- Сфера применения электронных подписей
- Как подписать документ в Word с помощью программы КриптоPro CSP
- Как подписать файл PDF
- Как подписать программным комплексом «КриптоАРМ»
- Как поставить ЭП на сайте ФНС
- Визирование графических файлов
- Как выглядит электронная подпись?
- Распространенные ошибки пользователей при работе с ЭП
- Заключение
Сфера применения электронных подписей
С электронной подписью тесно связано понятие «электронный документооборот». Он заключается в дистанционном обмене документами между участниками процесса, при этом документы должны быть подписаны электронной подписью. Криптографическое шифрование помогает идентифицировать подписанта и увидеть, когда документ был подписан и отправлен онлайн.
Государственные закупки проводятся в электронном виде, поэтому практически все свои действия поставщики заверяют усиленной квалифицированной ЭП: направляют заявки на участие, подписывают проект контракта, заключают контракт. Без электронной подписи не получится поучаствовать в закупках.
- Подается отчетность в контрольные ведомства – ФНС, ПФР, Росстат, ФСС. При подаче форм в госорганы необходимо внимательно проверять их на наличие ошибок. В некоторых сервисах ЭДО есть функция автоматической проверки документов.
- Применяется электронный документооборот. Чаще всего сервисами ЭДО пользуются компании, ИП, самозанятые, работодатели, сотрудники для более быстрого взаимодействия. Электронный документооборот экономит время и позволяет обмениваться формами как внутри компании, так и за ее границами.
- Вход на «Госуслуги». На портале госуслуг можно подавать заявление на получение льгот, принимать участие в общественных инициативах, подавать отчетность в ФНС и т.д.
- Подача заявлений в арбитражный суд. Для этого используется усиленная квалифицированная подпись, а документ ворд подписывается с лицевой и обратной стороны, чтобы в судебных разбирательствах он мог быть использован в качестве доказательства.
Средства криптографического шифрования позволяют подписать документ электронной подписью онлайн бесплатно.
Подробнее о видах электронных подписей читайте здесь.
Как подписать документ в Word с помощью программы КриптоPro CSP
Какие документы подписывают электронной подписью в Word:
- договоры трудового и хозяйственного характера;
- иск в суд;
- заявление на поступление в учебное заведение и т.д.
Чтобы подписать документ Ворд электронной подписью c помощью КриптоПро, следуйте инструкции:
Шаг № 1. На вашем компьютере должен быть установлен пакет Microsoft Office, включающий в себя текстовый редактор Word. Итак, открываем необходимый вордовский документ, нажимаем «Файл» — «Сведения» — выбираем «Защитить документ» — «Добавить цифровую подпись»:
Шаг № 2. Указываем необходимый сертификат подписи, при необходимости оставляем комментарий и подписываем:
Если все выполнено правильно, то система уведомит об успешном действии:
Примечание: Документ Ворд заверяется электронной печатью после того как он готов. Если внесете в него изменения, то подпись станет недействительной.
Как подписать файл PDF
Для начала необходимо установить и настроить на ПК программу Adobe Acrobat Reader DC:
- Скачайте программу КриптоПро PDF.
- Откройте Adobe Acrobat Reader DC.
- Выберите «Редактирование/Установки/Подписи».
- В разделе «Создание и оформление» выберите «Подробнее».
- Проверьте, чтобы в графе «Метод подписания по умолчанию» было указано «КриптоПро PDF».
Рассмотрим алгоритм действий, как подписать документ пдф электронной подписью:
Шаг № 1. Откройте нужный файл PDF, перейдите во вкладку «Подписание». Появится информация о сертификатах:
Шаг № 2. Выбираем сертификат и указываем область в документе, где появится отметка о подписи.
Шаг № 3. Нажимаем кнопку «Подписать». Если нигде не ошиблись, то система уведомит об успешно завершенном действии.
Как подписать программным комплексом «КриптоАРМ»
Программа «КриптоАРМ» имеет несколько версий – платную и бесплатную. В бесплатной содержится минимально необходимый функционал для подписания документов. В платных версиях можно подключиться к тестовому периоду.
Данный способ позволяет заверять электронной печатью все современные формы и архивы. Для подписания документов онлайн этим способом следуйте следующему алгоритму:
Шаг № 1. Откройте программу «КриптоАРМ» и выберите действие «Подписать»:
Шаг № 2. Следуйте системным подсказкам Мастера установки. Нажмите «Далее»:
Шаг № 3. Выбираем документ, который хотим подписать, открываем его и нажимаем «Далее»:
Шаг № 4. Появится поле «Выходной формат». При необходимости поменяйте кодировку или оставьте без изменений. Программа не выбирает вариант подписания архива ZIP электронной подписью, но можно сохранить в формат ZIP (для отправки по электронной почте) или указать хранилище для подписанной формы. Нажимаем «Далее»:
Шаг № 5. В окне «Параметры подписи» указываются настройки, пишутся комментарии и отмечаются присоединенные сертификаты (добавляются к исходной форме) или отсоединенные (сохраняются отдельно). При необходимости задайте дополнительные настройки, а потом нажмите «Далее»:
Шаг № 6. Появится список сертификатов, выберите тот, которым хотите подписать, а затем нажмите «Далее».
Шаг № 7. На экране отобразится окно с кратким описанием. Если в следующий раз документы будут заверяться в этом же порядке, то ставьте «галочку» напротив пункта «Сохранить» и жмите «Готово»:
При верно выполненных действиях система уведомит об успешном подписании файла.
Как поставить ЭП на сайте ФНС
С 1 января 2022 года предприниматели и руководители организаций могут получить ЭП в местном филиале налоговой инспекции. Ее выдают бесплатно, однако с собой необходимо принести специальный рутокен для записи цифрового ключа.
Примечание: физические лица получают ЭП в аккредитованных удостоверяющих центрах. Актуальный список УЦ публикуется на сайте Минцифры.
Как на сайте подписать документ электронной подписью?
Для работы в ЛК на сайте налоговой потребуется усиленная квалифицированная подпись. С ее помощью обмениваются документами с контрагентами, участвуют в электронных закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Для выполнения обычных действий с ЭП, например, оформление льгот по имущественному налогу, пользователь получает сертификат прямо на сайте. Для этого нужно зайти в профиль на сайте ФНС, направить запрос регистрацию сертификата. Обработка запроса занимает примерно 30 минут. После этого можно подавать заявления онлайн и заверять их цифровым ключом.
Визирование графических файлов
С помощью электронной подписи можно заверять картинки и графические изображения. Делается это для подтверждения авторских прав, авторских логотипов, защиты чертежей и инженерных проектов и т.д.
Заверить можно графическое изображение в любом формате — BMP, JPEG, PNG, PDF и др. Для корректной работы с подписью потребуется программа КиптоАРМ, о которой рассказали выше.
Как сделать бумажный документ, подписанный электронной подписью?
Если возникла такая необходимость, то отсканируйте бумажный документ и переведите его в формат PDF. После этого проставьте на него электронную печать.
Как выглядит электронная подпись?
Как выглядит документ, подписанный электронной подписью? Зависит от уровня безопасности ЭП. В разных случаях это может быть:
- Сочетание буквенных и цифровых символов, в котором скрыт код ключа, указанный в сертификате.
- Графическое изображение. Оно напоминает обычный оттиск или печать организации. Дополнительно подписант может использовать стикер с комментарием или поручением получателю.
- Невидимая ЭП. Она считается оснащенной самым высоким уровнем безопасности. Простой пользователь не сможет ее распознать, соответственно, подделать ее невозможно. Такой вид подписи чаще всего применяется в документах, создаваемых в продуктах MS Office. ЭП не видна в данном случае, а шифрование создается как метаданные. Понять, подписан ли документ ЭП, можно по специальному символу, который отображается в строке «Состояние» внизу экрана. В заверенную форму нельзя вносить изменения.
Вот, например, как выглядит ЭП на справке 2-НДФЛ, сформированной пользователем в ЛК на сайте налоговой:
Распространенные ошибки пользователей при работе с ЭП
Из-за чего появляются ошибки:
- сертификат не загружен в систему или не настроен;
- отсутствует программа «КриптоПро»;
- устаревшая версия Word — до 2007 года (чаще всего это 2003 год);
- истек период действия сертификата;
- попытка подписать уже заверенный ЭП документ;
- использование ПО, несовместимого с «КриптоПро».
Если возникают технические сбои, то обращайтесь к администратору. Большинство ошибок выявляются при тщательной проверке ПО, установленного на устройстве пользователя.
Заключение
В платных сервисах ЭДО подписание документов происходит проще и быстрее. Например, такие возможности своим пользователям предоставляют сервисы Контур, СБИС и т.д. Доступ к данному функционалу пользователь получает автоматически после создания профиля в сервисе.
Срок действия документа, подписанного электронной подписью – неограничен. Он продолжает действовать и не теряет своей юридической силы, даже если истек срок действия самой ЭП.
