Что такое тендерный аутсорсинг
Тендерный аутсорсинг – это оказание услуг по участию в тендерах сторонними организациями или одиночными специалистами, а также выполнение сопутствующих задач:
- регистрация на сайте ЕИС;
- настройка рабочего места (ПК);
- получение электронной подписи;
- аккредитация на коммерческих ЭТП;
- анализ документации о закупке (техзадание, извещение, проект контракта);
- анализ заказчика, ниши, конкурентов;
- оформление независимой гарантии;
- подача жалобы в ФАС.
Тендерный аутсорсинг помогает предпринимателям и компаниям экономить время на участии в закупках. Сторонние специалисты – это люди, обладающие знаниями в области закупок по 44-ФЗ, 223-ФЗ, коммерческих закупок.
Иногда компаниям выгоднее обратиться в аутсорсинговую организацию, чем держать в штате на зарплате сотрудника или переучивать своих специалистов.
Виды тендерного аутсорсинга
#1. Выполнение отдельных задач
Участие в тендерах – это масштабный процесс, который предполагает выполнение предварительных этапов (аналитика, расчет рентабельности, регистрация и аккредитация на площадках, поиск лотов, получение ЭП), а также контроль качества исполнения контракта и налаживание сотрудничества с заказчиками.
Однако компании не обязательно делегировать сразу все задачи сторонним специалистам. Можно поручить выполнение 1, 2 или 3 этапов.
- Начинающий участник может обратиться за помощью по предварительной подготовке для участия в закупках – чтобы ему помогли получить ЭП, зарегистрироваться в ЕИС и настроить компьютер работы с площадками.
- Опытный участник может заказать аналитику новой для себя ниши или подготовку жалобы в ФАС.
При таком сотрудничестве компании платят по факту за оказанную услугу.
#2. Помощь «под ключ»
В этом случае компания делегирует весь процесс участия в закупке – от регистрационных действий (при необходимости) и поиска закупок до получения оплаты после исполнения контракта.
Данный вид услуги стоит дороже, но зато компания может быть спокойна – оказана профессиональная помощь в короткое время.
Кому нужен тендерный аутсорсинг
#1. Новички
В аутсорсинговые организации часто обращаются новички, чтобы сторонние специалисты помогли им настроить процессы внутри компании и стартовать в тендерных продажах. Эта стратегия помогает новичкам не совершить ошибки в начале своего пути и случайно не нарушить законодательство.
#2. Редкие участники
Участникам, которые только изредка участвуют в закупках, нет смысла держать тендерный отдел или специалиста в своем штате. Если компания участвует в закупках не более 10-15 раз в год, то выгоднее обращаться к профессионалам.
# 3. Крупные «игроки»
Есть большие компании, которые участвуют в тендерах часто и много. Они охватывают большой объем рынка и подают много заявок. При таком подходе их тендерный отдел может не успевать выполнять все задачи, и тогда руководитель может отдать часть процесса на аутсорсинг.
Критерии выбора аутсорсинговой компании
Не нужно сразу обращаться к первой попавшейся компании. Сравните несколько предложений, исходя из критериев ниже:
- Время присутствия на рынке. Сколько лет компания работает? Чем больше времени компания работает с участниками закупок, тем больше у нее опыт и количество положительных кейсов.
- Ориентированность на клиенте. Опытные компании закрепляют за клиентом персонального специалиста, который «погружается» в нишу и разбирается в особенностях деятельности клиента.
- Статистические данные. Узнайте, в скольких тендерах участвовала компания, и какой % допущенных заявок. Участвовала ли компания в тендерах, связанных с вашей нишей – это будет особым преимуществом.
- Отсутствие громких заявлений. Если вам дают гарантии в победе в закупке, то это должно насторожить. Таких гарантий не может дать ни одна компания, потому что любой участник может прийти на торги и просто перебить вас в цене. Но компания может дать гарантии в том, что заявка будет подготовлена без ошибок, в соответствии с законодательством, и ее не отклонят.
- Стоимость услуг. Не старайтесь гнаться за самой низкой ценой. На рынке уже сложились плюс-минус одинаковые цены. Разница между ценами допускается в пределах 15-20%. Если цена в 2-3 раза ниже установленной, то, скорее всего, у компании много клиентов, берут количеством, но при этом не погружаются целиком в нишу клиента. Вы попросту заплатите деньги и не получите желаемый результат. Профессиональная помощь не может стоить дешево.
Агентство или тендерный специалист на аутсорсинге: что лучше
Часто компаниям приходится выбирать, к кому лучше обратиться – к одиночному специалисту или в агентство. Рассмотрим особенности обоих вариантов
Агентство:
- Есть сайт, в продвижение которого вкладываются большие деньги. Именно поэтому, когда в поисковике вы ищете услугу по тендерному сопровождению, то в первую очередь видите сайты агентств. Нужно понимать, что агентствам нужно «отбивать» вложенные в рекламу деньги, поэтому их услуги стоят дороже.
- Большой штат сотрудников. Агентства могут держать специалистов в различных нишах – поставки, медизделия, клининг и т.д. При этом бывает большая текучка кадров. Один специалист возьмет вас на сопровождение, а завершать сотрудничество с вами может другой специалист.
- Работа по договору. Между вами заключается договор тендерного аутсорсинга, вы можете прочитать его заранее, обсудить условия, внести корректировки.
- Ограниченное время работы. Агентства работают по утвержденному графику, например, с 8-00 до 18-00. Если у вас возникнет срочная ситуация, то после 6 вечера вы не сможете позвонить. Придется ждать утра.
Тендерный специалист на аутсорсе:
- Адекватные цены. Тендерному специалисту не нужно арендовать офис или нести другие расходы, которые бы удорожали его услуги. В итоге он может ставить цены на несколько процентов ниже рыночных.
- Прямая связь. Если специалист в вас заинтересован, то он всегда с вами на связи. Ему можно позвонить или написать в любое время и быстро решить проблему.
- Лояльность. В большинстве случаев тендерные специалисты выстраивают с клиентами гибкое сотрудничество. Всегда можно изменить условия и пересмотреть условия договора.
- Сложно найти. Тендерные специалисты не могут тратить столько денег на свою рекламу, сколько тратят агентства. Поэтому их сложнее найти. Обычно специалисты регистрируются на «Авито» и берут клиентов оттуда. Но есть еще один классный ресурс – это гостевой Телеграм-чат Тендерного клуба: здесь специалисты общаются и заводят деловые знакомства.
Если вам нужна наша консультация или помощь в участии в тендерах, то оставьте заявку, и менеджер в ближайшее время с вами свяжется — https://azbukatenderov.ru/service
Резюме
Тендерный аутсорсинг – это хорошее решение для компаний и предпринимателей, которые ценят свое время и не имеют возможности держать штат сотрудников. Вы получаете профессиональную помощь от людей, которые разбираются в законодательстве и имеют практический опыт участия в закупках. Делегировать можно как отдельную задачу, так и отдать весь процесс участия «под ключ».
.
