Хранить документы по закупкам это обязанность заказчиков. Раньше в 44-ФЗ не было указано четких сроков хранения документов. Однако, с 01.01.2022 года ситуация изменилась, и в законе установили точный срок, который необходимо соблюдать. Подробнее об этом вы узнаете из ответа.
Развиваю вместе с топовыми экспертами soft и hard skills специалистов в тендерном клубе
Вопрос эксперту
Срок хранения документов по закупкам по 44-ФЗ?
С 1 января 2022 года информация, документы, которые предусмотрены 44-ФЗ, которые формируются, составляются заказчиком, должны храниться не менее 6 лет с момента начала закупки. Это прямо чётко прописано в ч.15 ст.4 44-ФЗ. Но так было не всегда.
До этого момента 44-ФЗ не содержал каких-то чётких сроков хранения, и заказчики руководствовались законом об архивном деле, использовали стандартные требования делопроизводства. Ну и, как правило, стандартный срок хранения составлял 3 года. Кто-то хранил документы 5 лет, кто-то 7 лет, но в основном 3 года.
У заказчиков были отдельные кабинеты выделены под это, там размещались архивные шкафы, где все эти документы по закупке, заявки участников, причём не очень маленькие, хранились.
Сейчас большая часть документов у нас в электронном формате, поэтому проблем с хранением особо нет - сложил на жёсткий диск, и всё замечательно. Тем более что часть информации хранится именно на серверах единой информационной системы, поэтому 6 лет - это тот срок, который сейчас чётко прописан в законодательстве.
До этого момента 44-ФЗ не содержал каких-то чётких сроков хранения, и заказчики руководствовались законом об архивном деле, использовали стандартные требования делопроизводства. Ну и, как правило, стандартный срок хранения составлял 3 года. Кто-то хранил документы 5 лет, кто-то 7 лет, но в основном 3 года.
У заказчиков были отдельные кабинеты выделены под это, там размещались архивные шкафы, где все эти документы по закупке, заявки участников, причём не очень маленькие, хранились.
Сейчас большая часть документов у нас в электронном формате, поэтому проблем с хранением особо нет - сложил на жёсткий диск, и всё замечательно. Тем более что часть информации хранится именно на серверах единой информационной системы, поэтому 6 лет - это тот срок, который сейчас чётко прописан в законодательстве.
А как эта информация поможет поставщикам, участникам тендеров?
Поставщикам это будет полезно в том случае, если вдруг какие-то спорные непредвиденные ситуации возникнут уже после завершения процедур, после исполнения контрактов.
Бывают разные ситуации, например, проверка прокуратуры. Тогда эти документы поднимаются, смотрятся и используются при проведении внеплановых проверок заказчика.
Поэтому знайте, что ваши документы, ваша информация по заявкам хранится 6 лет и, соответственно, никуда не денется.
Её можно будет поднять и в случае необходимости предоставить контрольным органам.
Бывают разные ситуации, например, проверка прокуратуры. Тогда эти документы поднимаются, смотрятся и используются при проведении внеплановых проверок заказчика.
Поэтому знайте, что ваши документы, ваша информация по заявкам хранится 6 лет и, соответственно, никуда не денется.
Её можно будет поднять и в случае необходимости предоставить контрольным органам.
Гостевой чат Тендерного клуба для общения и обмена опытом — ПРИСОЕДИНИТЬСЯ
