Как создать тендерный отдел в онлайне: пошаговая инструкция для поставщиков

Участнику закупок

Как создать тендерный отдел в онлайне: пошаговая инструкция для поставщиков

Создать и настроить работу тендерного отдела в онлайне – это сказка или реальность? Без аренды помещения, без поездки в офис, без личного контакта с сотрудниками…

«Пфф!.., скажете вы, — итак понятно, как это сделать».

Но, поверьте, знать все – невозможно, и что-то новое вы обязательно для себя найдете. А для этого читайте нашу новую лайтовую статью – свежий взгляд на проблему и современные решения.

Будем рады обратной связи в комментариях.

О чем эта статья, и чего в ней не будет?

В Интернете накопилось с избытком информации о том, что такое тендерный отдел, из каких специалистов должен состоять, какие задачи решает… Мы не стали идти по этому пути и решили написать принципиально новую статью на эту тему, которая будет соответствовать действительности, нынешней экономической ситуации в стране и специфике тендерных продаж

Тем более что мы уже писали подробную статью на эту тему с классическим взглядом на тендерные отделы. Прочитать ее вы можете по этой ссылке.

Для кого эта статья? Среди наших читателей, подписчиков, учеников и посетителей сайта большая часть – это тендерные специалисты, участники госзакупок, поставщики, поэтому мы решили написать эту статью для них. Мы ни в коем случае не запрещаем читать ее заказчикам, они тоже смогут найти здесь для себя много интересного.

Известно, что закон обязывает заказчиков иметь отделы закупок с квалифицированными специалистами. Поэтому они должны периодически отправлять своих сотрудников на всевозможные курсы и семинары, посвященные повышению квалификации.

В этом плане поставщикам работать проще: у них нет такой обязанности – иметь тендерные отделы с исключительно подготовленными кадрами, поэтому действуют они на свое усмотрение. Если поставщик справляется с подачей заявок и подготовкой сопутствующей документацией, то зачем ему лишние люди?.. Это действительно так, но иногда наступает момент «запарки», когда ты просто перестаешь успевать обрабатывать огромные объемы информации. Вот тогда и приходит решение открыть тендерный отдел.

Мы сознательно опускаем некоторые моменты, которые многим из вас известны, или же их можно найти в любом источнике:

  • здесь не будет описания тендерного отдела и его особенностей со стороны заказчиков;
  • вы не найдете списка обязанностей специалистов тендерного отдела;
  • мы не сделаем обзор на профстандарты 625н и 626н от 10.09.2015 г. («Специалист» и «Эксперт»);
  • не будет ссылки на должностную инструкцию специалистов;
  • не будет традиционного взгляда на тендерный отдел как структурное подразделение.

Несмотря на то, что всего этого не будет, статья все равно останется содержательной и актуальной для сегодняшнего времени.

Тендерный отдел: из офлайна в онлайн

Прошло то время, когда закупки проводились в «бумажном» виде. Цифровизация и развитие новых технологий открыло возможности для проведения закупок в электронном виде. Полный переход к такому формату перешел еще в начале 2019 года, о чем вы, безусловно, знаете.

Поставщикам теперь не нужно подавать заявки в конвертах, ездить к заказчику на подписание контракта, присутствовать на торгах лично. Все это уже устарело и постепенно теряет свою актуальность.

Изменения в обществе коснулись не только проведения тендеров, но и организации внутренней работы поставщиков. Теперь не нужно снимать офис для тендерного отдела, сажать в него специалистов, сидеть там лично и контролировать весь процесс.

Не менее продуктивную работу тендерного отдела можно организовать и в онлайне, а как это сделать – рассказываем далее.

Этапы создания тендерного отдела в онлайне

Дадим пошаговый алгоритм действий, как создать и настроить работу тендерного отдела.

Шаг 1. Понимание, что это действительно нужно

Участвовать в закупках можно по-разному: регулярно или время от времени. Если вы подаете заявки не часто, а, например, 2-3 раза в год, то о создании тендерного отдела вам пока еще рано думать, в этом решении не будет целесообразности.

Редкое участие можно осилить и самому, а если вы не имеете такого желания, или в закупке слишком сложная спецификация, или вы не разбираетесь в каких-то отдельных этапах, то можете обратиться к сторонним специалистам или в консалтинговую компанию. Таким компаниям можно делегировать не только отдельные задачи, но и получить полное сопровождение тендера, то есть «под ключ».

Но сторонняя помощь специалистов – это еще не тендерный отдел, а услуга, которую вы заказываете.

Если же вы участвуете в закупках регулярно, и они для вас не дополнительный канал продаж, а постоянная работа, то пора думать о создании тендерного отдела. Консалтинговые услуги стоят дороже, а на своих специалистах можно сократить расходы, так как вы будете платить им зарплату. Можно назначить фиксированную оплату, но лучше будет «привязать» их зарплату к выигранным контрактам, то есть платить процент от победных процедур.

Итак, если у вас много работы по тендерам, и вы не успеваете все решать сами, то пора открывать тендерный отдел в онлайне.

Шаг 2. Где искать онлайн-специалистов?

Рассмотрим 3 варианта, как найти сотрудников в отдел.

1. Сайты по поиску сотрудников

В Интернете не только много вакансий от работодателей по поиску специалистов, но и сами специалисты выкладывают свои резюме.

Нужно понимать, что резюме в основном выкладывают специалисты-фрилансеры, которые не хотят зависеть от начальства, их интересует работа на себя и заказы на тендерное сопровождение. Но нам нужно найти специалиста, который будет работать у нас в отделе на постоянной основе, то есть решать задачи ежедневно, быть всегда на связи.

Среди таких специалистов есть те, которые недавно прошли обучение, пока еще не наработали опыт, им поступает мало заказов. Ваша задача – связаться с ними, объяснить свои предпочтения, предложить работу на полный график и обсудить все условия. Мы уверены, что этим способом можно найти людей, которые с удовольствием примут ваше предложение. Преимущество в том, что вы можете взять на работу новичка и полностью воспитать его под себя.

А что касается сайтов, то ищите на самых популярных – avito, hh.ru, Юла, VK Работа, Яндекс Работа, Superjob и много других.

2. Обучить знакомого

Вспомните, возможно, кто-то из ваших друзей, знакомых, родственников нуждается в работе. Большая проблема для регионов – отсутствие работы. Вы могли бы обучить такого человека самостоятельно или записать его на курс по подготовке тендерных специалистов и участников закупок и дать ему возможность зарабатывать на удаленке, имея в наличии только ноутбук и выход в интернет.

Например, среди наших учеников такая категория тоже есть. Очень часто встречаются жены, которые хотят пройти обучение и помогать своему мужу в бизнесе.

Что для многих является препятствием?

Во-первых, вы подумаете, что обучить человека в онлайн-школе – это дорого

Да, обучить специалиста не будет стоить 3 копейки, но без этого невозможно развивать бизнес. К тому же занятия ведут эксперты, они разрабатывают учебную программу, есть полезные практикумы, на которых ученикам выдаются необходимые для работы формы документов, интеллект-карты, ссылки со скидкой на платные поисковые сервисы и много других нужных материалов.

Но уже первый выигранный контракт вернет ваши вложенные в обучение человека деньги, и тогда сумма не покажется такой уж большой.

Во-вторых, вы подумаете, что обучение – это долго, а действовать нужно уже сейчас

Да, в среднем по времени курсы тендерных специалистов занимают от 2 до 6 месяцев. Но это не значит, что ваш человек сможет приступить к работе только через 2, 3 месяца или полгода. Многие из наших учеников, начинают выполнять простейшие задания еще в процессе бесплатного марафона, а выигрывают первые контракты – на первой-второй неделе следующей ступени.

То есть ваш знакомый практически сразу научиться пользоваться сайтом www.zakupki.gov.ru и искать подходящие торги, выполнять содержательный анализ процедуры (спроса, заказчиков, конкурентов и т.д.), искать закупки на электронных торговых площадках и подавать заявки. Мы снова вернулись к тому, что ваши вложенные средства окупятся быстро.

3. Искать в онлайн-школах

Наконец, мы подошли к третьему и самому результативному, на наш взгляд, поиску сотрудника в тендерный отдел.

Мы уже объяснили, что многие ученики онлайн-школ, быстро разбираются в закупках и почти сразу умеют выполнять большинство задач. Вы можете обратиться в такую онлайн-школу и попросить, чтобы вам посоветовали человека из их круга.

Своим лучшим ученикам мы тоже помогаем в трудоустройстве и устраиваем их на стажировку в компании. Вы можете прочитать историю Дениса Ковалева, который обучался у нас, потом вывел свой бизнес на новый уровень и решил создать у себя тендерный отдел. Денис обратился к нам за помощью, и мы порекомендовали ему одну из лучших своих учениц, которая на то время проходила у нас обучение. Они до сих пор эффективно сотрудничают по тендерам, несмотря на то, что находятся в 1 000 км друг от друга. Это реальный пример из жизни, когда поставщик организовал работу тендерного отдела в онлайне.

Преимущество этого способа поиска сотрудников в том, что вы получаете лучшего из лучших, а на сайтах вам могут попасться резюме людей, которых бы в классической школе назвали «двоечниками».

Шаг 3. Оформляем рабочие взаимоотношения легально

Сейчас все банковские операции проходят строгий контроль со стороны проверяющих органов. Удаленный формат работы с сотрудниками тендерного отдела предполагает, что вы будете расплачиваться с ними на карту, поэтому важно оформить ваши взаимоотношения легально, то есть составить договор.

Лучше сотрудничать с тендерными специалистами, которые имеют правовой статус. Вряд ли кто-то из них будет открывать ИП (в этом нет никакого смысла), но стать самозанятым они могут. Если человек никак не оформлен, но вы хотите с ним работать, то порекомендуйте ему встать на учет в ФНС в качестве самозанятого. Это делается очень просто – например, через мобильное приложение «Мой налог».

После этого вы сможете заключить с ним договор оказания услуг. Так, вы оба будете подстрахованы от интереса со стороны налоговой и будете работать легально.

Самозанятые платят налоги:

  • 4%, если поступила оплата от физлица;
  • 6%, если поступила оплата от юрлица или ИП (это как раз наш вариант, так как у вас, скорее всего, фирма или ИП).

Также самозанятый сможет направлять вам чеки, подтверждающие получение платежа. Чеки формируются легко через мобильное приложение «Мой налог».

Шаг 4. Масштабируем тендерный отдел

Решение масштабировать тендерный отдел или нет будет зависеть от объема закупок, в которых вы регулярно участвуете. На начальном этапе вам вполне хватит 1 человека, который будет искать тендеры, готовить аналитику, подавать заявки, контролировать сроки и т.д.

Один наш коллега, эксперт по закупкам, рассказывал свою историю, как в начале своей карьеры он работал в крупной компании на 700 человек. Оборот компании на участии в тендерах составлял почти 2 млрд. руб. за год, а тендерный отдел состоял всего из 3-х человек, в числе которых он и был. Поэтому если ваш бизнес не имеет таких масштабов, то один человек вполне способен справиться с объемом обязанностей.

Если же у вас крупная компания по поставкам, как в нашем примере, то найдите еще 1-2 специалистов.

Шаг 5. Распределяем обязанности

Если в компании вас двое – вы (руководитель) и тендерный специалист, то распределяйте обязанности на свое усмотрение. Например, все задачи может выполнять наемный сотрудник, а вы лично можете заходить на электронные торги и подавать ценовые предложения. Делегируйте всю рутинную работу специалисту, а себе оставьте время на другие задачи по развитию бизнеса и общение с партнерами.

Что делать, если компания большая? Допустим, ваш тендерный отдел состоит из 2-х специалистов. Сделайте одного из них специалистом по мониторингу и аналитике, а второго – специалистом по торгам.

Специалист по мониторингу и аналитике:

  • ищет закупки под вашу деятельность и смежные направления, которые вы способны выполнить;
  • следит за изменениями в закупочной документации;
  • следит за сроками исполнения и сроками оплаты;
  • составляет аналитические срезы по завершенным, текущим и предстоящим торгам.

Специалист по торгам:

  • регистрирует/продлевает регистрацию компании в ЕИС;
  • оформляет/продлевает электронную подпись;
  • участвует в торгах;
  • направляет запросы на дачу разъяснения положений закупочной документации.

Что делать, если компания ОЧЕНЬ большая? Если у вас большой бизнес на тендерах, то возьмите третьего человека в тендерный отдел, чтобы снять нагрузку с других сотрудников.

Также тендерный отдел нужно будет расширить и другими специальностями:

  • юрист – проверяет все документы на факт противоречий законов, страхует вас от попадания в РНП;
  • бухгалтер – контролирует все расходы и доходы, оформляет все документально, готовит отчеты и справки.

Шаг 6. Контролируем процесс

При онлайн-формате встает вопрос: как руководителю контролировать такую работу, и возможно ли вообще проверять специалистов, которых нет рядом. Наш ответ – «Да», и для этого есть много полезных сервисов и инструментов. Мы не будем называть специфичные, а рассмотрим только популярные.

Голосовые чаты и приложения для общения по видео – с их помощью можно проводить онлайн-совещания, планерки, созвониться с сотрудником индивидуально. Распространенными программами являются Skype, Zoom, Face Time, из мессенджеров – WhatsApp, Телеграм, Viber, Line, можно создать общий чат в ВК. Многие компании для взаимодействия сотрудников используют корпоративные чаты. В чатах также можно не только переписываться, но и обмениваться сканами, видео, фото, изображениями.

Сервисы электронного документооборота – это обмен документами в специальных программах (договорами, актами, другими формами). Плюс этих программ в том, что в них можно подписать любой документ. Не нужно будет обмениваться бумагами по e-mail, распечатывать, подписывать, фотографировать и отправлять назад. В сервисах ЭДО этот процесс автоматизирован, но нужно иметь специальную электронную подпись, которая стоит от 1 000 руб. на 1 год. Среди популярных сервисов ЭДО можно назвать «Контур Диадок», «СБИС» и др.

Электронные подписи – так как ваша работа строится в онлайне, то нужно каждому сотруднику и себе приобрести электронные подписи. ЭП нужны не только для взаимодействия в сервисах ЭДО, но и для работы с тендерами (для регистрации в ЕИС, подачи заявок, подачи ценовых предложений на торгах) – это совершенно разные подписи, поэтому обсудите этот вопрос с представителем Удостоверяющего центра.

Системы учета рабочего времени – есть такие программы, которые замеряют, сколько сотрудники провел времени за компьютером. С их помощью вы сможете контролировать эффективность работы своих сотрудников — Time Doctor, StaffCop, Kickidler и т.д.

Вы как руководитель должны уметь пользоваться всеми этими инструментами, не помешает знание Word и Exсel.

Подведем итог

Мир вокруг нас изменился, появилось много онлайн-профессий, к которым относятся и тендерные специалисты, мы с вами тоже изменились. Теперь работать можно дистанционно, что сокращает расходы и экономит время компаниям, участвующим в закупках, в том числе. Теперь создать тендерный отдел в онлайне – это не нонсенс, а вполне обыденные вещи.

А какие еще изменения грядут в закупках с начала 2022 года, вы можете узнать на предстоящей онлайн-конференции PRO GOSZAKAZ, которая пройдет 8-10 ноября 2021 года. Узнать подробнее о конференции и забронировать себе место, вы можете по этой ссылке.

Еще больше полезной информации – в нашем Телеграм-канале. Подписывайтесь и присоединяйтесь к большой команде тендерных специалистов.

Оцените статью
Азбука тендеров
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.