Что такое референс-лист, и зачем он нужен в тендерах
Бизнес-компаниям часто приходится презентовать свои услуги и достижения партнерам и контрагентам, чтобы о компании сложилось благоприятное впечатление и уверенность в ее надежности.
Для этого есть разные инструменты – письмо о деловой репутации, портфолио, сайт с кейсами, слайд-шоу и т.д. А также есть референс-лист.
Референс-лист — это документ с информацией о предыдущих клиентах или партнерах компании, с которыми были установлены деловые отношения или выполнены проекты. Обычно этот список включает в себя название компании клиента или партнера, описание проекта или услуги, предоставленной компанией, и контактные данные для обращения за дополнительной информацией или рекомендациями. Документ может использоваться компанией в качестве инструмента маркетинга и доказательства своей компетентности и успешного опыта работы.
Тендеры (тендерные продажи) – это тоже бизнес, где взаимодействуют заказчики и поставщики (участники тендеров). Заказчики хотят видеть исполнителями контрактов опытные компании, обладающие необходимой квалификацией.
Для подтверждения опыта и квалификации участников тендеров заказчики могут запросить прошлые контракты поставщика, сведения о цепочке бенефициаров и т.д. В качестве доказательства своей компетенции компании может приложить референс-лист со списком ранее выполненных контрактов и заказчиков.
Что указать в референс-листе
Единого шаблона и правил по оформлению референс-листа не предусмотрено в законодательстве. Но есть стандартные блоки, которые компании прописывают в документе:
- наименование юрлица или ФИО ИП;
- реквизиты и контактные данные – ИНН, р/счет, номер телефона;
- раздел «О компании» (квалифицированная команда специалистов, опыт работы, специализация);
- номенклатура услуг;
- фото с объектов (для строительных и промышленных компаний).
Но основа документа – это таблица с наименованиями работ, заказчиками и годами выполнения работ.
Пример референс-листа компании:
Крупные компании (юрлица) оформляют референс-листы на официальном бланке организации.
Разные форматы референс-листа
Референс-лист – это не обязательно документ в формате Word или PDF. Какие еще есть форматы:
- раздел на сайте;
- журнал, выпущенный в типографии;
- презентация в виде слайд-шоу;
- видео-ролик.
Так выглядит референс-лист в формате журнала
А это референс – раздел на сайте компании
Независимо от формата презентация должна рассказать о компании, ее опыте и контрагентах:
- чем занимается компания;
- какой товар продает или выполняет работы;
- сколько лет специализируется в своей области;
- количество постоянных клиентов;
- есть ли среди клиентов крупные/известные представители рынка;
- возможности компании (оборудование, специалисты, производственные мощности).
Таким образом, референс-лист – это стартовая точка и коммерческое предложение, когда контрагент (заказчик) может изучить опыт и достижения компании и обратиться к ней за услугами.
В большинстве случаев документ готовят строительные и промышленные организации, чтобы презентовать результаты своей работы и завершенные объекты.
Но не только они могут это делать! Любая компания или ИП могут подготовить документ в любом формате. Например, если у предпринимателя есть свой сайт, то презентация органично впишется в один из разделов этого сайта. А заказчика можно с ним ознакомить, предоставив ссылку.
Референс-лист может на начальном этапе переговоров сэкономить время на обсуждение, так как перед заказчиком вся фактура наглядно представлена.
Преимущества
Референс-лист нужен любому бизнесу независимо от сферы его деятельности – ПО, IT, медоборудование, производство средств гигиены, укладка тротуарной плитки и т.д.
В чем его преимущества:
- мотивация на заказ или покупку;
- рост доверия к компании;
- посещаемость сайта;
- увеличение продаж;
- повышение шанса победы в тендере;
- продвижение услуг предприятия и демонстрация ее возможностей;
- заключение контрактов с крупными представителями рынка.
Если у компании нет сайта, то качественно оформленный документ может стать полноценной заменой сайту.
Как оформить
Поработайте над визуалом. Лучше всего оформить референс-лист в виде таблицы – так заказчику проще будет воспринимать информацию.
Укажите сроки оказания услуг или выполнения работ. Добавьте фото завершенных проектов.
Маркетологи даже рекомендуют добавить парочку антикейсов. Например, укажите 10 успешных кейсов, но упомяните, что в вашей практике был и неудачный опыт. Но вы проанализировали ошибки, исправили ситуацию, и в результате контрагент оказался доволен.
Несколько нелишних советов:
- Соберите всю информацию, которую хотите добавить в документ.
- Оформите данные на фирменно бланке организации, наподобие коммерческого предложения.
- Сохраните файл в том формате, в котором будете предоставлять его заказчику – Word, PDF, Google Docs.
- Если вам нужен референс лист в виде раздела на сайте или напечатанного журнала, но у вас нет необходимых навыков, то обратитесь к специалистам.
- Помните про объем. Слишком короткий документ не расскажет о вас полностью, а слишком длинный – запутает заказчика.
- Обновляйте материал, если в бизнес-процессах вашей компании произошли изменения.
Таким образом, референс-лист – это визитная карточка с ключевой информацией о компании.
Образец
За образец референс-листа можно взять примеры разных компаний. В зависимости от сферы деятельности документ все равно придется подстроить под вашу спецификацию.
Вот, например, как выглядит данный документ компании «Металлстрой», специализирующейся на изготовлении, поставках и монтаже ограждений из нержавеющей стали:
Компания «Интерьер PRO», специализирующаяся на радиаторах отопления, сделал себе такой документ:
А так выглядит референс-лист у компании «СтройАльянс ПГС»:
Грамотно составленный документ дает преимущество перед конкурентами.
Всегда фотографируйте результаты своей работы. Делайте снимки при сдаче строительных объектов или при приемке товара. В референс-листе может быть меньше текста, но больше фотографий, которые лучше раскроют ваши достижения.
Если у вас остались вопросы, то задавайте их в комментариях к статье.
