выберет тех, кто наделен таким правом.

Раздел VI. Подписание. Здесь доступен к просмотру печатный вариант электронного документа. Поставщик проверяет документ на правильность, затем подтверждает, что его можно подписывать.

После подписания документа всеми ответственными лицами система запустит режим проверки. При наличии ошибок их нужно исправить и переподписать документ. Если все заполнено верно, документ будет направлен заказчику автоматически.

Затем поставщик должен распечатать документ, чтобы потом при отгрузке товара или передаче работ, услуг отдать его заказчику.

Редактирование первичного учетного документа в ЕИС

У поставщика есть такая возможность, но только до того, как документ подпишут уполномоченные лица. После отправки заказчику доступ к редактированию будет прекращен. В этом случае нужно создать документ-исправление.

Как редактировать основной документ?

Содержание основного документа можно корректировать только на конкретных этапах:

• «Проект»;
• «На подписании»;
• «Ошибка доставки».

Когда такая необходимость возникла, зайдите в меню нужного документа и нажмите на строку «Открыть на редактирование» или «Внести изменения». Название строки будет зависеть от этапа. После исправления текста можно подписать документ и переслать его заказчику.

Как создать документ-исправление?

При выявлении ошибок заказчиком поставщику придется создать новый документ. Для экономии времени в ЕИС есть раздел «Создать исправление».

В этом случае система создает копию передаточного документа — документ-исправление. В нем исправляются ошибки.

Однако в документе-исправлении можно изменить малозначительную информацию, а вид документа, наименование и объем продукции, цену за товар с учетом налога, сумму акциза исправить не получится.

Также не получится дописать или удалить предмет поставки, для этого применяется корректировочный документ.

Когда и как формируется корректировочный документ?

Поставщик обращается к корректировочному документу в 2-х случаях:

• при частичной приемке товара, работы, услуги;
• когда изменяется сумма ТРУ.

Для того чтобы создать данный документ, нужно найти интересующий контракт и в меню открыть строку «Создать универсальный корректировочный документ».

Система автоматически сформирует копию основного передаточного документа, которую поставщик сможет править, например:

• добавить или сократить объемы поставки;
• добавить или удалить предмет поставки;
• изменить стоимость за единицу.

К этому документу нужно прикрепить скан документального основания для корректировки. Например, если заказчик попросил снизить стоимость продукции, прикладывается письменная просьба об этом.

Возможные проблемы электронного актирования

Иногда система дает сбои, которые можно объединить в список наиболее часто возникаемых:

1. Не появляются всплывающие окна.
2. Виснет личный кабинет.
3. Пропадает функция формирования цифровых документов.
4. Не получается подписать электронный документ.
5. Выскакивает неверный ИНН, и система сигнализирует об ошибке.
6. Контроль выдает ошибку в правильных сведениях.
7. Дополнительные документы, которые прикрепляет заказчик, не позволяют контролю пройти дальше.
8. Уведомления от заказчика не появляются у поставщика.

Нужно делать скидку на то, что это еще достаточно молодой функционал, поэтому возможны различные неполадки. При их возникновении нужно обращаться в службу техподдержки. Это позволит:

• Оперативно решить проблему;
• Уведомлять создателей функционала о часто возникаемых ошибках. На основе их анализа разработчики быстрее будут совершенствовать систему.

Сбои при формировании электронных документов могут возникать и при:

1. Неправильной настройке АРМ пользователя для работы в ЕИС. Для корректной работы применяйте мастер настройки.
2. Отключении возможности пользователя просматривать договора и создавать закрывающие документы.
3. Неприменении заказчиком возможности актирования по контракту.

Важный момент! Электронное актирование в обязательном порядке будет действовать на контракты, заключенные после 01 января 2020 года.

Чтобы исключить проблемы при работе системы с вашей стороны, ознакомьтесь с методическими материалами, которые находятся в открытом доступе на сайте ЕИС.