Возможно, вас это заинтересует. Бесплатное обучение профессии «Специалист по тендерам». Узнать подробнее>>>
В статье мы рассмотрим, что такое ПИК ЕАСУЗ и принципы его работы, а также дадим полезную для поставщиков информацию: как искать и исполнять контракты на портале, как загружать документы на сервер и порядок формирования документации для отправки заказчику.
ПИК ЕАСУЗ – информационная система, обеспечивающая быструю и эффективную работу между поставщиками и заказчиками Москвы и Московской области. Цель портала – электронный документооборот и контроль заключенных между сторонами соглашений.
Как работает ПИК ЕАСУЗ?
Портал исполнения контрактов единой автоматизированной системы управления закупками (ПИК ЕАСУЗ) по Москве и Московской области начал функционировать с 2018 г. Адрес сервиса в интернете — http://easuz.mosreg.ru/.
Здесь обе стороны закупочной деятельности могут найти интересующий их контракт и проверить ход его выполнения, а также познакомиться с плановой документацией. Работа в ПИК постепенно отодвигает на второй план устаревающий «бумажный» вид сотрудничества и производит электронный документооборот между заказчиками и поставщиками. Все этапы происходят в режиме онлайн, кодируются с помощью криптозащиты и направляются контрагенту по сети. Отпадает необходимость копирования договоров и исполнительных документов на бумаге. Составленные в ПИК и подписанные электронной подписью, они имеют такую же юридическую силу.
На платформе организаторы торгов подготавливают проект контракта, согласовывают его с поставщиком и контролируют в ходе исполнения обязательств. Работать в системе могут заказчики государственного и муниципального уровней.
Хоть сведения и формируются на платформе ЕАСУЗ, но работа ведется на сервисе оператора электронного документооборота ФТ-Крипто, или Финтендер. Документы отправляются сюда, затем подписываются электронной подписью и направляются контрагенту.
ЭЦП для работы на платформе
ПИК является автоматизированной системой, поэтому работа ведется исключительно с использованием электронной подписи. Для подписи передаваемых документов нужна только усиленная квалифицированная ЭЦП. И заказчикам, и поставщикам необходимо получить новую ЭЦП, потому что подпись, полученная в Казначействе для работы в ЕИС и ЭТП, не подойдет. Подпись из Казначейства оформляется на определенное физическое лицо с привязкой к его ИНН, а ЭЦП для платформы ЕАСУЗ формируется на исполнителя с ИНН юридического лица. Получать такую ЭЦП требуется только в авторизованных удостоверяющих центрах.
Руководство по подписыванию документов такое же, как и в других программах:
- Зарегистрировать в портале всех уполномоченных лиц.
- Активировать учетную запись в течение 3-х дней после получения уведомления о регистрации.
- Добавить учетную запись в данные аккредитованной организации.
- Выбрать необходимый файл и действие «Подписать».
- Согласиться с условиями или вернуться и исправить сведения.
Система создаст пакет данных для подписи и отправит оператору электронного документооборота для подписания.
Регистрация поставщика
Первым шагом для начала работы на портале является регистрация для поставщиков в ПИК ЕАСУЗ. Перед запуском системы у пользователя уже должна быть полученная ЭЦП и настроено рабочее место.
Регистрация в ПИК ЕАСУЗ похожа на регистрацию в ЕИС:
- Определить ответственного пользователя или нескольких пользователей.
- Пройти процедуру аккредитации по всем пользователям в Финтендере (операторе ЭДО).
- Зарегистрироваться в ПИК.
- Ввести пользователей в систему.
- Зарегистрировать пользователей с правом подписи.
Важным этапом является аккредитация в ЭДО ПИК ЕАСУЗ. Зарегистрировать требуется и саму организацию, и всех пользователей — физических лиц. Чтобы зарегистрировать пользователя, на главной странице нажмите «Войти», затем «Зарегистрировать».
Появится регистрационное поле:
Заполните строки, придумайте пароль, подтвердите, что не являетесь роботом и нажмите «Зарегистрировать». Следующим этапом будет авторизация в личном кабинете оператора ЭДО.
Введите логин и пароль, после чего система откроет личный кабинет пользователя.
Чтобы полноценно пользоваться возможностями системы, следующим шагом нужно аккредитовать организацию, либо, если она есть у оператора ЭДО, то уполномоченному лицу нужно подать анкету на добавление организации.
Заполнить регистрационное поле на организацию не получится без действующей ЭЦП. Если ваша подпись актуальна, то нажмите «Зарегистрировать организацию» и заполните все требуемые разделы.
Большая часть информации заполняется в автоматическом режиме после нажатия «Заполнить из сертификата». Чтобы система работала без ошибок, установите метку «Сервисы FT. Обмен документами». Перед верификацией подтвердите пользовательское соглашение, а затем подпишите и отправьте регистрационный шаблон.
После успешной аккредитации всех пользователей и организаций у оператора ЭДО начинается регистрация в ПИК ЕАСУЗ. Разберем этапы этой процедуры.
- Зайдите на официальный сайт ПИК и кликните кнопкой мыши «Регистрация».
- Направьте письмо на имя главы Комитета по конкурентной политике Московской области. В тексте перечисляются все пользователи, реквизиты учреждения и контактная информация.
- Начинается регистрация организации. Введите логин и пароль, нажмите «Регистрация». После чего сервис сообщит об обязательной аккредитации у оператора ЭДО.
- Пользователь и организация уже аккредитованы. Перейдите к команде «К регистрации». В появившемся окне укажите роль «Исполнитель» и заполните все разделы.
Чтобы учетная запись осталась действительной и не была удалена системой, нужно подтвердить полномочия организации и само действие регистрации и подписать регистрационные данные у оператора ЭДО в течение суток.
- После регистрации и подтверждения пройдите аккредитацию в ПИК. Откройте личный кабинет пользователя и зайдите в раздел «Сведения об организации».
- В появившемся меню нажмите «Подписать заявку».
- Подтвердите подписание данных у оператора ЭДО, после чего форма перейдет оператору, где и нажмите «Подписать и отправить».
Для корректной работы портала перезапустите личный кабинет.
Поиск контрактов в ПИК
Для работы в системе личный кабинет предлагает пользователю следующие разделы:
- исполнение контрактов (контракты, исполнение обязательств, платежи);
- документация;
- статистика;
- моя организация (сведения об организации, пользователи, роли).
Разделы «Документы» и «Статистика» находятся в стадии разработки.
Руководство по разделу «Контракты»:
- Чтобы найти все заключенные контракты, перейдите раздел «Контракты». Страница актуализируется каждый день. Поиск соглашения происходит по определенным критериям.
- Портал дает несколько вариантов поиска контрактов, для чего разработаны следующие параметры:
- по номеру позиции плана-графика в ЕИС или ЕАСУЗ;
- по наименованию заказчика;
- по названию исполнителя;
- по номеру закупки;
- по закупаемому объекту;
- по статусу соглашения;
- по году планирования.
После выбора необходимого критерия нажмите «Искать». Появится таблица с контрактами.
В разделе «Исполнение обязательств» находится перечень обязательств для заказчика и исполнителя по всем контрактам с указанием срока исполнения и подтверждающей документацией.
Контроль исполнения обязательств упрощается благодаря системе индицирования. ПИК предлагает такие индикаторы:
- без цвета — исполнение еще не началось;
- красный — срок исполнения завершен, требуется подготовить исполнительные документы;
- оранжевый — исполнение подходит к концу (осталось менее трех дней);
- желтый — срок исполнения нарушен;
- зеленый — обязательства исполнены в срок.
В разделе «Документы» находятся все сформированные, загруженные, подписанные и находящиеся на исполнении регистры по соглашениям.
Исполнение контракта на портале ЕАСУЗ
Чтобы приступить непосредственно к исполнению обязательств в ПИК, перейдите в раздел «Исполнение обязательств». Алгоритм действий будет следующим:
- Выберите необходимое обязательство.
- Прикрепите документы отчетности.
- Подпишите регистры и направьте на подпись заказчику.
- Заказчик рассматривает документы и принимает решение об их подписании или возврате. Если условия не устраивают заказчика, то он направляет исполнителю мотивированный отказ.
- Если условия удовлетворены, а документы подписаны, то система присваивает обязательству статус «Исполнено».
Подтверждением исполнения условий контракта являются исполнительные документы. Они подтверждают исполнение или отказ от исполнения и отражение фактического количества выполненных требований.
Для формирования исполнительного документа, пользователь должен выбрать «Карточку документа исполнения». Исполнительная документация создается как:
- структурированные — которые загружаются в формате xml и фиксируются в определенных полях (ТОРГ-12, акт сдачи-приемки);
- неструктурированные — текстовые файлы, рисунки, таблицы в классических форматах;
- частично структурированные — неструктурированные документы сдачи-приемки, для которых доступен раздел фактических объемов «Сведения о ТРУ».
Как поставщику загрузить документы в ПИК?
Чтобы прикрепить требуемые сведения, следуйте правилам загрузки, которые находятся в «Карточке документа»:
- Перейдите в раздел «Добавление файла».
- Нажмите «Выбрать файл».
- Выберите интересующий файл из перечисленных и кликните кнопку «Открыть».
После успешной загрузки в строке «Наименование файла» отразится название загруженного документа.
Все прикрепленные файлы подписываются ЭЦП. Инструкция по удалению документа из ПИК ЕАСУЗ такова:
- Нажать на загруженный документ правой кнопкой мыши.
- Выбрать действие «Удалить».
- Подтвердить удаление.
Информация, которую необходимо заполнять при составлении документов для отправки заказчику на портале ЕАСУЗ
- Дата, номер документа.
- Дата передачи товара/оказания услуг в накладных и актах (обычно формируется день в день, дата передачи не может быть позже даты составления документа).
- «Галочка» под датой передачи товара/оказания услуги (если не стоит, значит, исполнение обязательств поэтапное, поставки и услуги еще будут и документ не последний, если стоит – поставок и услуг больше не подразумевается).
- Данные о товарах/услугах – указать фактическое количество и сопоставить сумму общую и по позициям с вашими документами из 1С.
- Сроки исполнения.
- Сумма.
- Сведения об уполномоченном сотруднике, передавшем товар (должность, ФИО, организация).
- Информация о составителе (для предприятия – наименование и устав, для ИП – ФИО, ИНН, ОГРН).
- Добавить и сохранить данные подписанта (на кого оформлена ЭЦП).
Заключение
Практика показала, что заказчики Москвы и Московской области успешно пользуются функционалом ПИК ЕАСУЗ. Общение между сторонами происходит в электронном виде. Несмотря на это остались заказчики, которые просят исполнителей направлять сканированные копии документов, хотя делать это необязательно. Все документы подписываются специальной ЭЦП и имеют такую же юридическую силу, как и бумажные документы с живой подписью.
Несомненным преимуществом сервиса является то, что он сам напоминает, когда подходят те или иные сроки. И заказчики, и поставщики контролируют все этапы исполнения своих контрактов.
